新時代背景下檔案管理在醫院管理中如何發揮新作用

呂文瑩

（河南省駐馬店市中醫院，河南 駐馬店 463000）

醫院檔案管理是目前醫院工作的重要組成部分，具體指醫院實踐業務活動記錄和醫療技術水平發展提升的相關資料數據。醫院檔案管理是一個系統化的概念，包括對醫院檔案的分類、存儲和使用過程的優化，并且在檔案管理中，需要不斷更新理念、創新技術，促進檔案管理系統構建，發揮檔案管理在醫院內部控制中的重要作用，促使醫院檔案管理科學有效。

1 醫院檔案管理特征

1.1 管理內容漸趨多元化

如果從整體結構角度進行分析，當前醫院檔案通常有三種：人事檔案、醫患關系管理檔案、業務指導檔案。人事檔案主要是指醫生的聘用和晉升考核與獎懲的相關信息；醫患關系管理檔案則是將醫生和患者、患者和醫院之間存在的分歧記錄成冊，不但展現出了醫院的服務水平和醫療技術，而且還體現出了醫風；業務指導檔案一般包含了各個科室的檔案，比如外科檔案、內科檔案、心內科檔案、兒科檔案、婦科檔案以及消化內科檔案等等。從這些基本情況能夠看出來，目前醫院的檔案內容種類較多。

1.2 管理工作實現信息化和規范化

第一，全方位對其管理技術進行了改善，同時制定了相應的制度和準則，促使管理工作更加規范。從微觀角度分析，醫院的各項規章制度都是在日常服務工作之中形成的，所以可行性與合理性突出，可以給職工日常工作帶來參考，形成紀律要求。第二，現階段醫院在進行疾病預防、人力資源監管和健康管理等工作中都會使用計算機設備自動生成詳細完整的信息記錄，然后將其保存下來制作成醫院檔案，以此推動醫院快速實現檔案管理規范化。

2 醫院檔案管理的重要性

隨著時代的不斷進步和快速發展，我國各行業在發展中的競爭越來越激烈。對于醫院而言，由于醫院具有一定的特殊性，所以要想從根本上保證醫院綜合實力的有效提升，在面對競爭時可以脫穎而出，占據有利位置，就必須重視醫院內部檔案管理工作的有序開展。醫院檔案管理工作主要是指醫院內部的醫護人員對日常醫療工作內容進行準確、可靠的記錄。醫院檔案可以被看作是醫院所有醫護人員日常醫療診治的主要依據。如果醫院內部的檔案管理工作無法有序開展，現有檔案過于混亂，對醫護人員自身的工作質量將會造成嚴重影響，甚至還會導致醫護工作人員的日常工作效率受到嚴重威脅。因此，針對這一現象，醫院當前在檔案管理工作的具體開展中，必須要保證檔案管理人員自身認真、負責，將每天的相關任務全部都真實的落到實處，體現在各環節中。醫院內部檔案管理工作在具體開展中，主要是將醫院內部的一系列研究、管理工作以及醫療救治等整個過程信息，以光盤、視頻、影像或者是紙張等不同的方式進行記錄，是醫院內部日常管理中非常重要的一部分。通過檔案管理工作的有序開展，還可以促使醫院與外界之間的聯系更加順暢，為自身的基本利益提供保證。因此，醫院檔案管理人員在日常工作時，必須要不斷加強對醫院內部檔案的管理力度，保證相關工作的有序開展，同時還要對一些先進的管理理念、管理對策等進行合理的引進和應用，這樣才能夠保證醫院檔案管理水平的有效提升。

3 新時代背景下檔案管理在醫院管理發揮新作用

3.1 弘揚醫院文化，展示醫院風采

眾所周知，不論是企業還是醫院都包含有形資產和無形資產，一家醫院在群眾中的良好口碑就是一種寶貴的“無形資產”，而最能真實、客觀展示一家醫院良好口碑的方式就是醫院的宣傳片和醫院內部張貼的圖文并茂的展板，我們稱之為影像檔案和聲像檔案。通過影像檔案和聲像檔案，來就醫的患者和家屬可以直觀地對醫院有了初步的了解，通過簡單的畫面和文字敘述，使患者和家屬得到心理安慰，提升了患者的就醫體驗。醫院良好的口碑和形象不是自己吹噓出來的，而是靠多數患者的親身經歷，對醫院的診治技術、服務態度、就醫環境等口口相傳而來。影像檔案和聲像檔案就像醫院的一面鏡子，一家醫院的文化底蘊和精神風貌被時時刻刻展現在患者面前。醫院每天迎來許許多多來自不同地方的患者，他們通過影像檔案和聲像檔案進一步加強對醫院的了解和認識，通過觀看宣傳片和展板，了解就醫相關知識，對該去哪個科找哪個醫生看什么病以及醫院的特色技術了解的一清二楚，進一步提高了他們的就醫體驗和效率。另一方面，患者和家屬通過影像和聲像檔案了解到白衣天使感人的事跡和一切以患者為中心的服務理念以及服務患者的神圣使命感，可以在一定程度上有效地促進醫患和諧，從而進一步提升了患者滿意度。影像和聲像檔案不僅可以服務于患者，還可以通過醫院官方網站、手機等新興媒體服務于其他不來醫院的群眾，使他們不用來醫院就能獲取海量的就醫信息，對于行動不便的群眾來說大大提高了他們的診治效率。

