項目管理知識體系在招標采購管理中的有效應(yīng)用

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1 招標采購管理階段劃分

項目管理知識體系將采購管理生命周期分為四個階段：一是規(guī)劃采購，也就是基于項目采購決策，明確采購方案，識別賣方；二是實施采購，也就是加強與賣方之間的交流，相互之間簽訂合同；三是管理采購，也就是對采購關(guān)系進行管理，對發(fā)生的各項問題進行糾偏；四是結(jié)束采購過程，也就是完成項目采購[1]。

1.1 招標采購規(guī)劃階段

在招標采購管理工作落實方面，招標采購規(guī)劃階段為全過程的啟動階段，該階段是借助項目管理知識，完成招標采購目標系統(tǒng)的建立任務(wù)，確定招標采購項目管理方案。

招標采購需求分析就是結(jié)合項目的基礎(chǔ)信息，包含但不限于項目規(guī)模大小、技術(shù)條件優(yōu)劣，以及資金來源是否具體等，借助項目管理工作，使市場調(diào)查工作更具有針對性，對項目的各種影響因素進行深入分析，以提高招標采購管理方案的可行性。需求分析首先要進行項目信息的采集，在企業(yè)內(nèi)部落實調(diào)研工作，加強企業(yè)各部門之間的溝通；同時，應(yīng)重視市場調(diào)查研究的開展，明確各種影響采購的市場因素，并及時進行補充；之后進行詳盡的需求分析。分析完需求之后，應(yīng)制訂招標采購目標，這也是項目管理任務(wù)的重中之重。

在招標采購目標的制訂方面，應(yīng)重視招標采購技術(shù)與管理條件的落實。基于對招標采購需求的分析，獲得相關(guān)信息和內(nèi)容，為后續(xù)招標采購目標的制訂打下基礎(chǔ)。同時，充分研究并分析招標采購目標系統(tǒng)。基于招標采購目標系統(tǒng)的不同特點，爭取最大程度上提高招標采購的經(jīng)濟效益，在分析各種因素的基礎(chǔ)上分解招標采購目標，以達到相互協(xié)調(diào)的程度，并識別有關(guān)技術(shù)，提高管理措施的可靠性。另外，在制訂目標時，應(yīng)重視目標層級和范圍的不同，從而加強招標采購管理目標群體的多樣化程度。最后，應(yīng)確定招標采購目標重點和范圍，合理安排招標采購目標重點[2]。

招標采購項目管理方案的編制步驟動態(tài)性較強，在落實層面應(yīng)遵循以下要點：首先，應(yīng)充分掌握項目信息；其次，應(yīng)反復梳理招標采購需求分析結(jié)果；再次，應(yīng)在明確招標采購目標的基礎(chǔ)上，綜合確定具體實施工作；從次，應(yīng)保證將與招標采購管理密切相關(guān)的措施執(zhí)行到位；最后，應(yīng)將招標采購項目管理方案落在紙上，形成具體的指導要求。

1.2 招標采購實施階段

招標采購實施階段也是極為重要的階段，始于招標策劃，直到采購合同簽約。其中會涉及對中標人的選擇，相互之間會完成采購合同的簽訂。該過程需要不斷反復進行，直到完成所有招標采購任務(wù)。具體而言，主要有以下幾方面。

首先，應(yīng)制訂招標采購方案。只有提高招標采購策劃的完善程度，才能使招標采購活動的科學程度達到標準。招標采購策劃應(yīng)包含采購對象情況、采購內(nèi)容、采購范圍，及采購過程中的重要節(jié)點、進度計劃、工作周期、組織分工等。通常情況下，影響招標采購質(zhì)量的各個因素之間彼此互相制約，提高管理方法的科學性也是招標采購項目實施控制的重中之重[3]。

其次，應(yīng)對設(shè)置招標采購實施層面控制點的工作有足夠的重視。依照項目管理過程管理的各項要求，以流程管理方式為主。依照招標采購流程，在明確招標采購關(guān)鍵節(jié)點和影響因素的基礎(chǔ)上，針對性地設(shè)置控制點。需要注意的是，應(yīng)在法律框架下保證控制點內(nèi)容的設(shè)置符合行業(yè)法規(guī)與政策的要求，并有效預防風險，有效控制招標采購中可能面臨的各種風險。

最后，應(yīng)足夠重視合同授予環(huán)節(jié)。該部分工作也是招標采購管理的組成部分，工作主要內(nèi)容包含以下方面：一是在簽約前充分分析合同；二是主持或者參與到合同締約談判過程中；三是應(yīng)重視問題的發(fā)現(xiàn)和收集，對其中產(chǎn)生的問題，采取針對性措施糾偏；四是正式授予合同[4]。

