淺談檔案館網站在檔案公共服務能力建設中的作用

張慧敏

（吉林省伊通滿族自治縣檔案館 吉林 四平 130700）

1 引言

檔案館網站建設的指導思想就是創新思維，努力在檔案信息的開發利用、服務意識的確立、服務范圍的擴大、服務方式的改進來滿足公眾的需求。

2 提高檔案館網站建設的認識

現在上網搜索檔案館網站，就會發現，有許多檔案館網站已經打不開了，主要原因是檔案館不續費。運營商停止網站運行。一個小型網站每年的費用不超過千元，對于基層檔案館來說，完全有能力負擔得起，但事實是，許多基層檔案館均以經費不足為由不續費，還有的檔案館干脆連網站都不建。檔案館網站建設出現這種局面，筆者認為，一方面是長期受傳統檔案提供利用模式的影響，認為檔案館網站沒什么用，是虛的，是可有可無的東西，另一方面，一些檔案館缺乏這樣的人才，有的甚至對于網站的作用不甚了解，有些人甚至反對建設檔案館網站，認為網上不安全，上網就會泄密，其實，采用高性能的符合保密要求的網絡設備和材料，這種擔心沒有必要，很好解決，你只要采用內外網就可以了，外網用于上網，內網用于檔案管理。按照安全性能等級設置訪問權限和密碼，對于絕密級數字化檔案，不上傳至網絡平臺。

在業界極少數人抱怨社會不重視檔案，檔案工作很難開展，缺少對外宣傳檔案工作的平臺，對于宣傳，首先想起的是報紙、雜志、電視等，宣傳需要創新，需要想象力，需要特色。其實檔案館網站就是一個很好的平臺。我們通過這個平臺，不但可以在本地，甚至可向全世界推介我們的檔案工作，更重要的是，通過這個平臺，可將檔案信息更有效、更快捷地提供給公民和其他社會組織，更大程度地吸引和方便公眾參閱，讓社會公眾對檔案更為了解，使之有效地發揮其應有的價值。

3 重視檔案網站內容建設

檔案網站內容建設。首先要以強大的檔案館藏資源為基礎，完整的檔案類型、完備的檔案內容是檔案網站內容建設的樹之根水之源。因此，應重視和加強檔案館藏資源建設。一方面以本館館藏為資源基礎，將本館館藏檔案資源充分利用，將各類館藏資源進行合理分類，依托計算機和設備對館藏紙質檔案以及照片、錄音、錄像等重要資料進行數字化轉換。同時，在檔案內容建設時，方便各個檔案館網站進行檔案信息共享，并與同類的檔案館進行互動交流，達到互相補充的作用。另一方面，加強特色征集，面向社會開展檔案征集活動，鼓勵民間和社會機構向檔案館提供檔案。檔案征集是豐富館藏的有效途徑，也是做好檔案網站的基礎和前提。充分利用檔案征集渠道，對有重要研究價值的散存、散失檔案征集到檔案館中，對這些檔案進行保存和合理利用。如2019年伊通滿族自治縣成立30周年期間，我縣檔案館舉辦了滿族檔案的征集活動。通過這種特色征集，不僅豐富了檔案館館藏資源，而且在一定程度上調動了廣大公眾參與檔案資源建設的積極性和主動性。因此。館藏資源的豐富與否，直接決定了檔案館網站公共服務能力和水平，檔案館對館藏資源進行豐富和優化，為檔案館網站公共服務功能的發揮提供保障。最后，要提高信息涵蓋范圍，大力拓展公共服務內容和項目，與政府網站相互配合，提供一些非檔案信息方面的內容，如政府動態及民生方面、區域特色、歷史事件和名人等信息，吸引用戶訪問，還可以及時報道檔案界最近發生的重大事件、最近檔案基本工作情況、本館歷史上的重大轉變等方面的信息，同時也可以利用網站資源優勢，達到豐富檔案內容，服務社會目的，為檔案需求者提供更為完整的公共服務。

4 檔案館網站要突出信息查詢功能

對于檔案館網站來說，最重要的是查詢檔案信息功能。我游覽了許多檔案館網站，內容相當豐富，有檔案館藏介紹，檔案接收，編研成果，檔案法律法規，檔案業務建設工作信息動態，學術討論等，但大多數檔案館網站沒有提供檔案信息查詢功能，有的網站即使設置了查詢功能，但也打不開，這種情況基層檔案館最為突出。

