建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析

肖 平 孫 越

（成都市城市建設(shè)檔案館，四川 成都 610000）

建筑工程檔案資料直接關(guān)系到建筑工程施工質(zhì)量及發(fā)展決策制定，即施工方案及發(fā)展決策的制定都需要參考準(zhǔn)確無(wú)誤的檔案資料，由此可見工程檔案資料對(duì)于建筑工程施工及發(fā)展的重要性。所以作為建筑工程管理人員，不僅要提高對(duì)工程檔案資料管理的重視度，還需要根據(jù)建筑工程施工及發(fā)展實(shí)際需要，結(jié)合現(xiàn)代高科技技術(shù)等，不斷完善和創(chuàng)新檔案資料管理方法，以進(jìn)一步提高建筑工程檔案資料管理質(zhì)量及效率。故下文先簡(jiǎn)單分析了建筑工程檔案資料管理中存在的問題，然后在該基礎(chǔ)上分析了具體的檔案資料管理措施。

1 建筑工程檔案資料主要內(nèi)容

1）施工文件資料。主要包括土建工程施工文件、水電工程施工文件、設(shè)備安裝工程文件，文件中具體的資料不僅有開/竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審資料、設(shè)計(jì)變更資料、技術(shù)交底記錄、項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)方案、監(jiān)理規(guī)劃方案、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)等，還具有原材料基本信息資料、零部件資料、半成品質(zhì)量檢查報(bào)告、成品質(zhì)量證明及試驗(yàn)資料、混凝土及砂漿等試驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、變形觀測(cè)記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)等[1]。2）竣工圖等。除了常見的總平面布置竣工圖和室外管線竣工圖以外，還有建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖等也是重要的竣工圖材料。此外，給排水工程、強(qiáng)弱電工程、空調(diào)工程等也具有相應(yīng)的竣工圖資料。3）綜合性文件資料。不僅有上級(jí)批準(zhǔn)的綜合性文件，還有工程計(jì)劃任務(wù)書、工程地質(zhì)檢測(cè)資料、水文檢測(cè)資料、氣象檢測(cè)資料、地震檢測(cè)資料、征地及拆遷安置資料、初步設(shè)計(jì)文件資料、消防資料、環(huán)保及衛(wèi)生資料；工程施工及監(jiān)理有關(guān)合同、施工協(xié)議書、工程竣工驗(yàn)收資料及質(zhì)量鑒定文件、工程竣工結(jié)算文件資料、審計(jì)報(bào)告、工程照片及錄像等資料[2]。

2 建筑工程檔案資料管理問題

1）管理人員專業(yè)能力不高且管理制度不完善。近年來(lái)，我國(guó)建筑市場(chǎng)變化很大，逐漸趨向于規(guī)范化，與此同時(shí)國(guó)務(wù)院、建設(shè)部也分別發(fā)布了有關(guān)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，部分建設(shè)單位和施工單位為了進(jìn)一步加強(qiáng)工程竣工檔案管理中的重要性，部分單位在管理人員檔案時(shí)經(jīng)驗(yàn)稍顯不足，導(dǎo)致工程竣工檔案無(wú)法完整梳理，最終影響工程竣工檔案無(wú)法及時(shí)有效地完成對(duì)接，如一些建設(shè)單位注重工程進(jìn)度，注重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理制度，當(dāng)工程竣工驗(yàn)收時(shí)，工程竣工檔案由于無(wú)法正常竣工，建設(shè)項(xiàng)目檔案移交滯后[3]。2）檔案材料填寫出現(xiàn)失真現(xiàn)象。由于建設(shè)項(xiàng)目檔案的復(fù)雜性、特殊性和多樣性，在收集整理過程中很難出錯(cuò)。另外，一些施工單位沒有建立工程竣工檔案管理制度，容易造成管理不嚴(yán)，或者對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)不了解，并根據(jù)施工單位提供的不完整資料編制竣工檔案，樣板文件僅為應(yīng)付文件傳遞而制作，不能與工程同步。因此，建設(shè)工程竣工資料往往存在偏差，導(dǎo)致工程竣工檔案“缺項(xiàng)，過程資料無(wú)法彌補(bǔ)”。因此，各種建筑材料的質(zhì)量保證書和證書不齊全，不能充分反映工程的施工和質(zhì)量。3）竣工檔案移交不及時(shí)。一般情況下施工后期，大部分技術(shù)人員已撤離異地，很多建設(shè)單位或施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求，在施工過程中整理出必要的資料，導(dǎo)致工程竣工檔案不能在工程竣工后按時(shí)完成，造成工程竣工檔案移交不及時(shí)；同時(shí)，存在部分建設(shè)單位、施工單位和建材供應(yīng)單位拖欠工程款的現(xiàn)象，導(dǎo)致工期延長(zhǎng)，檔案歸檔停滯，資料不全，對(duì)工程竣工檔案的編制造成一定影響；部分施工單位在施工期間改組部門，更換檔案管理人員，造成資料零散、丟失，工程驗(yàn)收后不能領(lǐng)取等多個(gè)原因使得施工檔案不能按時(shí)交接[4]。

