淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

喇 悅

（四川省阿壩藏族羌族自治州疾病預防控制中心，四川 阿壩藏族羌族自治州 624000）

作為一種歷史的記錄，檔案不光是對個人成長經歷的記錄，也是記錄整個社會發展歷程的有效工具。在事業單位中，檔案能夠幫助相關工作人員及時查詢需要的信息，為各項工作的正常開展奠定良好基礎，起到重要的輔助作用。盡管經過多年發展，事業單位的檔案管理工作趨于完善，但在實際管理中，仍存在著事業單位缺乏對檔案管理工作的重視、相關管理人員水平不高、管理方法相對落后等問題，給單位檔案管理帶來負面影響。采取有效措施，提高檔案管理工作質量，就成為一件迫在眉睫的事情。

1 檔案管理含義和對象

1）檔案管理含義。所謂檔案管理，就是指檔案室對相關檔案信息進行直接管理、為相關工作人員提供利用服務的總稱，內容包括檔案收集、檔案編輯、檔案統計、檔案保管、檔案價值鑒定、檔案提供利用等。

2）檔案管理對象。檔案信息是檔案工作的管理對象，而檔案利用者是檔案管理工作的服務對象，在檔案管理工作中，最主要的問題是：檔案質雜、分散、量大的情況同社會要求檔案管理優質、集中、系統之間的矛盾[1]。總體來講，檔案管理能力同社會日益增長的需求相適應，從檔案管理數千年的歷史來看，其發展歷程和特點可以總結為：從簡單到復雜、從非獨立系統到獨立系統、從經驗管理到科學管理、從封閉系統到開放系統、從人工管理到計算器管理等。總之，檔案管理工作水平和人類文明發展相同步，發揮著極其重要的作用。

2 事業單位檔案管理工作現狀

1）缺乏對檔案管理工作的重視。在相當長的一段時間里，一些事業單位的領導都沒有對檔案管理工作給予足夠的重視，覺得檔案工作就是一些保管文件、抄抄寫寫的事務性工作，在事業管理單位中可有可無，事業單位負責檔案管理工作的人員也沒有認識到自己工作的重要性，檔案管理意識薄弱，工作效率低下，認為只要不泄露檔案信息、不丟失單位文件，就算是完成了自己的工作，更不要提細心收集、歸納檔案了。致使事業單位檔案文件雜亂無章[2]，相關工作人員在查找、翻閱檔案信息時，需要消耗大量的精力和時間，導致后續工作延期，給事業單位的正常運轉帶來很大的困擾，致使檔案管理工作處于混亂無序的狀態中。

2）檔案管理人員水平不高。檔案管理工作具有復雜性，需要在崗人員擁有較高的專業能力。但現階段，一些事業單位的檔案管理人員素質較低，缺乏工作責任心，在檔案的收集、歸納、管理中，沒有落實工作要求，致使檔案混亂無章。一些事業單位沒有安排專職管理人員進行檔案管理工作，而是安排單位內的員工兼職管理，人員工作內容多，精力有限，缺乏專業素養和能力，在工作中沒有及時整理歸檔，只是將相關資料檔案放到檔案盒里，導致檔案管理工作質量無法達到目標。一些事業單位即使安排專職員工進行檔案管理，由于缺乏重視，在人員選拔時，考核標準較為松散，人員離職率高[3]，導致事業單位檔案管理隊伍缺乏穩定性，所制定檔案管理措施無法真正落實，帶來負面影響。

3）檔案管理方法相對落后。現階段，由于一些事業單位缺乏對檔案管理工作的認識，沒有貫徹相關規定要求，致使檔案管理基礎薄弱，具體管理方法相對落后，缺乏明確管理標準、具體機制和工作流程，導致檔案管理工作不合理、不規范，組卷不符合相關要求，與檔案管理工作原則相違背，造成資源浪費。隨著信息科技快速發展，計算機電子管理已成為檔案管理的發展潮流，但一些事業單位依舊使用傳統資料整理方法，由于思維局限性，導致事業單位檔案管理效率低下。部分事業單位甚至沒有進行檔案鑒定工作，讓員工自主決定檔案的保存和處理，埋下嚴重的安全隱患。

4）檔案管理設備老化。隨著數字時代的來臨，信息化科技廣泛應用于事業單位，極大地提高了工作效率，在檔案管理工作中也不例外。相較于傳統紙質管理方法，電子技術可以有效避免檔案磨損、缺漏、丟失的情況，為事業單位的資料查閱提供更高的便利。但在實際工作中，一些事業單位沒有及時更新檔案管理設備，依舊采用紙質管理方法，或是沒有更新電子硬件設備，給檔案管理工作的正常開展帶來很大阻礙。

3 事業單位檔案管理對策

1）事業單位加大對檔案管理工作的重視。想要確保檔案管理工作高效運行，事業單位就要加大對檔案管理工作的重視，領導層通過創新管理思想，加大檔案管理宣傳，讓單位員工充分認識到檔案管理的重要性，鼓勵他們積極獻策、提出意見，激發員工們的工作主動性、積極性[4]。另一方面，領導要為檔案管理人員創造良好工作氛圍，讓他們認識到自身工作價值，落實責任擔當，努力為事業單位檔案管理工作貢獻力量。

2）提高檔案管理人員專業素養。作為事業單位檔案管理工作的主體，管理人員的專業素養直接影響著檔案管理工作的質量。所以，事業單位要不斷加強職業道德教育，幫助員工樹立正確道德觀念。同時，要強化檔案管理人員專業能力，通過定期開展培訓，提高他們的專業素養，文字研究、判斷能力，強化計算機軟件使用水平，熟悉檔案管理業務，在工作中加強實踐能力、工作經驗[5]，確保檔案收集、歸納、管理工作符合規定要求，規范合理。

3）創新信息化建設。現代信息技術高速發展，事業單位想要做好檔案管理工作，就要創新信息化建設，結合實際情況和自身所需，積極引入現代檔案管理硬件設施，改變傳統、落后檔案管理方法，通過使用掃描儀、計算機等現代設備，對 圖片、文字類檔案資料進行數據化、紙質化雙保存[6]，盡最大努力保護檔案信息。同時，還可以利用網絡，為社會提供檔案資料，實現資料共享。

4）完善檔案管理設施。針對事業單位由于管理設施老化，導致工作效率低下，領導人員要不斷完善硬件設施，通過聘用專業檔案管理人才、引進高技術管理設備，以確保檔案管理工作便捷化、優質化，在實現管理目標的基礎上，最大程度減少檔案管理成本，提高工作科學性、準確性，避免事業單位受到檔案管理設備落后、老化的限制，影響工作效率。從而在日益激烈的競爭中脫穎而出，得到更好的發展。

4 結語

作為事業單位的重要組成內容，檔案管理工作在完善單位信息、輔助領導決策、保存員工資料等多個方面，發揮著至關重要的作用，關系到事業單位的發展。相關領導和工作人員要不斷加強對檔案管理工作的重視，采取有效手段，提高檔案管理人員專業能力，完善相關硬件設備，將計算機電子技術應用到檔案管理工作中，建立起現代科學管理體系，確保事業單位檔案管理工作規范化、科學化，更好地服務于事業單位。