綏陽縣檔案館的建設與發展

陳 維

（黔南民族醫學高等專科學校，貴州 都勻 558000）

1 綏陽縣檔案館的概述

1.1 歷史變更情況

1993年，根據現實需要，我國對國務院機構進行改革，同時對國家檔案管理機構也進行同步改革。中央一級檔案管理機構按照中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《中央檔案館、國家檔案局職能配置、內設機構、人員編制方案》的規定，將中央檔案館和國家檔案局合并形成“管局合一”的體制改革，實質是“兩塊牌子、一套人馬”履行全國檔案事業行政管理和檔案保管、利用兩種職能。此后各省、市、縣檔案館紛紛實行“管局合一”。綏陽縣檔案局于1981年成立，并與檔案館合并。2001年，與縣地方志編纂委員會辦公室合并。2012年，與縣黨史研究室合并。至此，形成地方志編纂委員會辦公室、黨史研究室與檔案局館、檔案局四合一的格局。初次去綏陽縣檔案館（舊館）調研時是2012年，綏陽縣檔案館像一個家屬院坐落在一個縣城邊沿周圍經營賣煤的角落。2013至2016年綏陽縣檔案館建新館于貴州省綏陽縣洋川鎮晨光路，于2017年從舊檔案館搬進新館。綏陽縣檔案館內設有6個股室：辦公室、業務股、管理股（現行文件閱覽中心）、黨史研究股、縣志股（方志編研室）、政策法規股，每個股室各司其職、各盡其責。

1.2 館藏綜述

綏陽縣檔案館建立后就有計劃地開展檔案的收集、整理工作，并積極開展提供利用的工作，同時負責全縣檔案工作的業務指導和檔案干部的業務訓練等。由于檔案館剛建立，缺乏經驗、人員配備不足、基礎設施落后、業務工作各方面的準備不足，而忽視基礎業務工作。新館建立后，為其得以鞏固和提高，綏陽縣檔案館召開一系列會議，制定統一的規章制度，明確檔案館的工作任務，明晰發展的方向。在經歷不斷地調整和整頓后，全面地開展了以下方面的工作：一是豐富和優化館藏，其實質就是做好收集工作，它是檔案工作中最為重要的

一個環節，也是所有其他工作的前提。2017年以前，綏陽縣檔案館還在舊館，由于設施簡陋，地方狹窄，缺乏硬件設備，存在有館無庫的局面，很多檔案接收進館沒有“容身之地”，所以只接收一些重要的檔案，2013年至2017年建館期間停止接收相關單位檔案。導致檔案質量不佳、數量少、結構單一、接收范圍狹窄等問題。在新館建立后，綏陽縣檔案館除了根據相關規定接收一些單位的檔案以及補收2013年至2017年的檔案之外，并發出檔案資料征集公告，開始多樣化、全面性地向社會各界廣泛地征集反映綏陽經濟建設，社會發展進步，改革開放成果，人民群眾生活對國家和社會有保存價值的文書、手稿、信函、日記、筆記、圖籍、志書、家譜、書畫作品、票證、照片、錄音錄像等檔案資料。在大量收進檔案的同時，強調優選檔案，將重要的檔案收進機構內，達到庫藏優質化，使檔案的質量得以保證。二是加強對檔案的保管和改善保管設施。在保管方面，逐步訂立和完善《檔案保管制度》，有計劃、有目的地對檔案進行保管；檔案館還添置了服務辦公的基礎設施。在檔案保護技術方面，請宏瑞檔案公司對紙張老化腐蝕、字跡褪變的檔案進行復制或手工修復和抄寫、對光盤、磁盤進行拷貝等相應的搶救工作。三是完善檔案的利用服務工作。檔案工作最終的目的是提供利用，更好的服務社會。綏陽縣新建檔案館提供開發檔案供閱覽室、傳真復印室、對外復印室、展廳、宣傳等各種形式和措施向社會提供服務，充分發揮檔案的價值所在。四是開展檔案編研工作。檔案編研工作主要是為了滿足社會公眾、工作者的服務需要而對館藏的檔案原件進行編寫參考資料、編輯史料，參加修史編志等，綏陽縣檔案館主要編纂檔案館指南、檔案工作大事記及《綏陽年鑒》的編纂?？偠灾楆柨h檔案館在不斷地發展和完善，對檔案的管理水平不斷地提高。

2 綏陽縣檔案館發展現狀及存在問題

2.1 檔案意識薄弱，利用率低

由于受教育程度和檔案知識宣傳等因素的限制，人們對檔案及檔案相關的知識接觸很少，這對檔案建設工作和檔案利用服務有很大的影響，在縣級檔案館這種現象尤其突出。主要有幾個方面：一是檔案工作人員對檔案工作的認識不高，他們認為他們的工作就是收集整理檔案，保護檔案的完整性、安全性，使之有目可查即可，或是修復一些老化的檔案，或是對一些紙質檔案進行電子化備份掃描等，導致檔案館工作滯后，阻礙檔案工作現代化建設和發展；二是相關單位的領導對檔案不夠重視，檔案工作普遍存在“說起來重要，做起來不那么重要，忙起來可以不要”的現象，長期不按時移交檔案，檔案工作無法開展，當然這與“管局合一”的弊端有一定的聯系，檔案局行政地位受到影響，導致檔案不能接收進館；三是基層檔案館館藏的大多數是民生檔案，直接聯系著農村勞動人民，而他們的知識水平、文化素質較低，檔案信息意識很低，利用檔案的觀念不強，制約檔案館提供利用服務的發揮。從綏陽縣檔案館的檔案利用的類型來看，主要是用于個人檔案、解決矛盾糾紛。

