工程物資采購問題的分析與管控探討

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引言

工程建設中物資采購的成本消耗量很大，物資采購過程中影響因素較多，為了達到工程物資采購工作的預期效果，必須根據工程要求和施工進度進行物資采購管理策劃，同時，還要強化物資采購人員責任落實效力，保證物資采購過程控制的效果。

1 工程物資采購過程中常見的問題

1.1 采購人員業務能力不高

在施工企業中，物資采購人員年齡偏大，知識結構陳舊，而且專業能力培訓不足是常見的現象，導致很多先進的物資采購管理模式不能在實際工作中得到廣泛應用，這是導致物資采購中出現許多問題的主要原因。除此之外，隨著經濟的發展，工程項目越來越多，且規模也越來越大，那么工程物資數量的需求也在不斷攀升，物資采購人員明顯不夠，采購業務過程中準備不夠充分，不能買到有價格優勢的物資，這些問題的出現，使工程建設的效益及質量受到很大影響。

同時，施工企業受傳統采購理念影響，沒有從根本上認識到物資采購工作的重要性，對采購人員職業發展前景不夠重視，導致采購人員缺乏業務學習進取精神，工作態度不端正，直接影響了工程物資成本的管理工作，也導致效果與質量的下降。

1.2 物資采購工作不到位，統籌工作不足

目前的情況下，有些采購人員為了降低采購成本，只追求最低單價，而忽視物資采購的質量標準，嚴重影響了建筑工程的質量，給工程的施工帶來了巨大的安全隱患。在物資采購階段，一味地強調成本的管控，根本就不顧及物資價格比較的綜合分析。以致造成物資質量，性能的嚴重下降，以及工程后期的服務工作出現的許多懸而未決的問題弊端。諸如采購物資質量的不合格，影響工程建設，工期延誤。甚至有些物資性能不符合實際要求，無法使用，只能廢棄當廢舊物資處理。這樣在后續的工程中，物資浪費現象嚴重，成本效益受到很大影響，也使工程質量大大降低，企業市場信譽受損，競爭力明顯減弱。

1.3 物資采購監督檢查不到位

上級物資采購管理部門或者物資采購主管部門應該制定并執行監督檢查機制，落實物資采購管理相關規定，形成閉環管理。但在實際采購過程中，缺少專業監督檢查人員，或者監督檢查工作并沒有真正落實到位，只是流于形式，以致造成物資采購混亂，松散，而且還有違法違規現象的發生。采購物資時不能清晰分析市場行情，對很多采購信息掌握不及時，錯過采購最佳時機，這樣就造成采購效率低下，給采購工作帶來許多不確定因素[1]。

除此以外，供應商資源開發力度不夠，采購渠道狹窄，對供應商了解不夠確切等問題，在很大程度上形成供應物資與實際用途不相匹配的現實，無形中增加了采購風險，造成財務損失以及成本的浪費。

2 關于物資采購問題的解決方法

2.1 加強采購團隊建設

采購主管部門要重視提升采購人員的綜合素質，要甄選既有技術背景又懂采購管理的優秀人才，并想方設法給他們提供發展平臺留住人才。同時，要鼓勵采購人員加強培訓和學習并進行業務能力考核，以優化采購團隊結構，提升采購人員整體業務能力。

2.2 做好物資采購管理信息整合

前期要做好市場調研，詳細了解市場信息動態是物資采購人員起碼應該做到的第一步。對物資價格的變動情況必須了如指掌，而后制定詳盡的采購方案，保證物資供應的科學合理，防止物資采購問題影響工程進度及質量。同時，加快信息的變更與掌握情況，根據工程進展，科學謀劃物資采購的時機，數量，質量，進場先后順序等，確保物資采購供應的高質量高效率。

2.3 做好統一管理工作，保證物資采購工作正常運轉。

對物資供應商加大審核力度，加大對供應商資質的審核與管理力度，是有效保證采購物資合格性的主要方法，也是降低采購成本的有效解決方法。同時，面對項目施工質量受供應商售后服務工作的直接影響，要加強供應商資質的評價審核，對于保證工程項目建筑質量和雙方友好長期合作來說都有著重要意義。本企業供應商數據庫是首選資源，其次是第三方推薦的供方，另外，業主推薦的供應商也是很重要的采購來源，三種方式可以優化組合，合理選擇。在保證物資供應的前提下，運用多種手段保證物資質量，目的是工程項目高質量高標準實施。

