試論技師學院檔案管理模式服務的知識理念

陳偉霞

（魯南技師學院，山東 臨沂 276000）

在知識產業迅猛發展的同時，與之相匹配的知識服務也逐步健全。當前階段，檔案管理工作模式可以完成檔案資料的基本存儲，然而卻未實現對檔案資料的最大化利用，因此檔案資料的隱性價值難以得到發揮。基于此，檔案管理工作應在時代發展變化的同時進行工作模式的創新，這就需要了解知識服務下的檔案管理新模式，并探尋基于知識服務構建檔案管理新模式的有益路徑。

1 當前技師學院的檔案管理建設狀況及優化思路分析

通過分析技師學院檔案管理人員的績效考核評價狀況分析，其檔案管理人才的素質還需進一步提升，應加強檔案管理建設本質的教育與強化，并對檔案管理人員的職業素質與綜合素質進行提升。應針對技師學院檔案管理的客服人員展開系統性培訓，更新其管理服務理念，強化其科學管理技術，并以理念及技術的掌握情況進行客服人員素質的評價。基于知識服務的檔案管理模式，推進檔案管理建設工作的創新性發展。然而這屬于系統性較強且相對科學的管理模式，其所提出的管理要求更高，且管理難度更大，因而技師學院應對當前的檔案管理機制進行進一步的完善與優化，并提高檔案管理的系統性，從而實現更加全面化與規范化的檔案管理。

2 知識服務下檔案管理模式分析

1）以知識的編碼為基礎。基于知識服務的檔案管理模式是通過更為精準的形式進行知識的展現與共享，可使知識提供者與需求者進行深度交流與互動，從而使雙方都獲得益處。這是以知識的創新與改進為基礎的知識理念，可使知識向顯性化的方向發展，可對知識結構的發展更加規范化與有序化。換言之，可通過知識編碼的實現搭建一個利于檔案管理工作開展的良性平臺，在此基礎上全面化與精準化進行客戶檔案信息的收集與匯總，可使檔案管理工作更為便利，通過檔案規律的總結與價值的發掘而為決策的制定提供依據。因此，知識編碼可為知識服務下的檔案管理模式創新奠定基礎，可使這一模式更加契合社會主義市場經濟的發展規律。

2）提供更為人性化的服務。檔案管理中融入知識理念，除了可依據行為標準進行檔案的收集、整理與利用之外，還需結合客戶需求而為之提供更為人性化的服務。應在檔案管理業務開展的過程中，加快用戶服務反饋機制的建立與完善，回訪所有接受檔案服務的用戶，對檔案管理工作的缺陷問題進行了解與改進，同時也可使用戶獲得更好的服務體驗，提升用戶滿意度，從而進一步推進檔案管理的良性發展，使知識服務下的檔案管理模式更加完善。在市場競爭越來越激烈的大環境下，實現檔案管理服務的人性化發展可使之競爭優勢進一步提升，同時也可為檔案管理機構的可持續發展提供有力驅動。

3）可實現資源共享。面對體量日趨龐大、內容日益復雜的檔案資料，單獨依靠一個檔案管理機構難以實現檔案管理工作的全面化開展，因此，需要以科學發展的眼光，強化行業內聯合，通過檔案資源的共享而使之利用價值得到更好地展現，也可通過資源互換而減少檔案管理的費用，這可為檔案管理機構的轉型與發展產生有益的促進。因此，在檔案管理中融入知識服務理念勢在必行。但這并不是鼓勵檔案管理機構分享用戶的檔案資料，而是指在統一化的平臺之上，對部分非隱私信息進行公開，通過信息資源或知識技術的共享利用，從而使檔案管理工作的效率可得到進一步的提升。

3 以知識服務為基礎構建技師學院檔案管理模式的可行性路徑分析

1）加大知識服務研究力度。知識服務理念的融入，可對技師學院教學與科研工作的開展提供充足的知識服務，可滿足其圖書借閱等所有需求，可最大化展現檔案管理的功能價值，可使知識服務理念的應用意義得到展現。通過知識服務研究力度的提升，利用知識對社會發展產生促進，也可對其可持續發展領域的先進性進行提升，通過對未開發資源的有效利用而強化知識保護成果，開辟有利于技師學院教育改革的新模式，優化其辦學條件，推進其辦公管理，并為教學及科研工作的開展提供更具價值的發展導向。

2）實現與技師院校檔案管理工作模式的有效融合。技師院校檔案管理工作應將知識理念融入其中，并實現與信息綜合管理的有效結合，通過文化模式的構建為檔案管理的集中化與分布式發展提供保障。知識管理的發展成效可作為知識經濟發展狀況的衡量標準，同時其也是知識管理階段所誕生的創新性產物之一，通過實踐中知識理論的有效運用，實現全面化的知識創新性轉變，為檔案管理提供知識服務，可以促進信息管理創新成效。對于技師院校而言，完善化的檔案管理系統構建與檔案管理模式安全性的提升將是其主要發展方向。

3）深入了解內涵，推進知識服務檔案管理模式建設。在以知識服務為基礎的檔案管理模式之下，檔案收集管理模式得以創新，并且有利于技師學院新型檔案管理系統的構建。在檔案管理工作開展中，可以計算機技術為依托，優化數據錄入、分類、匯總、整理各個環節，也可對檔案資料檢索與查詢所需應用的技術手段進行提升。可開發與技師學院相契合的一體化的檔案管理軟件，且可規范專業檔案數據，提升檔案管理工作的完善性。同時，技師學院可基于知識服務而進一步強化電子數據的安全保密系統，構建集顯性與隱性兩類知識內容保護的安全管理模式。同時，應引入檔案管理集成管理軟件，并在其基礎上對知識服務檔案管理的功能進行進一步拓展，且應對檔案管理集成軟件功能進一步完善，從而使技師學院的檔案管理工作逐步向知識信息數據庫管理模式轉變。

4）對檔案管理知識服務模式加以完善。檔案管理屬于系統性強且具有組織性的管理模式，可利用分類管理法進行檔案資料的分類挑選，可對文件傳遞進行優化、規劃性進行數據信息的收集與匯總并嚴格把控資格證書評估過程，可使技師學院的檔案管理分類體系進一步完善，構建更新穎的檔案知識服務形式，也可促進檔案數據評估方式的進一步優化。面對規模化數據信息，可運用多元化的方式、不同的載體類型實現信息的安全保存，可在以知識服務為基礎的檔案管理模式下促進知識與技能的提升，從而強化服務品質。可基于技師學院檔案管理經驗通過檔案管理系統集成化分析數據信息，為檔案管理決策中安全、應用以及存儲等多種因素的綜合考量與正確應用提供保障。

4 結語

市場經濟背景下，技師學院的檔案管理已是其發展中的重要部分，在知識服務的基礎上促使檔案管理模式呈現出日益科學與完善的發展趨勢，是技師學院檔案管理的必然。技師學院應于檔案管理的同時持續性進行工作問題的分析與匯總，從而推進檔案管理集成軟件的人性化發展。還應對檔案管理模式的內涵予以深入的分析與掌握，在知識理論基礎上開展實效性與科學性管理操作，為知識服務下的檔案管理模式的構建奠定基礎，進而促進其在技師學院檔案管理中服務價值的完全彰顯。