2.2 人員配備不足，缺乏檔案工作經驗

人員配備對檔案工作起著關鍵的作用，有一支優秀的隊伍才能創造出優秀的成績。綏陽縣檔案局是“一套人馬、四塊牌子”，有大量的工作要做，現今綏陽縣檔案館共有編制人員僅15人，因為一些工作需要還會被調職去其他單位，人力資源嚴重不足。在他們中非檔案專業人員，缺乏專業檔案知識，對檔案工作認識不到位，到館工作后才開始逐步意識檔案工作的重要性和積累檔案工作經驗。

2.3 技術落后，信息化程度不高

隨著現代化社會的發展，檔案工作對技術的要求越來越高，檔案整理要有機可讀，檔案信息要數字化，檔案內容要信息化。綏陽縣檔案館新建館后，在檔案工作的各個方面都有所發展和完善，如設置專門的中心控制室、計算機機房、服務器機房、數字化機房等計算機網絡設備基本齊全。但是由于缺乏相應的專業技術人員，加之對檔案信息化認識程度不到位，在檔案業務工作方面依舊采用傳統的方式進行管理。雖然也在開展檔案信息化工作，但可以說是“零起步”階段，目前只是對于一些紙質檔案進行全文掃描存于數據庫中，并沒有將檔案信息化真正地延伸到檔案業務工作管理和利用方面。

3 綏陽縣檔案館發展趨勢及改善措施

3.1 做好檔案知識宣傳工作，提高檔案意識

從整體上來看，綏陽縣檔案館的檔案宣傳工作做得不到位，首先，宣傳內容單調，主要是宣傳檔案法律法規、檔案專業知識、檔案工作、檔案職業要求要等內容，看似面面俱到，其實只是宣傳檔案館的功能和檔案工作人員的艱辛，不能引起人們的吸引力；其次，宣傳途徑（形式）單一，宣傳力度不夠，主要是通過報刊、出版物、展覽的方式；最后，宣傳對象狹窄，檔案館把檔案視為很“機密”的東西，特別強調檔案工作的政治性，所以對檔案的宣傳僅限于機關領導干部及檔案館本身的內部圈子，導致大部分人，尤其是普通老百姓對檔案和檔案工作不理解，對他們來說檔案是陌生的、神秘的、畏懼的，長期以此他們對檔案漠不關心。因此綏陽縣檔案館必須做好檔案宣傳工作，提高人們的檔案意識。首先轉變宣傳觀念，要把人民群眾關心的焦點或者存在的疑惑作為宣傳的重點，讓他們能主動地去認知檔案和檔案工作對他們的重要性；其次，拓寬檔案宣傳途徑（形式），加大檔案宣傳力度。主要以紙質載體宣傳方式變為利用網絡與媒體、開展座談及演講等多種途徑（形式），如：建立官網、微信公眾號、微博、到基層組織或學校進行演講等，要做到從“蜻蜓點水”似的宣傳轉變為持久的、長期的宣傳；最后，擴展宣傳對象，打開封閉的局面，把檔案和檔案工作帶到群眾中去，帶到學校去，讓人們都能認識檔案和檔案工作。做好這些宣傳工作，逐漸增強人們對檔案的意識，有利于促進檔案事業的持續發展。

3.2 積極引進人才，加大對檔案工作者的培訓力度

中共中央、國務院印發了《國家中長期人才發展規劃綱要（2010-2020）》（以下簡稱人才規劃綱要），是為了更好地實施人才強國戰略的重要舉措，使人才是第一資源的理念越來越成為人們的共識。《人才規劃綱要》中指出：人才是指具有一定專業知識或專門技能，進行創造性勞動，并對社會作出貢獻的人，是人力資源中能力和素質較高的勞動者。①而綏陽縣檔案館編制人員中專業知識欠缺、檔案工作人員年齡老化、計算機技術水平較低等。為了適應檔案信息化的進程，綏陽縣檔案館應該積極引進專業的檔案人才和技術性人才，既要檔案業務知識、又要熟悉檔案管理工作。同時要有相應的計算機操作水平和一定會計知識的復合型人才。根據本館的實際情況，對檔案工作者進行定期的培訓，提高檔案工作者的檔案意識和工作水平，增添檔案工作的創造力和活力，改變墨守成規的工作習慣。

3.3 改善技術條件，提高技術水平，加快檔案信息化進程

著力抓好檔案信息化建設，更新和配置基礎性設施，積極組建技術隊伍，制定切實可行的規劃和實施方略，建立健全檔案信息化建設規章制度和管理標準，做好電子和紙質雙份歸檔管理工作。目前，新館建立了計算機機房、數字化機房、縮微檔案室、服務器機房、仿真機房等，將檔案信息數據異地備份于上海市檔案館。綏陽縣檔案館電子目錄數據只有30萬條左右，其中包括案卷目錄和文件級目錄。由此可見加快檔案信息化進程是縣檔案館重中之重的工作，因此要改善現有的技術條件，提高技術水平，使檔案信息化程度進入新的臺階。