論新形勢下的檔案管理與創新

閔軍玲

（山東省諸城市婦幼保健院，山東 諸城 262200）

檔案是信息資源的載體，是歷史與現實的客觀記錄，記載延續著社會發展的過程和命脈，是人類社會發展變化的忠實見證者。在社會的延續發展過程中，因發展階段的不同，檔案的管理與內容也差別較大，分別體現了不同時期的社會發展特征，具有明顯的時代烙印。透過檔案，我們可以穿越歷史的空間，尋找先人的足跡，可以了解一項工作，一件事情的來龍去脈；借助檔案可以幫助我們總結工作，借鑒經驗，解決工作問題。隨著社會的發展，檔案工作也應該與時俱進，不斷創新，加強管理，以適應時代和形式的發展需要。

1 新形勢下檔案管理存在突出問題

1.1 檔案資料收集保存不齊全

很多單位沒有建立有效的檔案收集歸檔制度，沒有制定符合單位實際的檔案收集范圍，檔案收集工作針對性不強，應該移交保存的材料收集不全，漏收少收現象突出，加之缺少必要的檢查催交措施，使得大量的應該歸檔的文件材料無形流失，給單位造成不可估量的損失，甚至會影響到單位的長遠發展。

1.2 檔案管理利用開放度不夠

如今，檔案信息已經成為與工作和人們平時生活緊密相關的資源。但是，受多種主觀客觀條件和人為因素的影響，檔案的開發利用明顯不夠，比如有的單位和部門以檔案未實施鑒定，沒法開放為借口，實施封閉管理，其實這或許已經嚴重違反的檔案管理的規定，新修訂的檔案法明確規定，檔案保存25年就可以對外開放利用，當然這也要實際情況實際對待，但這至少在一定程度上已經將檔案開放上升到了法律層面。

1.3 對檔案資源的開發不夠

檔案是靜止的重要信息，其蘊含的大量重要信息需要不斷挖掘才會得以發揮作用，更好地服務社會。新形勢為滿足社會需要，需要對檔案信息進行深度開發，但是，目前大部分單位的檔案連基本的開發也談不上，比如其中基本的開發形式，檔案編研，資料匯編，舉辦展覽等工作都沒開展，檔案長時間躺在庫房里睡大覺，檔案的作用無法發揮。

2 新形勢下檔案管理的新要求

2.1 實施以“件”為單位的檔案管理

現代化的發展要求，對檔案管理帶來了變革和沖擊，最現實的要求就是要采用計算機對檔案進行管理。以前的傳統立卷方式也就是以“卷”為單位進行管理，已經嚴重不適應現代化管理的要求，現代化管理需要檔案實體便于實施數字化信息化加工，還需要檔案信息的準確性。傳統立卷程序人為因素過多，如擬寫案卷題名可能因人的學識、理論素養和認識水平不同出現較大差別。同時傳統立卷過程繁瑣，組卷，分類等專業性較強，如缺少專業知識為支撐，將導致這些環節的工作不精確，為計算機管理帶來不便。運用“件”為單位管理，可以較少人為加工因素，自然的件成為管理單位，檔案的原始性更有保障，對件進行數字化管理還更加便捷。鑒于以上，按件為單位進行管理已經成為檔案管理的新趨勢新要求。

2.2 加強檔案資源建設

檔案的收集是檔案資源建設的源頭。檔案收集要做到明確收集范圍，及時收集，做到應收盡收，以收集齊全完整為根本。同時要將檔案收集的外延擴大，除紙質文件外，其他形式的如實物、照片、音像、電子等也要納入檔案資源建設的范圍。確保檔案收集齊全的同時要注重收集的質量，對于沒有留存價值的檔案資料進行鑒別剔除。只有這樣才能用豐富而高質量的檔案資源奠定檔案規范管理和創新發展的基礎。

2.3 開展檔案開發工作

要樹立開發意識，積極主動挖掘開發檔案價值，通過加工處理將檔案的作用發揮至最大。開發檔案信息，可以進行檔案編研，形成有價值的聯系密切的檔案信息集合；可以進行文本挖掘，對檔案中隱含的、分散的不為人知的信息進行加工、歸類，結合成為可以被利用的有價值的信息，還有編寫檔案實力匯編、舉辦展覽等多種形式?？傊?，檔案開發要立足于所存檔案，要圍繞工作需要，主動將開發出來的重要檔案信息提供給社會服務。

3 創新檔案管理的方式

3.1 面向社會開放檔案

要主動解去檔案的神秘面紗，實施全方位的檔案創新開放管理?？梢酝ㄟ^打造檔案開放利用空間，學習借鑒圖書館的開放模式，營造溫暖舒適的開放環境氛圍；可以主動公布檔案內容，通過微信、網絡等新進媒體技術發布，擴大社會知曉面。通過開放措施的實施，讓檔案逐漸走出庫房，走向社會，服務百姓。

3.2 完善監督檢查措施

檔案管理工作的創新，需要一整套制度和監督體系的完善作保障。在日常的檔案管理過程中要做到按程序按制度來管理，比如檔案的安全管理問題，要嚴格落實好“九防”措施，定期開展庫房安全檢查，每天做好溫濕度調控登記，落實好人員出入庫房登記制度，嚴禁庫房煙火等，切實將檔案的安全規范管理做到位。再如要對檔案集中統一管理落實情況進行嚴格監督檢查，嚴禁私自留存檔案，必須交由檔案管理部門集中管理，按照統一的標準要求進行管理，避免雜亂無章，各自為政。

3.3 運用新思想新技術開展檔案開發

時代的發展，已經改變了檔案的管理模式，也改變了人們的檔案需求。要轉變思想，思想是工作創新的引領者，只有思想轉變了，行動才會改變。要改變過去形勢下的檔案以藏為主的思想理念，主動融入社會發展思潮，讓檔案管理融入已經開放的社會大潮中去把握。要運用先進的技術手段強化檔案信息的挖掘，讓計算機技術在檔案開發中得以廣泛應用并發揮作用。要加強對先進管理技術的學習鉆研，讓信息技術與檔案管理完美結合，熟練掌握管理技巧，讓檔案開發在創新中發展進步。

4 總結

檔案管理工作要緊跟時代步伐，做到因需而變，因時而變，創新發展。要充分運用新技術新手段做好與傳統檔案管理的結合文章，增加技術含量，才能不斷創新提升檔案管理現代化水平，適應新形勢對檔案工作提出的新要求。