事業單位檔案管理現代化探析

陶 萍

（常熟市評彈團，江蘇 常熟 215500）

我國事業單位眾多，承擔的責任也很重，在經濟社會發展中作出積極貢獻。事業單位開展各方面工作的情況主要是通過檔案來記錄的，檔案管理對事業單位提高工作效率有重要作用。然而隨著現代化社會的不斷進步，事業單位的檔案越來越多，管理工作量急劇增加，在傳統檔案管理中逐漸暴露出信息化建設滯后、檔案管理網絡不完善、檔案人員素質不高等問題，無法適應現代化發展需要，阻礙檔案管理發揮應有價值，急需改進和強化。

1 事業單位檔案管理現代化的重要性

首先，事業單位的傳統檔案管理主要使用人工方式，隨著現代社會中檔案內容日益復雜化、多變化，傳統方式無法滿足單位需求，促進檔案管理技術與手段的現代化發展勢在必行。其次，傳統檔案管理缺少硬件與軟件設備，如果針對檔案管理方式沒能實施現代化變革，一味使用傳統設施，針對事業單位的日常管理與未來發展都是不利的[1]。再次，事業單位的規模在不斷擴大，人員與工作任務都處于持續增加的狀態，檔案資料更多，急切需要檔案人員改變落后的工作理念，利用現代化管理方式加強檔案信息的管理與開發、利用，真正發揮檔案的價值，助力單位發展。

2 事業單位檔案管理現代化的促進措施

2.1 改進技術手段，推動檔案管理的信息化

在科學技術的普及應用之中，計算機技術和網絡信息技術在各行各業得到廣泛深入的應用，發揮著舉足輕重的作用。面對這樣的時代發展形勢，事業單位的檔案管理應與時俱進，積極改進技術手段，實現檔案信息化管理。例如針對單位的傳統紙質檔案，在核查無誤之后要進行掃描處理，通過計算機形成電子檔案，同時設置好檢索檔案的關鍵詞，方便對檔案信息進行查詢和利用。在這之中檔案目錄是非常關鍵的部分，事業單位的每一份檔案都要有對應目錄的設置，提供檔案調用便利。

伴隨信息化建設的日益深入，事業單位將現代化技術手段用于檔案管理越來越明顯，使得計算機成為檔案管理現代化的重要工具，信息化建設也成為檔案管理現代化發展的必然選擇，檔案目錄從傳統的手寫轉變為計算機打印。在檔案管理工作中先利用計算機和信息技術把所有檔案目錄、相關資料等錄入電腦，然后按照特定分類標準對檔案資料進行自動化分類，同時自動生成檔案目錄，再進行匯總、統計，為今后使用檔案提供方便。在查詢檔案時輸入相關信息就能獲悉存放檔案信息的大概位置，包括檔案資料的摘要、主要內容等，通過現代化管理節省大量檔案管理時間、查找時間，極大地提升事業單位檔案管理效率與準確率。

2.2 加強設施輔助，建立健全檔案管理網絡

在事業單位檔案管理的過程中會有新的檔案信息出現，例如檔案被借閱或已歸還，需要通過軟件設施輔助檔案信息管理，方便開展檔案管理工作。在現代化管理中較為常用的方式是在檔案管理軟件的輔助下分析統計檔案的借閱與歸還等信息，實時把握事業單位檔案儲存的具體內容[2]。同時要提高存儲電子檔案的設備的時效性，及時更換老舊設備，運用最新軟件，并更換必要硬件設施，確保檔案儲存設備可以滿足日常工作需求，形成事業單位完善的檔案管理網絡。

網絡遍布全球，事業單位的檔案管理也必須敢于創新，按照實際情況建構局域網，達到共享資源的目的。在建立健全檔案網絡以后，就能借助網絡的優勢快速實現檔案管理的現代化轉變與調用。當然，檔案管理現代化在提供便利的同時帶來一些挑戰，存在文檔分離問題、網絡安全問題，需要在檔案管理現代化建設中確保文檔一體化，統一檔案和文件，同時加強對網絡的密碼控制，測評網絡安全，安裝殺毒軟件，為檔案安全提供保障。

2.3 更新工作理念，提高檔案人員整體素質

有了現代化技術和設施的支撐，高素質人員隊伍也是事業單位創新檔案管理的必備資源。但一些事業單位并不十分重視檔案管理現代化，表現出人員工作理念落后的問題，制約檔案管理現代化變革。處于現階段的經濟信息時代背景之下，事業單位要持續提升對檔案管理的重視程度，注重檔案人員工作理念的轉變和更新，堅持與時俱進、實事求是，在實踐中不斷學習和提升，充分利用現代科技和信息技術完善檔案檢索系統。例如利用軟件整理、歸類事業單位的所有檔案，實行檔案信息自動化管理，節省工作時間，提高工作效率。

尤其是事業單位的檔案人員要想辦法提高業務素質、管理水平，增強檔案安全防護意識、防護能力。首先，加強思想建設，提高促進檔案管理現代化的思想覺悟。檔案管理特別是信息管理的勞動強度較大，而且工作要求較高、枯燥無趣，作為檔案人員要保持對本職工作的熱愛，肯吃苦、有耐心、能鉆研，形成強烈的安全保密意識[3]。其次，強化技能培訓，提升業務能力。檔案人員要根據現代化要求熟練掌握檔案信息存儲技術、加工技術、傳遞技術等，掌握多媒體操作技能，能夠靈活使用防火墻、查毒軟件等，并及時學習使用新軟件的技能，了解網絡信息安全前沿技術，培養優良的網絡使用習慣。再次，加強對檔案信息安全的分析和研究，把檔案信息安全作為檔案人員考核指標，提升檔案人員的信息安全管理意識，保護檔案安全。

3 結語

雖然事業單位的檔案管理工作繁瑣且復雜，但它是單位管理體系中不可缺少的部分。隨著現代化檔案管理方式的廣泛應用和快速發展，事業單位要正視檔案管理和現代社會脫節的問題，認真對待檔案管理現代化建設工作，利用先進技術手段和設施加快檔案管理的現代化發展進程，提高事業單位檔案管理水平，更好地適應時代發展。