基層水管單位檔案管理現(xiàn)代化途徑探索

任艷春

一、基層水管單位檔案管理狀況

基層水管單位負(fù)責(zé)對(duì)水庫(kù)、河道、蓄滯洪區(qū)和涵閘進(jìn)行日常管理與維護(hù)，承擔(dān)著分洪、滯洪、應(yīng)急供水保障等重要任務(wù)。

多年來(lái)，基層水管單位認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)各項(xiàng)規(guī)章制度要求，不斷改善檔案管理?xiàng)l件，但發(fā)展?fàn)顩r參差不齊。有的設(shè)立了獨(dú)立檔案室，檔案庫(kù)房、辦公、閱覽基本實(shí)現(xiàn)三分開，但大部分單位檔案設(shè)施、辦公設(shè)備還較為欠缺，同時(shí)存在管理制度不完善、管理人員素質(zhì)有待提高等問(wèn)題，檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)度較慢。習(xí)近平總書記明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的目標(biāo)。為此，基層水管單位檔案管理應(yīng)不斷提升檔案治理效能、檔案利用服務(wù)水平、檔案管理現(xiàn)代化程度，建成符合國(guó)家檔案事業(yè)整體發(fā)展要求、與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)、管理方式科學(xué)先進(jìn)的檔案體系。

二、基層水管單位檔案管理存在問(wèn)題

1.管理制度尚不健全

一是檔案管理制度不健全。有的單位雖然在檔案日常工作中建立了較為規(guī)范的管理流程和程序，但在監(jiān)督方式方法并未明確。目前一些單位的檔案管理監(jiān)督?jīng)]有明確監(jiān)督機(jī)構(gòu)，監(jiān)督措施不具體，導(dǎo)致檔案管理制度在執(zhí)行過(guò)程中存在不規(guī)范的現(xiàn)象；二是對(duì)檔案管理的發(fā)展重視不夠。現(xiàn)行檔案管理制度所涉及的領(lǐng)域還不夠全面，多數(shù)檔案管理制度涵蓋了檔案收集、整理、保存、復(fù)制、移交等工作，但對(duì)檔案的研究開發(fā)工作較為欠缺，沒有挖掘出檔案的巨大價(jià)值，檔案資源無(wú)法高效、便捷利用。

2.檔案人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理工作離不開人才隊(duì)伍建設(shè)的支撐，人才建設(shè)可以為單位檔案管理工作提供源源不斷的智力支持。目前檔案管理工作存在人員結(jié)構(gòu)不合理、信息化人才配置嚴(yán)重不足、專業(yè)素質(zhì)待提高等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，制約了檔案事業(yè)發(fā)展。

3.基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備不完備

基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備是檔案管理專業(yè)化工作的基礎(chǔ)。目前大部分基層水管單位的檔案庫(kù)房配置簡(jiǎn)陋，很多庫(kù)房?jī)?nèi)沒有配備除濕機(jī)、溫濕度表，防火、防盜、防潮等“十防”措施很難保障；辦公、庫(kù)房、調(diào)閱室三分開沒有實(shí)現(xiàn)，雖然基本配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)，能夠?qū)崿F(xiàn)電腦錄入輸出，但技術(shù)處理室、整理室、陳列室以及掃描儀、檔案軟件等普遍沒有配備，主要依靠手工檢索、查閱原件的辦法開展檔案利用工作。因此，目前基層水管單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施仍需進(jìn)一步完善。

4.檔案資源利用率低

目前水利工程管理單位檔案資源利用率偏低，主要原因：一是由于檔案材料數(shù)量多，整理起來(lái)比較復(fù)雜，查閱難度大，人們轉(zhuǎn)而到互聯(lián)網(wǎng)查詢相關(guān)的資料；二是檔案管理基礎(chǔ)工作做得不扎實(shí)，編研工作成果較少，不能滿足利用者的需求；三是目前只能提供一對(duì)一的檔案服務(wù)，給使用者帶來(lái)了極大的不便。

5.資金來(lái)源單一，資金投入不足

高端的電子通訊設(shè)備為各單位檔案管理工程中數(shù)據(jù)、資料安全等提供了強(qiáng)大的技術(shù)保障。這些高端設(shè)備價(jià)格比較昂貴、更新快，但目前政府對(duì)各單位檔案管理建設(shè)投入的資金較少，補(bǔ)助力度不足，造成檔案管理水平原地踏步。

三、基層水管單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)途徑

1.規(guī)范檔案管理制度

一是要切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在保存信息、收藏文獻(xiàn)等方面的價(jià)值，從而提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。二是要更新觀念，建立適應(yīng)社會(huì)公眾需要的檔案管理體系。檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)檔案整理、開發(fā)工作，開展檔案資源鑒定編研工作，采取多種形式向公眾提供適于公開的檔案信息資源。三是要提高檔案管理的效率。在制度層面上建立檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督制度，成立檔案管理的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，規(guī)定監(jiān)督內(nèi)容以及標(biāo)準(zhǔn)，從檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)提升檔案管理的水平和效率，著力提升檔案管理質(zhì)量，為各單位的中心工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

2.提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化的快速普及，基層水管單位檔案管理工作需要更多高素質(zhì)的專業(yè)人才來(lái)研究檔案管理工作，以使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。針對(duì)目前各單位檔案管理人員的結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀和檔案管理工作中存在的問(wèn)題，建議引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)現(xiàn)有人員專業(yè)技能培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員的學(xué)歷和專業(yè)結(jié)構(gòu)。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化是基于信息化和自動(dòng)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)收集、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)抽取等。檔案自動(dòng)化管理模式可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的批量、全自動(dòng)處理。對(duì)此，首先要購(gòu)置滿足檔案管理自動(dòng)化建設(shè)需要的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，為自動(dòng)化建設(shè)提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次要根據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際情況，選擇合適的自動(dòng)化管理辦法，切實(shí)提高檔案管理工作效率。因此要重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)，建立統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，在此平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、移交、補(bǔ)充、編研等功能。

4.提高檔案資源的利用率

檔案管理人員要掌握熟悉單位的工作內(nèi)容、工作重點(diǎn)，做到心中有數(shù)，對(duì)檔案信息要收集齊全，整理規(guī)范，為提供利用檔案打提前量。同時(shí)要加強(qiáng)整編、鑒定、編研工作，想利用者之所想，急利用者之所急。最后要以數(shù)字化、自動(dòng)化、交互式為手段，切實(shí)提高檔案利用效率。

四、結(jié)語(yǔ)

目前，檔案管理工作現(xiàn)代化已成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，國(guó)家和地方各級(jí)政府及檔案行政管理部門紛紛出臺(tái)文件，以促進(jìn)檔案管理工作的全面、快速發(fā)展。基層水管單位應(yīng)著力建設(shè)專業(yè)性的人才隊(duì)伍，完善檔案管理設(shè)備，建立健全檔案管理制度，并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而更有效地做好檔案管理和利用工作，為促進(jìn)水利事業(yè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)