智慧檔案館建設初探

王迪毅

（浙江省臺州市路橋區城市建設檔案館，浙江 臺州 318050）

1 建設智慧檔案館的重要價值

1.1 智慧檔案館是智慧城市建設的重要組成

檔案館于城市建設而言，同記憶中樞于人類大腦發育一般，不僅至關重要，更是不可或缺。而智慧檔案館與智慧城市的建設與發展有著密切的聯系，記錄著城市智慧化的過程，成為智慧城市建設本身的重要組成。建立智慧型的檔案信息管理是新時代社會發展的必然選擇和客觀要求。對智慧型檔案管理的首要要求是要能夠充分感知，必須使用現代信息技術來實現內部和外部信息的交換，從而形成基于物聯網的通信命令系統。“物聯網，大數據”將在這里扮演重要角色。諸如物聯網之類的先進信息技術可以將檔案實體、人員、設備等緊密地結合在一起，以實現全方位的檔案感知。智能檔案的基礎是復雜且眾多的檔案資源，它們的資源更加廣泛和多樣。

1.2 智慧檔案館是智慧社會發展的重要驅動

智慧檔案館的建設與智慧社會發展有著緊密的內在聯系，在一定程度上促進著智慧社會的發展建設。一方面，智慧社會的發展需要智慧檔案館的助力。在社會信息加速迭代與生活節奏加速運行的現實中，如何更好地為基層群眾提高更為高效便捷的服務，需要建立足夠智能化的信息數據平臺，暢通信息有效精準傳遞的渠道，而智慧檔案館恰好扮演著平臺樞紐的重要作用。另一方面，智慧檔案館的發展趨勢與智慧社會發展具有一致性。不論是智慧檔案館的數字化、網絡化、智慧化，還是智慧社會的便捷化、高效化、加速化，歸根到發展趨勢與目的上，是具有一致性的，即立足發展實際，以人為本，著眼于未來，提供更好的服務，促進社會文明的發展與進步。

2 智慧城市建設檔案管理現狀分析

2.1 檔案管理任務重，人員安排不足

城市建設檔案內容繁雜，涉及面廣，檔案管理任務重，但從事城建檔案管理的人員較少。工程項目從施工到竣工的全過程需要城建檔案管理部門參與其中，但城市建設工程的工期不長，所需檔案數量大且種類雜，參與單位比較多，檔案管理信息化水平不足，不同人員的檔案管理能力差異明顯，導致工程項目驗收遲緩，費時費力。各方人員沒有正確意識到城建檔案管理工作的重要性，只重視城市建設的進度，忽視檔案管理工作，導致檔案資料體系建設受到阻礙。

2.2 城市建設檔案管理的信息化程度不足

很多城市重視發展建設，卻忽視了城建檔案的信息化建設，在硬件方面投入較少。信息化背景下的城建檔案管理要求信息資源實時共享和信息高速傳遞，但目前檔案管理缺乏相應的硬件配套設施，部分地區依然是依靠人力收集檔案。此外，檔案管理者缺乏全面的專業知識積累，自身素質不足，無法達到城建檔案的規范化管理工作需求。由于城市管理者缺乏對城建檔案管理工作的認識，對該項工作沒有展開系統化管理，導致檔案管理時無法對城市建設中產生的問題及時處理。