3 建筑工程檔案資料管理措施

1）完善檔案資料管理制度。持續(xù)提高工程建設(shè)各階段檔案的有序管理，全力確保歸檔資料、圖紙的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，建設(shè)單位應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定相應(yīng)的檔案管理制度和措施并結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)前期建設(shè)的實(shí)際情況，一般都是從項(xiàng)目立項(xiàng)起開始。同時(shí)，要明確建設(shè)單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員和檔案人員在項(xiàng)目檔案形成過程中的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集整理，確保項(xiàng)目自立開始與檔案跟蹤管理同步[5]。完整的預(yù)告文件十分重要，會(huì)對(duì)維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益產(chǎn)生重要的依據(jù)和證明作用。2）加強(qiáng)竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量檢查。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員都會(huì)與項(xiàng)目管理人員，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)及要求，完成對(duì)工程建設(shè)中形成的所有文件進(jìn)行全面檢查和審查，爭(zhēng)取做到發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決，彌補(bǔ)不足和遺漏，確保竣工資料真實(shí)、完整、及時(shí)，備案范圍符合要求，認(rèn)真執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定工程竣工驗(yàn)收”，對(duì)竣工驗(yàn)收進(jìn)行控制，將竣工檔案的驗(yàn)收和移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收的同步[5-6]。移交合格的工程檔案的，接收檔案的單位應(yīng)當(dāng)出具相應(yīng)合格的書面意見。未按規(guī)定移交檔案或者移交的檔案不符合要求的，不予出具合格的書面意見，以保證工程建設(shè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3）加強(qiáng)施工管理和檔案材料編制工作。首先，按照標(biāo)準(zhǔn)編制收集而來(lái)的各種工程檔案材料，諸如聲像檔案、工程圖等，以保證這些檔案資料的準(zhǔn)確性及真實(shí)性，為施工單位提供可靠依據(jù)；其次，要貫徹和落實(shí)責(zé)任制，盡管部分單位只是短暫性保存工程檔案資料，但也要明確各崗位的責(zé)任，以保證相關(guān)工作人員保存、管理檔案過程中敢于承擔(dān)責(zé)任，做好檔案保存及管理等工作；最后，要加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員等的編制檔案材料的能力訓(xùn)練，以提高他們的工程檔案材料編制水平及安全管理意識(shí)[6]。此外，還需要加強(qiáng)對(duì)施工過程中的監(jiān)督和管理，實(shí)時(shí)檢查工程檔案材料編制情況，以免遺漏，造成損失。4）做好傳遞和變更記錄。在保存、傳遞及管理過程中容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，所以必須及時(shí)記錄檔案的增減變動(dòng)、傳遞情況、變更情況、修改情況和作廢情況等，以了解檔案來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。

此外，還需要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建多角度、多層次的建筑工程檔案信息系統(tǒng)，做到完成一個(gè)階段，整理一個(gè)階段的紙質(zhì)文件及施工進(jìn)展，建立健全工程項(xiàng)目的文件夾，以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案資料共享和高效的利用。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，建筑工程檔案資料管理不僅是工程管理體系重要組成部分，還是促進(jìn)工程質(zhì)量提升及建筑行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵舉措，即高質(zhì)量的工程檔案資料管理勢(shì)必會(huì)提高工程質(zhì)量和促進(jìn)建筑行業(yè)發(fā)展，故不斷提高建筑工程檔案資料管理質(zhì)量及效率勢(shì)在必行。盡管如此，實(shí)際的工程檔案資料管理依然存在管理人員專業(yè)能力不高、管理制度不完善、資料填寫失真等問題，文基于這些問題，結(jié)合對(duì)工程檔案管理重要性的了解，從完善檔案資料管理制度、加強(qiáng)竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量檢查、加強(qiáng)施工過程管理和檔案資料實(shí)時(shí)編制工作等方面分析了具體的管理措施。