論企業檔案管理規范化的實現

陳 陽

（沈陽飛機工業（集團）有限公司，遼寧 沈陽 110034）

由于計劃經濟體系的嚴重影響，從事文件管理的員工在思想和觀念上相對保守和嚴格，無法滿足文件管理要求。因此，為了促進檔案管理適應當前信息社會的發展并實現管理流程的標準化，有必要更新檔案管理理念，并采取各種有效措施來促進檔案管理的標準化。

1 影響檔案管理標準化的因素

1.1 對檔案管理不感興趣

許多檔案管理人員單方面理解自身的工作職責，并認為工作只是簡單地記錄和復制，然后分類和存檔，并定期分類和檢查記錄，實施有效的檔案管理。此外，文件管理人員沒有深入研究他們的工作，因此不重視文件管理任務，因為其覺得只需要一個簡單的過程就可以完成工作。由于這種誤解，存檔管理任務長期處于停滯狀態，并且更新過程也非常緩慢，從而阻止了存檔管理充分發揮其應有的作用。實際上，文件管理是整個單位的基礎，只有在工作流程井然有序的情況下，單位的整個運作才能滿足平穩發展的要求。

1.2 檔案傳輸系統不嚴格

使用檔案的重點和難點是文件更改過程、更新過程、檢索操作和維護操作。排序和存檔相對簡單，最常見的是文件傳輸過程，當前在文件傳輸操作中被許多部門遵循的系統缺乏嚴格性。傳輸文件時，會出現丟失和混亂的問題，并且文件管理任務會失去其價值。因此，有必要改進不太嚴格的文件傳輸系統，以確保文件傳輸過程的嚴格性，在確保文件傳輸質量的同時發揮文件管理作用，并促進設備的正確運行。

1.3 沒有履行告知檔案重要性的義務

由于對歸檔管理工作不感興趣，實際的歸檔管理任務只是完成工作。當由于缺乏關注而需要使用歸檔文件時，歸檔文件通常會出現問題，影響了企業管理的健康發展。對檔案管理不感興趣的原因是，更多的檔案管理人員沒有理解檔案的重要性，并且檔案管理人員必須告知文件所有者（或使用者）檔案的重要性。

1.4 檔案管理未積極引進先進技術

信息技術已經集成到檔案管理中，利用信息技術對檔案進行組織和管理，大大提高了檔案管理的質量和效率。信息技術的飛速發展和創新導致了越來越先進的信息技術，記錄管理工作的質量和效率決定了部門的發展程度，必須積極引入信息技術的不斷創新以支持該發展，并不斷提高記錄管理工作的質量和效率。沒有積極引入先進技術而仍然應用傳統信息技術，文件管理將無法跟上時代的發展，文件管理也將失去作用。

2 實現檔案管理標準化的策略

2.1 檔案管理理念的更新

單位負責人必須明確檔案管理對單位發展的重要性，不斷更新檔案管理理念，并采取有效措施及時推廣檔案管理人員的管理理念。網絡信息可了解文件管理的程序，將當前先進的歸檔管理概念應用于實際工作，鼓勵歸檔管理員通過教育進行自學，為其提供各種學習機會，并不斷了解正在更新的歸檔管理概念，從而能夠在充分發揮文件管理作用的同時達到快速發展的目的。

2.2 開發完整的檔案管理系統

由于規章制度是規范每個環節工作行為的重要措施，因此，需要每個環節的員工都可以嚴格遵守規定進行工作，因此可以將單位實現穩定、快速發展的需求與規章制度區分開來，以實現各個環節的平穩運行和運轉，確保工作的質量和效率，并進一步實現其發展目標。因此，為了實現檔案管理的標準化，還需要建立一套完整的檔案管理系統。在建立文件管理系統時，首先必須在文件管理的實際工作中發現問題和缺陷，建立有效的問題和缺陷改進措施，并將改進措施集成到管理系統中，成為重要的基礎。規范管理者的行為，積極將現行的先進管理方法引入管理體系，制定文件管理各方面的規范要求，以有效提高各工作環節的質量和效率，增加報酬，并采用處罰制度措施和獎懲手段。激發管理人員的熱情，使其可以立即報告自己對管理任務和無法在管理中有效解決的問題的看法。通過共同努力和集思廣益，可以提高文件管理的效率并有效促進單位的更好發展。

2.3 檔案傳輸程序應嚴格按照該程序執行

檔案傳輸操作的特點是嚴格的過程，嚴格而詳細的過程以及沉重的責任，如果不能保證嚴格的傳輸過程，則可能會導致文件丟失或失真。因此，必須嚴格按照相關程序進行傳輸，具體而準確的傳輸方法如下。首先，需要定時清理文件。應該對所有存檔檔案進行全面清理，以確保檔案內容符合記錄的信息要求。其次，重新加載文件。必須及時恢復文件，以避免由于丟失而造成的問題。最后，對分發的文件進行排序并保存。雜亂無章的文件和材料經常散落，必須對這些文件和材料進行分類。通過分類和歸檔的過程，可以清楚有效地存儲文件信息。排序過程確定是否存在所有文件并匹配實際信息，以有效避免丟失問題。

2.4 積極引進先進的信息技術，完善檔案管理硬件設施

隨著信息技術的飛速發展，如果創新更先進的信息技術，并將可以應用于記錄管理的先進信息技術引入到檔案管理中，可以進一步提高管理的質量和效率。其過程如下：文件管理工作流程的清晰、透明和公平確保了管理流程的標準化，并且通過高級操作，可以及時發現管理工作中存在的問題，通過有效的改進過程來處理問題和缺陷，以確保信息技術檔案管理的質量。此外，由于檔案管理工作的透明度和公平性的影響，部門員工可以積極參與工作，進一步促進部門的穩定發展。為了達到提高檔案管理與先進技術集成度的目的，必須配備基于引進的先進信息技術的配套硬件設施，充分利用先進技術后，才能進一步提高檔案管理的工作效果。

3 結束語

總之，檔案管理是企業發展的基礎，有必要注意檔案管理并解決限制檔案管理發展的各種因素，并通過此方法有效地提高管理的質量和效率。要實時掌握檔案管理的最新信息，并積極引入先進的管理理念和方法，以實現檔案管理的快速增長。