3.2 傳達上級精神凝聚職工力量

以影像和聲像檔案為依托的宣傳部門管理人員通過網站、微信等方式將醫院重大事件廣而告之給全院職工，共同分享醫院的發展成果，無形之中在醫院職工心中匯成一股合力，每名職工不是一個人在戰斗，而是人人參與，彼此影響，從而組成了一個團結、互助、友愛的團隊。影像和聲像檔案在整個醫院文化建設中起著至關重要的作用，相比傳統宣傳方式，影像和聲像檔案有著直觀、及時、通俗、易懂等優點，讓人在緊張的工作之余便能了解醫院的相關信息。影像和聲像檔案可以在職工緊張枯燥的工作環境中增添一點小樂趣，使職工能夠放松心情，這種勞逸結合的方式對提高工作效率有和著積極的作用。

4 現階段醫院檔案管理工作中存在的問題

4.1 管理人員素質能力較低

現階段，醫院檔案管理中，存在管理人員專業素質能力較低，未能發揮實際管理作用的問題，相關部門應提高對檔案管理人員培育的重視程度，善于利用先進技術手段和管理意識，優化設計內容，發揮人員組織建設對檔案管理工作的積極影響。實踐工作表明，管理人員素質能力不夠，直接導致了醫院檔案管理工作方案設計不合理，使得醫院檔案預期管理效果難以發揮，不利于醫院檔案管理工作的現代化建設。

4.2 檔案管理制度體系不完善

醫院檔案管理制度體系，對檔案管理效率提升產生深遠影響，相關領域工作人員應認識到檔案管理的重要性，在日常的管理實踐中，發現檔案管理存在的主要問題，設計有針對性地改進方式，提升問題解決能力。實踐工作中，由于檔案管理制度體系不完善，相關領域工作人員在檔案管理中缺乏科學有效的指導，不利于提升醫院檔案的應用效率。為有效改善這一問題現狀，需要利用先進的檔案管理制度，對目前存在的問題進行調整，發揮管理制度的應用優勢。

5 新時代背景下醫院檔案管理工作有效應用與創新措施

5.1 建設完善檔案管理工作體系

為能夠促進醫院檔案管理工作在新時代背景下高效、有序地開展，首先便需促進檔案管理工作體系完善度。醫院檔案管理不僅是醫院的內部工作，還涉及法律層面。由于患者病歷覆蓋了患者的個人信息，為了防止個人信息泄露的嚴重后果，有必要建立保障機制，為今后醫患糾紛提供直接的證據支持。患者的病歷包括患者的個人信息，甚至隱私，必須建立相關的保障機制，通過建立保障機制，確保醫院病案管理的合法性。在開展檔案管理工作時，由于其所牽涉內容非常諸多，因此需轉變傳統工作方式。而若想建設完善制度，便需促進檔案管理工作向規劃規范化、標準化方向轉型，增大檔案管理工作力度，讓全體員工具備集體意識，構建濃厚檔案管理氛圍。同時，在開展在醫院管理過程之中，需將檔案管理工作納入日常事務當中，定期展開檔案管理工作報告，實時掌控檔案管理情況，在發現管理問題時進行集中探討。通過建設完善醫院檔案管理制度，能夠促使檔案管理更加便捷，更有效地開展日常領導工作，同時也具備一定的約束力，確保相關管理工作人員在日常管理與控制過程之中規范自身行為，保證檔案管理工作準確性。

5.2 實現信息化建設

醫院管理部門要加大資金投入，購置一批先進的檔案管理硬件設備，建立專門的現代化檔案室，配置專用計算機、打印機、掃描儀、電子文件和紙質文件，使檔案易于存儲和分發。作為醫院病案管理最基本的網絡安全設施之一，醫院必須考慮醫院病案管理的特點，加強防火墻的安全建設，選擇適合醫院病案管理的防火墻軟件。該系統的建立需要專門的硬件設施來保證病人信息的安全，增強檢驗檢測系統的內部數據，有效地保證數據的安全性和保密性。現階段，若想全方位深層次落實檔案管理工作，便需通過現代化信息技術為檔案管理工作提供支撐。在信息化技術的推動之下，醫院應通過大數據、計算機等技術，促使紙質檔案朝著電子檔案過渡，同時加大信息化檔案建設力度，才能為服務國民、醫院提供更高質量服務。

5.3 制定合理規范的管理制度

第一，明確相關管理者的職責，建立起合理科學的檔案管理系統，進一步完善相關的管理規章制度，促進醫療事務和管理工作統一，全方位拓展檔案管理工作。第二，在制定好相應的管理制度后，還要嚴格按照相關規章制度去執行工作，同時在后期管理當中不斷對其進行調整，以此有效優化管理模式。另外，加大對檔案管理的考核和評價，設計出相應的工作標準，比如管理效率、管理質量、檔案能否滿足醫院需求等。第三，檔案管理者自身還需要始終貫徹執行《檔案法》等法律規范，通過與時俱進的思想去推動檔案管理建設。同時進一步規范自己的態度和思想，積極使用各項信息技術，充分了解自己的工作內容，在認真負責的工作態度下，加大對管理模式的研究，不斷對管理方式進行改進，促使醫院各個部門都可以共享所需的資料，進而提升檔案的使用率。

4 結束語

綜上所述，醫院檔案管理中，應善于加強管理人員專業素質能力、創新檔案管理技術，注重完善檔案管理制度體系，發揮先進技術在檔案管理工作中的重要價值。同時，也應認識到目前醫院檔案管理中存在的管理人員積極性不足、管理措施落實不到位問題，并且對其進行改善和調整，促使醫院檔案管理現代化。