企業(yè)檔案管理社會化問題探究

何小君

（廣州城投住房租賃發(fā)展投資有限公司，廣東 廣州 510000）

在互聯(lián)網(wǎng)時代的快速發(fā)展下，企業(yè)也需要不斷的創(chuàng)新來完善企業(yè)檔案管理。因此，在現(xiàn)代化科技的便利下，社會化管理制度已經(jīng)逐漸運用到了企業(yè)檔案管理中，為企業(yè)檔案管理提供便利服務(wù)，并且通過專業(yè)的技術(shù)人員進行檔案劃分整合，讓整個企業(yè)檔案管理變得更加合理化，更加精細化，以此來推動企業(yè)更加長久穩(wěn)定的發(fā)展。

1 檔案管理社會化的概述

檔案管理社會化就是企業(yè)將自身的檔案管理整個提出來，在檔案管理工作的落實過程中，將整個檔案交由社會中專門負責(zé)管理檔案的機構(gòu)，進行檔案管理。這樣能夠有效降低企業(yè)檔案管理的工作壓力，還能憑借專業(yè)的管理技術(shù)積極響應(yīng)企業(yè)的整體決策以及管理工作的需求，增加企業(yè)對檔案的整體管理。總體來說，企業(yè)檔案管理社會化不僅能夠為企業(yè)提供更加專業(yè)的數(shù)據(jù)響應(yīng)，為企業(yè)檔案管理提供更加完善的管理服務(wù)，同時，還可以招收更多的社會人才，來完善企業(yè)檔案管理的工作效率[1]。此外，檔案管理從安全的角度出發(fā)，我國對社會化檔案管理有著非常嚴格的法律約束，同樣的檔案機構(gòu)也必須為企業(yè)檔案提供保密服務(wù)，確保資料的整體安全性，并且通過專業(yè)化的檔案管理不僅能夠使檔案得到全面的保護，還能有效提升檔案管理的有效性，從而解決檔案管理所存在的不安全隱患。

2 企業(yè)檔案管理社會化的現(xiàn)象

在企業(yè)的整體發(fā)展過程中，企業(yè)更加注重經(jīng)濟效益，對企業(yè)檔案管理的工作并不重視，也沒有制定完善的相關(guān)制度。因此，在企業(yè)中，檔案管理工作仍舊存在諸多問題，也沒有發(fā)揮出檔案管理的工作優(yōu)勢，導(dǎo)致企業(yè)在發(fā)展的過程中存在許多阻礙。

1）不重視企業(yè)檔案管理。很多企業(yè)內(nèi)部在進行檔案管理的時候，都沒有專業(yè)的技術(shù)人員去進行檔案管理，很多檔案管理人員對電子檔案的設(shè)備都沒有具體的操作，這會嚴重影響企業(yè)檔案管理的整體工作效率以及工作質(zhì)量。這就表明，檔案管理工作對于企業(yè)而言并不重要，從而嚴重影響了企業(yè)的整體發(fā)展。而企業(yè)也沒有重視檔案社會化管理，更沒有教會企業(yè)檔案交給社會中專業(yè)的管理機構(gòu)進行整合管理。

2）檔案機構(gòu)沒有嚴格管控。企業(yè)在管理的過程中，因為對檔案管理的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)中沒有發(fā)揮出它應(yīng)有的優(yōu)勢，也沒有為企業(yè)的發(fā)展帶來任何貢獻，導(dǎo)致很多企業(yè)都逐漸忽視了檔案管理工作。也更別說將企業(yè)檔案管理交由社會專業(yè)檔案管理機構(gòu)。這也導(dǎo)致社會中出現(xiàn)了很多不合理的檔案管理機構(gòu)，導(dǎo)致檔案管理機構(gòu)缺乏嚴格的管控，最后不僅沒有起到一定的作用，還為企業(yè)帶來了一定的損失，為企業(yè)的經(jīng)濟收益帶來了巨大的損失。

3）企業(yè)檔案管理缺乏安全性。企業(yè)在檔案管理的過程中，社會組織因為缺乏獨立健全的檔案管理機構(gòu)以及電子檔案管理庫，這就導(dǎo)致社會專業(yè)檔案管理機構(gòu)沒有獨立的檔案管理庫進行檔案管理，缺乏一定的安全性，但是所托管的檔案都出現(xiàn)混淆的情況，并且還會出現(xiàn)混合管理的現(xiàn)象，如果這時候企業(yè)檔案出現(xiàn)不同的電子格式或者軟件不一致的情況下，就會導(dǎo)致檔案在管理的過程中出現(xiàn)問題。因此，在這種混合管理檔案的情況下，就會出現(xiàn)嚴重安全隱患，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)篡改的現(xiàn)象，嚴重影響企業(yè)的經(jīng)濟收益[2]。