網站分為動態和靜態兩種。所謂的靜態網站就是沒有數據庫，只能提供固定的檔案信息，類似于板報。動態網站，就是除了靜態網站功能外，還能提供動態的查詢功能，其實公眾利用最多的就是檔案信息查詢功能。

經常上網的人都知道百度。百度實質就是一個動態網站，通過百度的搜索功能，便可以查詢到所需要的一切信息，檔案館網站的信息查詢功能，也就是要有一個如百度一樣的搜索工具，建立一個自助式的查詢服務，對于這個信息查詢功能要更加細化，讓公眾很容易知道在哪，可以查詢什么？比如說設立“政治法規性文件查詢”“勞動人事信息查詢”“婚姻檔案查詢”等，要把查詢功能放在首頁，或是專門建設一個查詢頁面，要讓公眾一下子就知道在哪兒，不要把這個功能放到最不顯眼的地方，真的成了“眾里尋他千百度”了。其實許多人不重視檔案網站，就是我們根本沒有提供較為完備的查詢功能，公眾找到檔案，找來找去，除了那不動的版面以外，找不到所需的檔案信息，給公眾的印象是中看不中用的樣子貨。檔案信息查詢功能的實現，依靠的是數據庫，現在大多數是采用租用數據庫，條件好的可能有自己的專線，自己建服務器，如果采用租用數據庫的方式，一定要選一個比較好的運營商，如中國的萬網速度相當快，不要為了省幾百元錢，而租用那些小的運營商的數據庫，一條信息查下去十分鐘沒有反應，公眾會對這種查詢失去耐心和信心。

5 更新迅速，能與公眾互動

目前，我國檔案網站中關于館藏檔案的信息形式單一，數量相對較少。社會公眾參與性不高，檔案網站內容陳舊，更新周期過長。網絡檢索工具有待提高，部分檔案網站在線查詢不到檔案全文內容。檔案網站要想真正成為公眾服務的有效工具，踐行以人為本的服務理念，向公眾提供高品質的檔案服務產品，一方面我們要及時更新網站內容，豐富網站內的檔案信息內容，比如文本信息和照片、錄音、錄像等形式來填補單一的檔案信息，隨時了解公眾的需求。另一方面，我們要靠網站上有互動功效，來了解公眾的需求，增加服務板塊、交流板塊，增加欄目的深入度和層次度等，讓公眾及時獲取最新的檔案信息。

首先，要有在線服務。公眾隨時通過書面和語音方式與在線人員交流互動，其次，要設立群眾信箱，公眾可以通過網站信箱反映問題，提出意見和建議。第三，設立留言板，公眾可以通過留言板給我們留言，還可以通過留言板對網站進行評測，充分發揮公眾的監督作用，進而推動檔案網站的高質量發展。

6 加強培訓，組建網站隊伍

工欲善其事，必先利其器，要想建立一個好的檔案館網站，關鍵在于網站建設人員素質，對于基層檔案館來說，很少有自己人會建網站的，大多數是出資請人來做網站，大多是固定模式板塊一致，一旦建的是互動網站，價格又驚人，后期維護也是不小的開銷，所以許多基層檔案館只好以靜態網站應付了事。其實隨著計算機技術發展，網站的建設越來越容易，完全可以通過短期培訓組建起自己的網站隊伍。由傳統的信息提供向主動服務的轉變，改變檔案人員的思維模式，通過檔案網站信息化模式的全面開展，檔案的部分內容和目錄等信息都能夠以數字化模式呈現給公眾，不是被動地給利用者提供信息內容，而是深入了解公眾需求。

我省曾舉辦過網站建設短期培訓班，培養出不少建站能手，但總的來說還是太少了，各基層檔案館應成立專門科室來負責網站建設，對于動態網站，可以采用固定模式來處理統一數據庫，共同開發出統一模塊，網站人員只需改動服務器名、數據名等即可實現查詢。

各基層檔案部門更要加強檔案人員計算機知識的培訓，提高網站檔案工作人員的網站管理基本知識，實踐技能與應用能力，使其盡早擔負起網站管理工作的重任。要重視這方面人才的培養，鼓勵學習，尊重知識，要適當給予一定的物質或精神上的鼓勵，只要把人員素質提高了，檔案館網站一定會建設得更好。

總之，檔案館網站是公共服務功能的重要途徑。通過檔案館網站這個平臺向公眾介紹檔案館館藏檔案，讓公眾了解檔案信息。通過網站的查詢功能，為公眾提供所需的檔案信息。檔案館可通過網站互動，了解公眾需求、意見或建議，把檔案館網站建設得更好，成為公共服務的重要工具。