建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析

肖 平 孫 越

（成都市城市建設檔案館，四川 成都 610000）

建筑工程檔案資料直接關系到建筑工程施工質量及發展決策制定，即施工方案及發展決策的制定都需要參考準確無誤的檔案資料，由此可見工程檔案資料對于建筑工程施工及發展的重要性。所以作為建筑工程管理人員，不僅要提高對工程檔案資料管理的重視度，還需要根據建筑工程施工及發展實際需要，結合現代高科技技術等，不斷完善和創新檔案資料管理方法，以進一步提高建筑工程檔案資料管理質量及效率。故下文先簡單分析了建筑工程檔案資料管理中存在的問題，然后在該基礎上分析了具體的檔案資料管理措施。

1 建筑工程檔案資料主要內容

1）施工文件資料。主要包括土建工程施工文件、水電工程施工文件、設備安裝工程文件，文件中具體的資料不僅有開/竣工報告、圖紙會審資料、設計變更資料、技術交底記錄、項目施工組織設計方案、監理規劃方案、監理細則、監理月報等，還具有原材料基本信息資料、零部件資料、半成品質量檢查報告、成品質量證明及試驗資料、混凝土及砂漿等試驗報告、隱蔽工程驗收記錄、變形觀測記錄、工程質量檢驗等[1]。2）竣工圖等。除了常見的總平面布置竣工圖和室外管線竣工圖以外，還有建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結構工程竣工圖等也是重要的竣工圖材料。此外，給排水工程、強弱電工程、空調工程等也具有相應的竣工圖資料。3）綜合性文件資料。不僅有上級批準的綜合性文件，還有工程計劃任務書、工程地質檢測資料、水文檢測資料、氣象檢測資料、地震檢測資料、征地及拆遷安置資料、初步設計文件資料、消防資料、環保及衛生資料；工程施工及監理有關合同、施工協議書、工程竣工驗收資料及質量鑒定文件、工程竣工結算文件資料、審計報告、工程照片及錄像等資料[2]。

2 建筑工程檔案資料管理問題

1）管理人員專業能力不高且管理制度不完善。近年來，我國建筑市場變化很大，逐漸趨向于規范化，與此同時國務院、建設部也分別發布了有關《建設工程質量管理條例》和《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，部分建設單位和施工單位為了進一步加強工程竣工檔案管理中的重要性，部分單位在管理人員檔案時經驗稍顯不足，導致工程竣工檔案無法完整梳理，最終影響工程竣工檔案無法及時有效地完成對接，如一些建設單位注重工程進度，注重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理制度，當工程竣工驗收時，工程竣工檔案由于無法正常竣工，建設項目檔案移交滯后[3]。2）檔案材料填寫出現失真現象。由于建設項目檔案的復雜性、特殊性和多樣性，在收集整理過程中很難出錯。另外，一些施工單位沒有建立工程竣工檔案管理制度，容易造成管理不嚴，或者對施工現場不了解，并根據施工單位提供的不完整資料編制竣工檔案，樣板文件僅為應付文件傳遞而制作，不能與工程同步。因此，建設工程竣工資料往往存在偏差，導致工程竣工檔案“缺項，過程資料無法彌補”。因此，各種建筑材料的質量保證書和證書不齊全，不能充分反映工程的施工和質量。3）竣工檔案移交不及時。一般情況下施工后期，大部分技術人員已撤離異地，很多建設單位或施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求，在施工過程中整理出必要的資料，導致工程竣工檔案不能在工程竣工后按時完成，造成工程竣工檔案移交不及時；同時，存在部分建設單位、施工單位和建材供應單位拖欠工程款的現象，導致工期延長，檔案歸檔停滯，資料不全，對工程竣工檔案的編制造成一定影響；部分施工單位在施工期間改組部門，更換檔案管理人員，造成資料零散、丟失，工程驗收后不能領取等多個原因使得施工檔案不能按時交接[4]。

3 建筑工程檔案資料管理措施

1）完善檔案資料管理制度。持續提高工程建設各階段檔案的有序管理，全力確保歸檔資料、圖紙的準確性、完整性和規范性，建設單位應按照國家檔案管理的有關規定，制定相應的檔案管理制度和措施并結合項目建設前期建設的實際情況，一般都是從項目立項起開始。同時，要明確建設單位、監理單位等工程項目管理人員和檔案人員在項目檔案形成過程中的職責，規范檔案資料的收集整理，確保項目自立開始與檔案跟蹤管理同步[5]。完整的預告文件十分重要，會對維護建設單位的合法權益產生重要的依據和證明作用。2）加強竣工驗收檔案資料質量檢查。在工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員都會與項目管理人員，根據建設項目檔案歸檔的標準及要求，完成對工程建設中形成的所有文件進行全面檢查和審查，爭取做到發現問題，及時解決，彌補不足和遺漏，確保竣工資料真實、完整、及時，備案范圍符合要求，認真執行《建設工程質量管理條例》和《建設工程質量管理條例》的有關規定工程竣工驗收”，對竣工驗收進行控制，將竣工檔案的驗收和移交作為整個工程驗收的重要環節和內容，實現工程竣工驗收與檔案驗收的同步[5-6]。移交合格的工程檔案的，接收檔案的單位應當出具相應合格的書面意見。未按規定移交檔案或者移交的檔案不符合要求的，不予出具合格的書面意見，以保證工程建設檔案的完整性、準確性和系統性。3）加強施工管理和檔案材料編制工作。首先，按照標準編制收集而來的各種工程檔案材料，諸如聲像檔案、工程圖等，以保證這些檔案資料的準確性及真實性，為施工單位提供可靠依據；其次，要貫徹和落實責任制，盡管部分單位只是短暫性保存工程檔案資料，但也要明確各崗位的責任，以保證相關工作人員保存、管理檔案過程中敢于承擔責任，做好檔案保存及管理等工作；最后，要加強對施工技術人員等的編制檔案材料的能力訓練，以提高他們的工程檔案材料編制水平及安全管理意識[6]。此外，還需要加強對施工過程中的監督和管理，實時檢查工程檔案材料編制情況，以免遺漏，造成損失。4）做好傳遞和變更記錄。在保存、傳遞及管理過程中容易使檔案的完整性、有效性發生變化，所以必須及時記錄檔案的增減變動、傳遞情況、變更情況、修改情況和作廢情況等，以了解檔案來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。

此外，還需要充分利用現代網絡信息技術構建多角度、多層次的建筑工程檔案信息系統，做到完成一個階段，整理一個階段的紙質文件及施工進展，建立健全工程項目的文件夾，以實現紙質和電子檔案資料共享和高效的利用。

4 結語

總之，建筑工程檔案資料管理不僅是工程管理體系重要組成部分，還是促進工程質量提升及建筑行業發展的關鍵舉措，即高質量的工程檔案資料管理勢必會提高工程質量和促進建筑行業發展，故不斷提高建筑工程檔案資料管理質量及效率勢在必行。盡管如此，實際的工程檔案資料管理依然存在管理人員專業能力不高、管理制度不完善、資料填寫失真等問題，文基于這些問題，結合對工程檔案管理重要性的了解，從完善檔案資料管理制度、加強竣工驗收檔案資料質量檢查、加強施工過程管理和檔案資料實時編制工作等方面分析了具體的管理措施。