3 社會化檔案管理的必要性

1）提升檔案利用率。在企業(yè)發(fā)展的整體過程中，企業(yè)將檔案管理委托給社會化檔案管理機構(gòu)，能夠T通過專業(yè)的管理平臺進行檔案管理，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的目的。但是，在此期間，檔案管理機構(gòu)在進行社會化檔案管理時，能夠有效降低企業(yè)的管理工作壓力，同時還能為企業(yè)提供多樣化的服務(wù)，滿足企業(yè)發(fā)展的整體需求。同時經(jīng)過合理有效的檔案管理能夠為企業(yè)的發(fā)展帶來一定的經(jīng)濟收益，全面推動企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。同時，因為檔案管理的工作制度，社會化檔案管理機構(gòu)必須要嚴格遵守國家的法律法規(guī)，為每一個企業(yè)的檔案都要進行嚴格的保密措施，確保不會出現(xiàn)泄漏商業(yè)機密現(xiàn)象，為企業(yè)提供更加專業(yè)的服務(wù)平臺。

2）優(yōu)化配置資源。檔案管理機構(gòu)需要具備更加專業(yè)，完善的檔案管理制度以及檔案分類和儲存機制，這樣才能在企業(yè)檔案管理中起到一定的作用，并且將檔案根據(jù)信息進行合理的分類，這樣在進行檔案查找時只需要根據(jù)檢索進行搜索就能找到自己想要的檔案內(nèi)容，通過精準的檢索系統(tǒng)能夠為企業(yè)帶來便利工作的服務(wù)，這樣不僅能夠提升檔案管理的工作效率，還能提升檔案資料的利用率。此外，在檔案管理的過程中，檔案管理機構(gòu)也會引入更加專業(yè)的管理人員進行資料管理，這樣不僅為社會提供了更多的職業(yè)崗位，還幫很多的社會人才解決了工作問題，充實了社會中各個企業(yè)的人才儲備。

4 社會化檔案管理問題的解決措施

企業(yè)想要保持更加長久穩(wěn)定的發(fā)展，就必須要對企業(yè)檔案管理工作進行合理的管理以及完善，讓檔案管理能夠更加規(guī)范科學(xué)。

1）加大宣傳力度。為了讓企業(yè)檔案得到更加完善，科學(xué)化的管理，企業(yè)社會化檔案管理機構(gòu)就必須要加大宣傳力度，讓每個企業(yè)都能夠了解社會化檔案管理機構(gòu)的工作效率以及工作機制。此外，企業(yè)還要根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況將檔案管理進行合理的規(guī)劃，社會化檔案管理機構(gòu)也要制定相關(guān)的宣傳制度，針對每一個企業(yè)進行合理的宣傳，提升企業(yè)檔案管理的重要性。

2）統(tǒng)一集中管理。社會化企業(yè)檔案管理機構(gòu)也要順應(yīng)時代的發(fā)展進行不斷的改革以及完善，讓企業(yè)檔案管理不僅具備科學(xué)化，規(guī)范化，同時還要根據(jù)時代的發(fā)展逐步將企業(yè)檔案管理進行統(tǒng)一集中管理，加強檔案管理系統(tǒng)的有效化。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理雖然也有一定的優(yōu)勢，但是缺乏規(guī)范化，科學(xué)化，導(dǎo)致檔案管理工作總是存在一定的問題，因此相對于社會化檔案管理機構(gòu)而言，缺乏一定的安全性與有效性。而社會化檔案管理機構(gòu)所開展的管理范圍更加廣泛，也更具科學(xué)性和規(guī)范性。因此在企業(yè)將檔案委托給社會化檔案管理機構(gòu)時，是一個很好的空檔期，這段期間企業(yè)可以組織相關(guān)管理人員進行檔案管理工作進行統(tǒng)一，科學(xué)，規(guī)范的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。參考社會化檔案管理機構(gòu)的工作制度進行合理的培訓(xùn)制定，組織管理人員積極參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，提高企業(yè)管理人員的整體專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)水平，將企業(yè)檔案管理工作逐漸進行完善，從而有效節(jié)約社會化檔案管理的成本，提高企業(yè)自身的檔案管理水平，最終確保企業(yè)能夠得到更加全面穩(wěn)定的發(fā)展[3]。

5 結(jié)語

企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展離不開科學(xué)有效的企業(yè)檔案管理工作，優(yōu)秀的檔案管理工作能夠為企業(yè)帶來更多的優(yōu)秀人才，并且能夠根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求制定合理的發(fā)展目標以及發(fā)展規(guī)劃。因此，企業(yè)要培養(yǎng)管理人員專業(yè)的管理能力，提升管理人員的工作水平，全面提升企業(yè)自身的檔案管理能力。通過合理有效的檔案管理工作能夠為企業(yè)的經(jīng)濟收益帶來穩(wěn)定的收益，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供穩(wěn)定的保障，將企業(yè)檔案管理工作利益最大化，同時根據(jù)合理的管理模式能夠有效降低企業(yè)檔案機密泄漏的風(fēng)險，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。