淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

喇 悅

（四川省阿壩藏族羌族自治州疾病預(yù)防控制中心，四川 阿壩藏族羌族自治州 624000）

作為一種歷史的記錄，檔案不光是對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的記錄，也是記錄整個(gè)社會(huì)發(fā)展歷程的有效工具。在事業(yè)單位中，檔案能夠幫助相關(guān)工作人員及時(shí)查詢需要的信息，為各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)，起到重要的輔助作用。盡管經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作趨于完善，但在實(shí)際管理中，仍存在著事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視、相關(guān)管理人員水平不高、管理方法相對(duì)落后等問(wèn)題，給單位檔案管理帶來(lái)負(fù)面影響。采取有效措施，提高檔案管理工作質(zhì)量，就成為一件迫在眉睫的事情。

1 檔案管理含義和對(duì)象

1）檔案管理含義。所謂檔案管理，就是指檔案室對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行直接管理、為相關(guān)工作人員提供利用服務(wù)的總稱，內(nèi)容包括檔案收集、檔案編輯、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案保管、檔案價(jià)值鑒定、檔案提供利用等。

2）檔案管理對(duì)象。檔案信息是檔案工作的管理對(duì)象，而檔案利用者是檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象，在檔案管理工作中，最主要的問(wèn)題是：檔案質(zhì)雜、分散、量大的情況同社會(huì)要求檔案管理優(yōu)質(zhì)、集中、系統(tǒng)之間的矛盾[1]。總體來(lái)講，檔案管理能力同社會(huì)日益增長(zhǎng)的需求相適應(yīng)，從檔案管理數(shù)千年的歷史來(lái)看，其發(fā)展歷程和特點(diǎn)可以總結(jié)為：從簡(jiǎn)單到復(fù)雜、從非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、從經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、從封閉系統(tǒng)到開(kāi)放系統(tǒng)、從人工管理到計(jì)算器管理等。總之，檔案管理工作水平和人類文明發(fā)展相同步，發(fā)揮著極其重要的作用。

2 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)都沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，覺(jué)得檔案工作就是一些保管文件、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的事務(wù)性工作，在事業(yè)管理單位中可有可無(wú)，事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，檔案管理意識(shí)薄弱，工作效率低下，認(rèn)為只要不泄露檔案信息、不丟失單位文件，就算是完成了自己的工作，更不要提細(xì)心收集、歸納檔案了。致使事業(yè)單位檔案文件雜亂無(wú)章[2]，相關(guān)工作人員在查找、翻閱檔案信息時(shí)，需要消耗大量的精力和時(shí)間，導(dǎo)致后續(xù)工作延期，給事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)很大的困擾，致使檔案管理工作處于混亂無(wú)序的狀態(tài)中。

2）檔案管理人員水平不高。檔案管理工作具有復(fù)雜性，需要在崗人員擁有較高的專業(yè)能力。但現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)較低，缺乏工作責(zé)任心，在檔案的收集、歸納、管理中，沒(méi)有落實(shí)工作要求，致使檔案混亂無(wú)章。一些事業(yè)單位沒(méi)有安排專職管理人員進(jìn)行檔案管理工作，而是安排單位內(nèi)的員工兼職管理，人員工作內(nèi)容多，精力有限，缺乏專業(yè)素養(yǎng)和能力，在工作中沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，只是將相關(guān)資料檔案放到檔案盒里，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量無(wú)法達(dá)到目標(biāo)。一些事業(yè)單位即使安排專職員工進(jìn)行檔案管理，由于缺乏重視，在人員選拔時(shí)，考核標(biāo)準(zhǔn)較為松散，人員離職率高[3]，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性，所制定檔案管理措施無(wú)法真正落實(shí)，帶來(lái)負(fù)面影響。

