論如何做好國企檔案管理工作

鄭 倩

（中鐵十八局集團第四工程有限公司，天津 300350）

近年來，互聯網的高速發展使我國各個行業的生產經營業態出現了根本性變化，產生了新的生產力。推動檔案管理的數字化建設，能夠在很大程度上提升檔案管理的實際效率，并且能夠有效節省人力，保證檔案信息的完整性，提高檔案管理的便捷性。但是對于不少國企來說，其檔案數字化管理現狀并不容樂觀，還存在各種各樣的問題，嚴重影響了檔案數字化管理的實際質量和水平。因此，進一步具有論如何做好國企檔案管理工作具有重大現實意義。

1 檔案數字化管理內涵

先進的理論是指導實踐活動取得重大進展的先導，深入了解檔案數字化管理的內涵對于進一步做好檔案數字化管理具有重大幫助：

1）檔案數字化基礎設施構建。檔案數字化管理的根基在于檔案數字化基礎設施構建，具體來說要投入一定的資金購進專業的計算機和相關軟件設備，建立完善的國企局域網絡，然后在此基礎上通過框架結構的科學設計，實現檔案信息和資源的共享。

2）檔案數字化資源收集。完善的答案信息資源是檔案數字化管理的基本情況前提，國企加強檔案數字化管理實際是要將相關的信息資源進行數字化的轉變，同時做好檔案信息資源的收集和整理工作，為檔案的數字化發展奠定堅實的基礎[1]。

2 國企檔案數字化管理存在的突出問題

近年來，各國企在檔案數字化管理方面做出了積極嘗試和探索，但是從總體上來看依然存在不少問題，具體如下：

1）檔案數字化建設意識淡薄。雖然我國已經進入了信息化的騰飛階段，但是依然有不少國企對這種歷史的必然發展趨勢無動于衷，在檔案管理的數字化建設方面比較滯后[2]。比如不少國企認為花費資金進行檔案的數字化建設沒有必要，檔案管理由人工進行操作即可，這種淡薄的意識在很大程度上阻礙了檔案數字化管理水平的提升，對于國企的長久發展來說是十分不利的。

2）檔案數字化基礎設施較差。當前不少國企在檔案的數字化方面缺乏足夠的資金，導致檔案數字化基礎設施較差，難以滿足新時期檔案數字化建設的實際需求。比如國企的檔案數字化信息系統設置應該具有防火墻，而且一般是獨立存在的，這樣諸如病毒和黑客等已不能對國企的檔案信息安全構成威脅，但是不少國企并沒有設置獨立的防火墻，導致網絡攻擊和威脅日益頻繁和多樣，使得檔案信息系統防不勝防，面臨著重大的安全威脅。

3）檔案數字化管理人才缺乏。檔案數字化管理離不開專業的檔案管理人才作為支撐，但是從目前的實際情況來看，部分國企的檔案管理工作并不是由專業的檔案管理專業人才承擔的，而是由國企內部的普通員工兼任。在這種情況下，國企檔案的數字化管理面臨著重大的障礙，無法取得重大進展和突破。尤其是隨著信息化時代的到來，檔案的數字化管理所要求的技術含量越來越高，專業人才的缺乏將會對國企檔案數字化管理帶來更大的掣肘作用。

4）檔案數字化安全問題凸顯。“互聯網+”時代的到來，既給國企檔案管理的進一步提升帶來了新的契機，又使得其檔案管理的安全性受到了嚴峻挑戰。從目前的實際情況來看，有不少國企的檔案管理員在日常的檔案維護和管理過程中不太注重安全防護，有時候會使用帶著病毒的U盤以及硬盤等去檔案系統中拷貝資料，這樣就會使計算機病毒進入到國企的檔案管理系統中，既容易造成檔案信息丟失，又容易導致整個檔案管理系統的崩潰。此外，還有部分國企所采用的檔案管理系統本身帶有巨大的安全漏洞，在互聯網環境內容易受到黑客攻擊，造成關鍵檔案信息和資料被盜取，這也應該引起相關國企的特別重視和警惕。

3 國企檔案數字化管理的優化路徑

通過上述分析可知，國企檔案數字化管理還面臨不少問題，相關國企應該從以下幾個方面采取措施促進國企檔案數字化管理的優化與提升：

1）重視檔案數字化建設完善相關管理制度。在當前的歷史時期，數字化和智能化是國企檔案管理的必然發展趨勢，因此作為國企來說要從戰略高度重視檔案管理，并積極引入“互聯網+”，做好檔案管理系統的建設與維護，推動國企的檔案管理買上新臺階。此外，根據檔案管理的新需求，引進更高水平的檔案管理人才，充實目前的檔案管理隊伍，然后在此基礎上明確各自的職責，同時制定和完善檔案數字化管理制度，將國企的檔案數字化管理工作落到實處。

2）投入資金加強檔案數字化基礎設施建設。充足的資金投入是加強檔案數字化基礎設施建設的必要保障，作為國企來說應該樹立長遠的戰略思維，不要為了眼前的“蠅頭小利”耽誤了國企的未來發展。本文建議相關國企在現有盈利水平的基礎上盡量投入足夠的資金為國企檔案數字化建設購進先進的計算機和軟件設備，然后在此基礎上完善相關的配套措施，推動檔案的數字化管理取得更大進步。從長遠的發展來看，檔案管理的數字化建設必然會提升國企的生產力，使國企獲得更大的利潤，實現更好的發展。

3）引進專業檔案管理人才做好相關培訓。通過上述分析可知，國企員工自身的素質對于國企信息安全的影響是直接而重大的，然而部分員工對于數字化技術知之甚少，因此必須要努力加強國企員工的數字化技術培訓，使他們掌握更多的數字化技術。首先，國企要為員工開設培訓班和培訓課程，同時通過輪班等方式使員工能夠有時間參加培訓活動。其次，切實做好考核與評比工作，通過考核與評比倒逼員工重視數字化技術的培訓和學習，并將自己學到的知識和技術應用到國企的檔案管理中去，這樣對于推動國企檔案管理的數字化建設有極大的幫助。

4）應用先進的防護技術維護檔案安全。國企的檔案資料非常重要，必須維護其安全與穩定，筆者建議國企從以下幾個方面做好檔案的安全管理和維護：第一，引進和優化“隔離卡”技術，實現檔案管理系統和互聯網的即時連接與隔斷，避免互聯網中的病毒傳播到國企的檔案管理系統中。第二，使用漏洞掃描技術定期對檔案管理系統進行“體檢”，一旦發現安全漏洞及時對檔案管理系統進行修復，防止更大安全隱患的出現。第三，緊跟時代步伐，不斷了解最新的系統維護技術，對現有的檔案管理系統進行及時的更新和升級，確保檔案管理系統的高效安全運轉，維護檔案安全。

4 結論

綜上所述，推動檔案管理的數字化建設，能夠在很大程度上提升檔案管理的實際效率，并且能夠有效節省人力，保證檔案信息的完整性，提高檔案管理的便捷性。各國企在檔案數字化管理方面做出了積極嘗試和探索，但是從總體上來看依然存在不少問題，如檔案數字化建設意識淡薄、檔案數字化基礎設施較差、檔案數字化管理人才缺乏、檔案數字化安全問題凸顯等。因此本文建議相關國企重視檔案數字化建設完善相關管理制度，投入資金加強檔案數字化基礎設施建設，然后在此基礎上引進專業檔案管理人才做好相關培訓，應用先進的防護技術維護檔案安全，只有這樣才能夠真正做好檔案管理數字化建設。