確定技術協議和檢查供貨范圍。技術協議在物資采購中很重要，是物資采購的前提，審查并交付技術協議并完善和補充，是為了高效率高質量地完成物資采購的工作，防止產生更多采購糾紛。同樣在物資采購過程中，技術協議能夠最大限度地讓采購人員明確物資規格型號、技術參數和質量標準要求，還有數量，質量等許多基本情況，以避免相關問題的發生[2]。

2.4 文件和物資的催交

關于文件催交。在物資采購中過程文件和竣工文件這兩項內容是極其重要的文件。其中過程文件中包含的內容有：所有的設計圖紙，采購清單，還有質量保證計劃以及修訂方案等。物資采購階段應及時準確提交這些文件，這是為了按時交付物資以及控制風險發生。竣工文件涵蓋的內容有：技術規格書，竣工圖紙以及安裝說明書操作手冊，質量檢測報告，證明文件等，這些文件的作用在于為工程采購的設計制造及安裝，運輸和采購等環節提供支持。以上數據的完整性與準確性是提高物資采購質量以及在工程項目中合理使用有著重大意義。

關于物資催交。為了保證在規定的時間內完成交貨，必須采取物資催交的策略，這是工程順利進行的保障，也是為了按期交付工程的手段之一。所以當合同完成簽訂之后，就應該全面履行合同，按照合同約定對供貨商實施管理及監督。物資催交階段，如發現存有內在的風險因素影響，查明原因并及時糾正，以求實現最大限度地減輕各種不利因素形成的影響，保證所有物資及時保質保量到場，確保施工進度和質量。對于已發生的影響重大進度的滯后情況，必須盡快發出催交警告，采取相應措施，還應與供應商及項目組一同研究分析，確定解決方法。例如，要求對方加強改進設計方案，并要供應商自理費用進行趕工，想辦法改進運輸方式等等，千方百計保證項目需求。

2.5 加大監察力度，提高管理水平

在對物資采購業務管理方面，物資主管部門一定要加強監督管理工作，全面提高物資管理的監察工作力度。物資主管部門要進行定期檢查，專項檢查，年度檢查和不定期巡視和審計等工作。對檢查出的問題，責任人要在規定時間內落實整改措施并持續改進。同時加強物資管理制度和規定的宣傳貫徹工作，提高采購人員管理意識，確保物資采購工作的合規性和連續性[3]。

2.6 利用科學的方法加強物資檢驗檢測工作

對物資進行科學的檢測，是判斷每一種物資質量與性能是否合格的重要手段。施工企業要針對不同物資采取不同的方式方法進行檢驗。對于機械設備，需要施工企業安排專人駐廠監造，跟蹤工廠生產、檢驗檢測和包裝等每一個環節。對于大宗材料，在第一次抽測階段時如發現有不合格品存在，那么在進行第二次抽測時拿出同樣多的物資實施抽測，假如抽測中還有不合格情況，那么就要對全部的所購物資做質量大檢查。這樣做的目的是把不合格品控制在源頭，而不會流轉到施工現場中去，保證到場物資的合格率。

物資到場之后，物資采購人員要會同技術、質量、安全和工程等相關部門根據采購合同和技術協議要求的內容再次安排檢驗檢測，主要驗收內容有規格型號、數量、外觀質量、隨貨技術、合格證明、質保資料等進行驗證，并有安排必要的試驗。驗收時要填寫進場物資驗收記錄并拍攝視頻影像作為見證資料，驗收結束后對驗收見證過程資料進行檔案管理。對驗收中出現的不合格產品及時采取措施進行退換工作。如果因不合格物資耽誤了施工進度，根據物資買賣合同約定，還需要跟供方提出索賠[4]。

3 結束語

總之，在我國工程項目建設中進行物資采購控制應積極做好制度建設，同時還要強化采購監督效力，還要優化物資采購質檢檢驗工作的控制效果，保證物資質量，為項目建設質量提升提供堅實保障。