3）檔案管理方法相對(duì)落后。現(xiàn)階段，由于一些事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有貫徹相關(guān)規(guī)定要求，致使檔案管理基礎(chǔ)薄弱，具體管理方法相對(duì)落后，缺乏明確管理標(biāo)準(zhǔn)、具體機(jī)制和工作流程，導(dǎo)致檔案管理工作不合理、不規(guī)范，組卷不符合相關(guān)要求，與檔案管理工作原則相違背，造成資源浪費(fèi)。隨著信息科技快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)電子管理已成為檔案管理的發(fā)展潮流，但一些事業(yè)單位依舊使用傳統(tǒng)資料整理方法，由于思維局限性，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率低下。部分事業(yè)單位甚至沒(méi)有進(jìn)行檔案鑒定工作，讓員工自主決定檔案的保存和處理，埋下嚴(yán)重的安全隱患。

4）檔案管理設(shè)備老化。隨著數(shù)字時(shí)代的來(lái)臨，信息化科技廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位，極大地提高了工作效率，在檔案管理工作中也不例外。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方法，電子技術(shù)可以有效避免檔案磨損、缺漏、丟失的情況，為事業(yè)單位的資料查閱提供更高的便利。但在實(shí)際工作中，一些事業(yè)單位沒(méi)有及時(shí)更新檔案管理設(shè)備，依舊采用紙質(zhì)管理方法，或是沒(méi)有更新電子硬件設(shè)備，給檔案管理工作的正常開(kāi)展帶來(lái)很大阻礙。

3 事業(yè)單位檔案管理對(duì)策

1）事業(yè)單位加大對(duì)檔案管理工作的重視。想要確保檔案管理工作高效運(yùn)行，事業(yè)單位就要加大對(duì)檔案管理工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)層通過(guò)創(chuàng)新管理思想，加大檔案管理宣傳，讓單位員工充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，鼓勵(lì)他們積極獻(xiàn)策、提出意見(jiàn)，激發(fā)員工們的工作主動(dòng)性、積極性[4]。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)要為檔案管理人員創(chuàng)造良好工作氛圍，讓他們認(rèn)識(shí)到自身工作價(jià)值，落實(shí)責(zé)任擔(dān)當(dāng)，努力為事業(yè)單位檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

2）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。作為事業(yè)單位檔案管理工作的主體，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。所以，事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)職業(yè)道德教育，幫助員工樹(shù)立正確道德觀念。同時(shí)，要強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)能力，通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，文字研究、判斷能力，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟件使用水平，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，在工作中加強(qiáng)實(shí)踐能力、工作經(jīng)驗(yàn)[5]，確保檔案收集、歸納、管理工作符合規(guī)定要求，規(guī)范合理。

3）創(chuàng)新信息化建設(shè)。現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，事業(yè)單位想要做好檔案管理工作，就要?jiǎng)?chuàng)新信息化建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況和自身所需，積極引入現(xiàn)代檔案管理硬件設(shè)施，改變傳統(tǒng)、落后檔案管理方法，通過(guò)使用掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，對(duì) 圖片、文字類檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化、紙質(zhì)化雙保存[6]，盡最大努力保護(hù)檔案信息。同時(shí)，還可以利用網(wǎng)絡(luò)，為社會(huì)提供檔案資料，實(shí)現(xiàn)資料共享。

4）完善檔案管理設(shè)施。針對(duì)事業(yè)單位由于管理設(shè)施老化，導(dǎo)致工作效率低下，領(lǐng)導(dǎo)人員要不斷完善硬件設(shè)施，通過(guò)聘用專業(yè)檔案管理人才、引進(jìn)高技術(shù)管理設(shè)備，以確保檔案管理工作便捷化、優(yōu)質(zhì)化，在實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的基礎(chǔ)上，最大程度減少檔案管理成本，提高工作科學(xué)性、準(zhǔn)確性，避免事業(yè)單位受到檔案管理設(shè)備落后、老化的限制，影響工作效率。從而在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，得到更好的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

作為事業(yè)單位的重要組成內(nèi)容，檔案管理工作在完善單位信息、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、保存員工資料等多個(gè)方面，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，采取有效手段，提高檔案管理人員專業(yè)能力，完善相關(guān)硬件設(shè)備，將計(jì)算機(jī)電子技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，建立起現(xiàn)代科學(xué)管理體系，確保事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，更好地服務(wù)于事業(yè)單位。