1.3 招標采購履約管控階段

招標采購履約管控階段主要是保證中標人可以依照合同條款履行合同約定，此階段工作包含履約管理、招標采購等內(nèi)容。在招標采購履約管理方面，主要是對中標采購合同履約進行管理，同時跟蹤式檢查、審計中標人合同履約情況，并整合采購合同完成與中標人管理結(jié)果，將結(jié)果整理至管理體系，以使采購滿足項目需求。

在招標采購控制問題上，首先，應(yīng)重視檢查考核的作用，檢查主體來自企業(yè)內(nèi)部。對企業(yè)層面而言，指的是企業(yè)依照國家法律以及行業(yè)法規(guī)、項目管理方案等若干內(nèi)容，檢查并考核采購團隊工作進展，發(fā)現(xiàn)問題之后及時糾偏，保證招標采購活動能夠順利實施。企業(yè)應(yīng)基于檢查與考核工作，第一時間考核招標采購管理，以保證招標采購管理活動可以達到降低風險的目的[5]。其次，政府落實對招標采購的監(jiān)管。政府承擔著對招標采購行業(yè)進行監(jiān)管的重要任務(wù)，要依照法律法規(guī)，聚焦于不同角度，依法開展監(jiān)督工作，對招標采購活動實施管理。

1.4 招標采購收尾階段

招標采購收尾階段是招標采購總過程的最后環(huán)節(jié)，這一階段可以驗收采購工作與交付成果，完善招標采購遺留問題的處理工作，具體工作包含以下幾點：首先，確認全部工作以及可以交付的成果，保證各方面通過驗收，同時要及時對其中涉及的索賠問題進行處理；其次，應(yīng)重視整理招標采購檔案的相關(guān)工作；最后，要對招標采購進行總結(jié)和評價，以便更好地把握招標采購項目的執(zhí)行情況，回顧并梳理其中的經(jīng)驗教訓，提煉出具有理論價值的內(nèi)容，將其作為日后招標采購的參考[6]。

2 招標采購項目管理措施

2.1 組織措施

招標采購工作具備較強的復雜性，因此應(yīng)基于采購的邏輯關(guān)系，確定項目進度管理任務(wù)，編制相應(yīng)的組織保障計劃。招標人在接受任務(wù)之后，應(yīng)充分結(jié)合項目特征，選擇具有豐富工作經(jīng)驗的采購人員，通過科學的組織方式，逐漸提高工作團隊整體的專業(yè)素養(yǎng)。根據(jù)招標采購工作的要求分解任務(wù)，將權(quán)責落實到個人。除此之外，應(yīng)依照責任矩陣與工作分解結(jié)構(gòu)內(nèi)容，完成實施性人力資源計劃的編制任務(wù)，提前判定采購活動中因各種資源投入，如人力、設(shè)備、材料等，而可能產(chǎn)生的費用。

2.2 技術(shù)措施

技術(shù)措施主要針對項目推進中的溝通，在個人與群體中實現(xiàn)信息的交換和傳遞，以求達成共識。溝通的最終效果主要取決于對方的回應(yīng)情況，主要表現(xiàn)在內(nèi)部與外部溝通兩個方面。招標階段主要涉及招標人、投標人、評標專家、管理部門等各個主體，若各主體之間的溝通不暢，則很容易出現(xiàn)較為嚴重的后果。實現(xiàn)順暢溝通的基礎(chǔ)是信息管理，信息管理可以加強管理行為的規(guī)范性，達到提高工作效率、防控運營風險的目的，促進管理績效的完善。為此，應(yīng)提高招標采購信息管理的標準化程度。招標采購信息技術(shù)重點包括多媒體計算機技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各類專用軟件的應(yīng)用[7]。

2.3 經(jīng)濟措施

招標采購過程中應(yīng)重視成本控制管理，在保質(zhì)保量、達到項目進度要求的基礎(chǔ)上，應(yīng)最大限度地降低采購成本投入。具體而言，應(yīng)重視費用管理制度的建立和完善，保證審核與審批程序的正規(guī)性，同時在各類資源的使用問題上，盡量避免出現(xiàn)額外費用。另外，在人力資源方面，應(yīng)科學安排，避免出現(xiàn)窩工以及長時間間歇工作的現(xiàn)象。也可以通過招標項目群管理的方式，實現(xiàn)信息資源的共享。

2.4 合同措施

事前風險管理應(yīng)重點關(guān)注招標采購風險，具體而言，可以在簽訂合同環(huán)節(jié)敲定采購項目交貨期、價格，以及各項質(zhì)量標準，避免合同制訂階段出現(xiàn)各類風險。

3 結(jié)束語

綜上所述，項目管理是企業(yè)運營能力的一個方面，招標采購項目化管理不僅可以保證招標采購目標保質(zhì)保量地實現(xiàn)，達到采購精細化管理的目的，還可以提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，全面提升招標采購的科學程度，降低成本投入，最終提高項目的經(jīng)濟效益。