3 城市建設檔案管理的規范化措施

3.1 規范檔案資源收集與處理

首先，實現城建檔案收集的規范化。明確資源收集對象和結構層次，科學制定工作目標，按照一定階段去達成目標。根據城建檔案的分類情況，對缺少的內容及時補充。分析檔案分布情況，保證檔案收集的完整性。其次，采取多樣化城建檔案收集方法。依靠信息化平臺展開檔案收集工作，重視特種載體的城建檔案資源的分類，提高管理效率，為今后檔案資源的使用提供保障。再次，實現城建檔案處理的規范化。對城建檔案內容科學分類，保證檔案數量和質量，對檔案收集和處理流程加以規范，采用多種方法提升檔案管理效率。加大城建檔案管理的監督力度，采用平推檢查和互檢相結合的方法，提升城建檔案監督和交流效果。加強對檔案管理人員的個人素質和工作能力培養，提升其道德修養，讓檔案管理人員深刻意識到這項工作的重要性，創建新的服務形式，增加城建檔案查詢方式，在今后的工作中為社會大眾提供優質化服務。最后，將檔案資源進行統一管理與備份。大數據時代，將海量數據統一進行收集和存儲，這些數據可以在云端儲存管理。

3.2 注重城建檔案管理工作的信息化建設。大數據時代

1）加強對檔案數據庫的開發。由于大數據技術涉及多方面，城建檔案管理應引入大數據技術，相關管理部門應加強合作，與技術研發單位協同展開數據庫的開發，共同建立數據分析和資源開發工具。對現有的城建檔案資料展開分析，整合有利用價值的資源，做好檔案分類管理工作，落實城建檔案數據庫研發成果，及時向公眾公開發布數據庫的使用規范，為各城市的城建檔案規范化管理工作和檔案數據庫的高效利用提供便利條件。2）完善資源建設，創建信息平臺。推進城建檔案數字化建設，將紙質檔案轉化為數字檔案，創建城建檔案管理系統，讓紙質檔案以數字化的形式存儲在系統中，對城市建設中重大項目檔案進行專項驗收，保證該項目檔案及時收集歸檔和規范整理。重視對城建檔案資源的開發利用，明確檔案內容的價值不僅存在于歷史記錄中，這些珍貴的資源也會為城市未來發展提供數據參考，也能為人民群眾提供信息服務。3）逐步增加城建檔案的硬件投入，加快軟件與系統開發步伐。結合信息化時代的發展需求，應用最先進的設施完善檔案管理平臺，縮小檔案整理周期，保證城建檔案管理的及時性。加快軟件開發速度，對縱向城建檔案和橫向城建檔案進行分類管理，滿足一定區域內城建檔案管理的信息化，兼顧大范圍區域內信息化的過渡。

3.3 完善制度建設，制定流程規范

1）加大對城建檔案管理的宣傳力度。呼吁各部門和人民群眾意識到城建檔案的重要性，為社會營造良好的檔案資源管理環境，也讓管理人員明確這項工作的嚴肅性。組織檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》《城市建設檔案管理規定》等法律條例，將檔案規范化管理工作作為年度重點工作任務，定期進行檢查，做好工作整改。2）建立更加科學的城建檔案管理制度體系。隨著時代的發展與變化，有必要創建新的城建檔案管理模式，而相配套的城建檔案管理制度也會不斷變化，要求工作人員定期更新制度內容，做好補充工作。根據本單位當前城建檔案管理現狀，強化制度管理體系建設，推動城建檔案管理工作邁向規范化的道路。3）從細節入手，嚴格執行流程規范。尋找當前城建檔案管理工作中可能存在的漏洞，對每一項管理步驟都提出規范化要求，明確標注城市建設檔案的正確歸檔時間、移交時間、保管期限以及業務類別等信息，對城建檔案立卷和保存情況展開規范化管理，按照城建檔案管理制度開展各項工作。

4 結束語

綜上所述，盡管智慧城市、智慧社會的建設仍處于探索階段，智慧檔案館的全面建設似乎離我們很遙遠。但是，隨著人工智能、高性能材料和工業技術的發展，智慧檔案館必將成為智慧城市的亮點和智慧社會的基點，智慧檔案館的工作將在新時代煥發青春和活力。檔案信息智慧化是智慧檔案館信息化建設的系統工程的方向和目標。建立過程需要知行合一，掌握關鍵技術，加強投入，根據新形勢下的檔案管理單位的實際情況和實際需要，逐步穩步推進建設智慧檔案館的各項任務。