淺析如何加強事業單位檔案規范化管理

杜慧琴

（靈丘縣勞動人事爭議仲裁院，山西 大同 034400）

1 前言

信息時代的到來，為事業單位的檔案管理工作提供了極大的便利條件。通過網絡實現了檔案信息的高效傳遞，在文件存儲和保存方面，解決了存儲空間和長久性的難點。但是由于事業單位的檔案管理仍處于初步階段，在檔案管理制度、專業性人才和檔案標準化軟硬件設施方面存在諸多不足，下面重點從以上幾點分析，為國內事業單位檔案管理標準化建設進程出謀劃策。

2 事業單位檔案管理問題分析

2.1 事業單位檔案管理制度不完善

越來越多的中高層管理者意識到事業單位的檔案管理工作的重要性，并將檔案管理的注意事項、操作章程等納入了事業單位的日常操作章程。但是在實際操作過程中，由于檔案管理并沒有對事業單位的發展、活動開展等產生直接的影響和約束，因此很多員工在日常操作中，忽視了檔案管理制度，并沒有依據規定進行定期更新，導致一旦中高層管理者需要統計某些信息的時候，檔案管理庫內的數據失去了時效性，并不能為領導決策提供信息資源，檔案管理規范化建設的功效無從施展。

事業單位在制定檔案管理的相關制度，是需要結合實際工作情況，進行不斷修訂和調整的，因此在前期，檔案管理制度并不完善，針對沒有按照規定管理檔案，檔案信息錄制失誤等問題，并沒有設定相應的獎懲措施，很多檔案管理工作中的問題一旦被發展，責任推諉現象頻發。

2.2 缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理工作對于從業人員的信息處理能力、分析能力要求極高，目前事業單位內很多檔案管理工作者并不是專業出身，沒有經受專業的檔案管理培訓，很多工作都是依據經驗判斷來展開的。事業單位的從業人員，無論是檔案管理的理念思路還是檔案管理的實質性操作方面，都不足以滿足檔案管理信息系統所要求的高度。

事業單位的檔案管理人員任命和選拔，沒有專業的考評機制，人員流動大，發展前景不是十分明朗，存在臨時調動人員后，并沒有完成充分的交接工作，接任的人員的綜合素質無法滿足檔案管理的工作強度和難度的需要。檔案管理工作的從業者對于視頻、圖片等的處理操作并沒有進行規范，導致很多重要的文件信息沒有被有效保存，在管理信息系統錄入階段，信息丟失現象較嚴重。

2.3 檔案管理硬件設施不足

很多事業單位的檔案管理設施比較落戶，隨著網絡發展，檔案信息的數據量十分龐大，但是目前部門事業單位仍然采用傳統的檔案管理方式，采取紙質版存儲和登記入庫的方式，在信息查詢和分析階段，失誤率較大，很多可公開的檔案信息無法實現資源共享，需要統計某些信息，還需要隨時進行統計分析工作，極大地浪費人力資源、信息資源和時間成本。由于事業單位很少有足夠的空間進行完整的檔案信息存儲，對于特殊材質的檔案材料，難以提供科學專業的存儲環境，導致很多重要信息的丟失和浪費。

3 事業單位檔案管理標準化策略提升

3.1 重視事業單位檔案管理人才梯隊建設工作

在高速發展的信息時代，各行各業的競爭就是人才的競爭，對于事業單位檔案管理工作而言同樣如此，傳統的檔案管理人員和管理模式已經不能滿足新時代的要求，完善檔案管理人才梯度，為事業單位組建專業的檔案管理人才刻不容緩。要想實現檔案規范化管理，在檔案管理中加大對專業性人才的投入力度。一方面，針對已經在職的事業單位的檔案管理人才，組織專業性檔案管理培訓，規范各項檔案管理工作的操作章程，實現各個模塊的檔案信息錄入標準一致，提高檔案信息的通用性。

事業單位的檔案科室人員聘用和選拔，需要制定嚴苛的面試選拔環節，針對學歷、工作經驗、工作態度等指標進行綜合考量，提升從業人員的綜合素質，規避檔案管理操作失誤風險，旨在為事業單位的檔案規范化管理提供人才保障。

3.2 建立事業單位檔案管理標準化機制

重視事業單位的檔案管理建設，明確規范的檔案管理機制對于事業單位的各項工作開展而言，起到不容忽視的作用，極大地提高了事業單位內部門間工作的協調性。通過定期組織學習和會議的方式，形成事業單位內的檔案管理人人參與的氛圍。成立專門的檔案管理科室，針對人員檔案、業務檔案、事業單位發展史等檔案信息進行分類管理，并保障信息數據的實時更新，任命各部門派出一人組建檔案監察小組，提高事業單位內全員對于檔案信息規范化建設的參與感，同時，對各部門各模塊的檔案管理工作的管理職責和管理權限進行細分，一旦出現問題，能夠做到責任到人，專人專責。

提高事業單位的檔案規范化建設程度，通過科學分工，保障各檔案管理模塊的信息錄入、統計和分析工作能夠分開進行，且能夠合理的綜合分析，一方面為事業單位內的領導者決策提供精準有效的數據信息；另一方面，一旦某一分支的檔案管理信息失誤等，不會對其余的檔案管理信息造成影響，最大限度的保障事業單位的檔案信息。

3.3 加強檔案標準化管理信息建設工作

加強檔案規范化建設的管理信息系統建設，對行業內的管理信息系統進行科學測評，對于信息傳遞高效性、存儲保障性、信息安全性等提出極高的要求，通過事業單位各部門同時應用統一的管理信息系統，并對文件信息的存儲方式進行統一規范，對文本的標記顏色、符號等進行規范，方便事業單位內由于人員更替導致的檔案管理工作交接順利開展。

事業單位重視檔案管理操作，為檔案管理提供充足的硬件設施條件，設置專門的檔案管理室，針對特殊的文件材料進行防潮、防蛀蟲和防水處理，針對電子文件進行備份存儲，防止文件丟失。

4 結束語

如今，事業單位的中高層管理者越來越重視組織文化和工作氛圍的培養，認為只有優質的工作環境，形成良好的組織文化，增加員工的工作參與感和熱情，進而提高各部門的工作效率，實現事業單位的快節奏發展。而檔案管理作為事業單位科學穩定發展的關鍵所在，為管理者的科學決策提供了關鍵精準的數據信息，通過加大對事業單位檔案規范化管理建設進度的關注力度，引進專門的管理信息系統，實現信息共享，實現事業單位的檔案管理工作更加簡單易操作，更好地為社會服務。