加強科技檔案收集整理工作的探討

王君飛

（河北省水利水電勘測設計研究院，天津 300250）

1 科技檔案管理水平滯后的原因

1）缺乏對科技檔案管理重要性的意識。近年來，隨著管理水平的整體上升，對檔案管理越來越重視，但科技檔案與一般檔案相比，具有更高的社會價值、經濟價值等。因此需要建立更加完善的、專業的管理體系。但目前對于各行業來說，對于科技檔案的管理仍采取一般的管理方式，由于對管理工作不夠重視，導致對科技檔案的價值認識不夠，從而不能將科技檔案的價值充分體現，這也無形中影響了科技的發展。

2）科技檔案管理人員的素質不高。由于檔案管理工作整體難度不大，所需人才要求不高，因此大多數檔案管理人員由兼職人員或是臨近退休人員完成。從工作安排的角度來看就削弱了對科技檔案管理工作重要性的意識，因而在具體工作中由于缺乏監督機制的情況下，管理人員容易出現麻痹思想，懈怠工作，對繁瑣工作能簡則簡，得過且過，檔案的收集、分類、編目的不細致，造成科技檔案管理的混亂。而管理人員是與檔案接觸最為密切的人員，安全意識的疏忽更是造成了科技檔案的直接損失，其中包括網絡意識的不夠，導致信息泄露。由此可見，管理人員工作意識的淡薄可以直接影響管理工作的態度，進而阻礙科技檔案管理工作的開展。

3）科技檔案資料收集不完整。科技檔案材料復雜，需要在收集過程中耐心、細致地進行梳理，由于資料繁雜，往往管理人員在收集資料后沒有認真地核對盤查，或未能及時交接全部材料，以及交接后未能及時歸檔，造成資料收集不完整或收集資料丟失，同時在資料收集過程中所形成的檔案保存混亂現象，嚴重影響了檔案的真實性和完整性，對科技檔案管理工作的良性發展存在不利影響。

4）科技檔案管理規范性不足。檔案的保存是為了今后得到更好利用，科技檔案資料繁多，歸檔時操作具有規范性，往往導致錯歸檔、亂歸檔現象，對材料的索引帶來了一定難度。由此可見，管理體系不健全，科技檔案管理工作缺乏科學性、規范性、時效性，都是造成了檔案不能夠被充分利用的重要原因。而科技檔案的編錄問題是一個十分細致的工作，需要管理人員具備一定的科學素養，不斷提升索引方式，提高索引效率。

2 實現企業檔案管理創新及檔案數字化的有效策略

1）樹立正確的管理理念。企業檔案管理工作的開展和完善，對于企業發展有著非常重要的意義。因此，相關的部門和領導必須要充分認識到檔案管理創新以及數字化建設的重要性，樹立正確的管理理念和創新意識。一方面，要制定相應的政策，投入充足的資金為檔案管理工作的創新和優化提供大力的支持，另一方面要加強對檔案管理人員的管理和規范，構建企業的人員管理機制，加強責任分工，為檔案管理工作水平的提升奠定基礎。

2）加強對檔案管理方法及模式的完善和創新。隨著社會的進步和科技的發展，大量先進的網絡技術和計算機技術被應用到了檔案管理工作之中。企業在開展檔案管理創新和數字化建設的過程中也要充分認識到先進管理模式以及先進技術對于檔案管理工作的重要性。企業的檔案管理部門和管理人員應該積極地學習先進的檔案管理知識和管理模式，加強對信息技術和計算機技術的應用，結合企業工作的實際情況和需求，建立一個高效的檔案信息管理平臺，從而提升檔案管理以及檔案查閱的效率，為企業工作的順利開展提供助力。

3）認識到檔案管理人員專業素質的重要性。我國大部分企業中從事檔案管理的工作人員都存在學歷較低、專業不對口等問題，在實際的檔案管理過程中缺乏專業的知識和技能作為支撐，無法將先進的網絡技術和數字化技術與檔案管理工作充分結合起來。因此，在今后的發展和建設過程中，必須要充分認識到檔案管理人員素質的重要性。一方面要吸納更多的高素質檔案管理人才到檔案管理工作中，另一方面要加強對檔案管理人員的培訓，通過開展專業知識和技術的培訓班，提升檔案管理人員的專業素養和業務能力，為檔案管理工作水平的提升奠定堅實的基礎。除此之外，還應該通過開辦講座的方式加強對檔案管理人員責任意識以及管理意識的教育，促使他們在實際的檔案管理工作中，能夠自覺規范自身的行為，提升工作效率。鼓勵管理人員進行自主學習，不斷提升自身的專業素養，從而推動檔案管理工作水平的提升以及自身的發展。

4）進一步規范電子文件檔案管理標準和體系。與我國不同，西方發達國家的電子文件檔案管理體系大多采用分散制，并以國家的法律、法規及相關標準和政策等為基礎實現標準化。因此，在今后的發展和建設過程中，借鑒發達國家電子文件檔案管理經驗和方法，結合我國電子文件檔案管理的實際情況，進行規范和優化，構建電子文件檔案管理利用的標準化體系。

5）做好開發利用。一是企業科技檔案管理人員應該及時對自身的觀念和認識進行更新，創新工作模式，深入到企業生產經營活動中，了解企業的業務流程，隨時關注企業的發展動態，從企業發展的實際情況出發，提供各個生產運營環節所需要的檔案資料，將科技檔案在指導企業經營活動和科研活動方面的價值真正發揮出來；二是應該以先進的信息技術為支撐，提高科技檔案利用服務的質量和效果。信息化時代背景下，企業想要實現自身的長遠發展，必須掌握先進的信息技術，并且將其有效地應用到實踐中去。從這個角度分析，檔案管理部門可以通過對信息技術和信息平臺的合理應用。促進科技檔案管理信息化水平的提高。例如，企業可以適當加大資金投入，購置相應的計算機設備、激光掃描設備等，對一些比較重要，需要長久保存的科技檔案進行整理，以數字化檔案的形式存儲到計算機數據庫中，檔案管理人員可以借助數據庫提供的數據檢索功能，迅速對需要的檔案資料進行查找和調取，也可以在保證檔案資料安全性的前提下，實現企業內各部門之間的信息共享，逐步構建起更加完善、更加規范的科技檔案管理體系；三是應該重視對于科技檔案信息的整理和編研。現階段，計算機已經被廣泛地應用到了企業科技檔案管理中，并且發揮出了不容忽視的作用，科技檔案管理人員必須能夠對計算機設備和相應的管理軟件進行熟練操作，做好專題資料的整理和編制工作，以此來促進科技檔案管理效率及水平的提高。不僅如此，企業還應該結合自身的生產經營活動以及科研活動的實際需求，從更深的層次，做好科技檔案資源的開發和利用，為企業經營管理決策的制定提供可供參考的依據。

3 結語

科技檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是對包含科研成果在內的有價值的材料、文件的統稱，能夠為企業生產活動提供科技支持，關系著企業的長遠穩定發展。知識經濟時代背景下，科技檔案的重要性越發凸顯，要求企業必須切實做好檔案管理工作，但是對于專業性較強的科技檔案，管理難度較大，為了保證檔案的完整性和安全性，企業檔案管理人員應該從實際出發，做好工作思路和工作方案的調整，切實提高科技檔案管理的效果。