新形勢下提高檔案管理工作水平探究

杜云廷

（唐山市豐潤區(qū)互聯(lián)網(wǎng)信息研究中心，河北 唐山 064000）

1 檔案管理的重要性

在信息化時代，進(jìn)行檔案管理的主要目的是將重要的資料、文件等轉(zhuǎn)化為電子文檔，從而使檔案管理更為有效，人們也可以從檔案中獲取自己所需的信息，并通過檔案獲取發(fā)展的經(jīng)驗。與此同時，在對檔案進(jìn)行管理時，主要是利用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行編撰、整理以及保護(hù)，在這一過程中不僅方便查閱者尋找自己所需的資料，人力和物力也能得到有效地節(jié)省，而且實(shí)體檔案的生命也能得到有效地延長，從而提高檔案的安全性。檔案記錄了一個事業(yè)單位的改革發(fā)展歷程，其記載的歷史發(fā)展事件可為事業(yè)單位進(jìn)行決策、管理提供相關(guān)的依據(jù)。對檔案進(jìn)行管理不僅符合社會發(fā)展的需要，而且也可以使事業(yè)單位在改革中少走“彎路”，從而節(jié)約人力資源費(fèi)用，減少不必要的支出，進(jìn)而提高事業(yè)單位的資金使用率。信息化時代，將現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于事業(yè)單位檔案管理的主要目的在于對重要的資料、文件等進(jìn)行數(shù)字化管理，從而更加有效地對檔案進(jìn)行管理且能夠有效地延長實(shí)體檔案的壽命，具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。

2 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

2.1 理念滯后

部分基層事業(yè)單位檔案管理人員由于理念滯后，往往把檔案管理工作局限于檔案的抄錄與保管，尚未真正意識到檔案對于事業(yè)單位以及個人發(fā)展的重要性.沒有明確檔案管理所蘊(yùn)含的財富價值，因此常常出現(xiàn)檔案信息泄露或丟失、缺損情況。由于檔案管理人員理念滯后，思想上不重視，加上有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作很少過問，因此嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作改革創(chuàng)新。

2.2 欠缺制度

制度是任何一項工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的必備依據(jù)，檔案管理也不例外。國家檔案局于2018年已發(fā)布第13號令《國家檔案管理規(guī)定》。作為檔案管理人員可參照此規(guī)定對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理。只有這樣，才能有效避免出現(xiàn)檔案工作中的各種紕漏，才能最大限度地保證檔案管理工作的科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性與嚴(yán)肅性。然而，在實(shí)際情況中，我國大部分事業(yè)單位普遍處于欠缺制度保障的局面，其中的突出不足有以下兩點(diǎn)：第一，尚未明確分配各項檔案管理任務(wù)，經(jīng)常存在一人同時兼顧多項檔案管理工作的情況，此外也容易出現(xiàn)工作人員冗雜、部門閑職過多、人力資源浪費(fèi)嚴(yán)重等問題。第二，尚未建立有效的檔案管理考核機(jī)制。部分事業(yè)單位檔案管理流于形式的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，究其原因主要是績效考核機(jī)制的缺失所致，工作人員責(zé)任心薄弱，工作消極，檔案管理以應(yīng)對檢查為主，這樣不僅降低了工作質(zhì)量也難以體現(xiàn)檔案資源的社會價值。

2.3 方法單一

社會在不斷進(jìn)步，檔案工作也要跟上時代的潮流與時俱進(jìn)。但就目前來看，我國事業(yè)單位檔案管理的方式方法還較為單一。很多從事檔案管理的人員仍舊沿襲過去的“老辦法”，重點(diǎn)放在了手工整理與保管上。工作內(nèi)容不僅枯燥乏味，而且效率低下，出錯率高。

3 新形勢下檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1 提高檔案管理意識

提高檔案管理工作的重視度，需要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，向所有相關(guān)人員宣傳檔案的重要性。宣傳工作不能僅局限于檔案管理部門，還要在其他部門內(nèi)開展，以此確保所有部門都能積極配合檔案信息收集工作。同時，檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和保密性，保密性是檔案管理工作的核心，如果發(fā)生檔案信息外泄，會嚴(yán)重?fù)p害單位或個人的利益。對此，檔案管理機(jī)構(gòu)要對相關(guān)工作人員明確利害，使得全體員工意識到檔案管理的保密性以及檔案管理泄密性的影響等，給員工培訓(xùn)在日常的工作過程中應(yīng)如何確保事業(yè)信息、檔案資料的保密性，在具體的情形之下應(yīng)當(dāng)如何恰當(dāng)解決等。另外，必要的時候還需要對員工導(dǎo)致檔案資料泄密所帶來的影響或者損失等進(jìn)行一定的處罰等。

3.2 建立健全檔案管理制度

要制定檔案管理制度和規(guī)范，對成型后的制度進(jìn)行嚴(yán)格的審核，避免出現(xiàn)不合理的條款，從而提升檔案管理的規(guī)范性。在制定的過程中，要積極聽取檔案管理人員的意見，由于長期從事檔案管理工作，檔案管理人員提出的意見往往具有建設(shè)性。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理需求在不斷改進(jìn)，為保證管理制度始終具有合理性，管理部門要定期對制度進(jìn)行修改。與此同時，還要保證管理制度能夠被有效執(zhí)行，避免制度被形式化。

3.3 確保管理資金充足

相關(guān)部門要針對當(dāng)前發(fā)展形勢，制定出合理的預(yù)算，為檔案管理工作準(zhǔn)備充足的資金。資金下發(fā)到位后，檔案管理部門要對所有資金使用進(jìn)行記錄，對不合理的資金支出給予杜絕，避免造成資金浪費(fèi)情況的發(fā)生。

3.4 加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊的建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊建設(shè)，首先要根據(jù)自身實(shí)際情況，對現(xiàn)有工作人員開展專業(yè)培訓(xùn)，有效提高檔案管理團(tuán)隊的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。目前，檔案管理對相關(guān)工作人員的要求越來越高，檔案管理機(jī)構(gòu)還要積極引進(jìn)更具專業(yè)性的人才。人才引進(jìn)工作要與實(shí)際管理需求相符，保證新進(jìn)人才能夠快速適應(yīng)崗位要求。另外，檔案管理部門還要定期對所有工作人員開展業(yè)務(wù)考核，目的是了解相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平，便于開展具有針對性地培訓(xùn)。

3.5 運(yùn)用檔案管理軟件提升管理效率

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)軟件也應(yīng)運(yùn)而生。如《超易電子檔案管理系統(tǒng)》《會博通綜合檔案管理系統(tǒng)》《泰坦軟件檔案管理》等都能提供檔案的全生命周期管理，涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。

4 結(jié)語

時代的發(fā)展離不開創(chuàng)新，信息化時代的到來為檔案管理工作提出了新的更高的要求。因此，事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要重視檔案管理工作，正視其中存在的不足，并進(jìn)行針對性地完善，從而切實(shí)提升檔案管理水平。