檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用研究

劉霞云

（山東省曹縣磐石街道辦事處社區衛生服務中心，山東 菏澤 274400）

1 引言

隨著我國經濟的不斷發展，我國在醫療事業上同樣取得了非常重大的進步與成績。同時，我國在醫療衛生事業上也不斷引入了許多的方法與相應的醫療設備，以便于醫療事業的蓬勃發展。醫院作為一種“服務類”行業，并且醫院各類人員流動是非常大的，其與當下大多數企業一樣：進行相應的“檔案管理”是一種必要舉措，對醫院本身尤其醫院的管理者而言是非常重要的。而當下許多醫院在檔案管理模式上仍采用的是傳統意義上的檔案管理模式。傳統的檔案管理模式對醫院的人員管理等方面雖具有一定的意義，但隨著社會的發展與人類社會的不斷進步，傳統的檔案管理模式中存在的一些問題是不是適宜醫院在管理模式上繼續應用的。

2 醫院在檔案管理上所出現的問題

2.1 檔案管理方法趨于落后

首先，醫院中的檔案管理類型主要有以下三類檔案管理類型：即“人事檔案、病例檔案以及文書檔案”三類。而醫院在進行檔案管理的過程中需要針對不同類型的檔案進行不同的部門的分類管理：人力資源管理部門主要負責對人事檔案進行管理；醫院的檔案室負責文書檔案的管理；關于病歷檔案的管理工作則主要由醫務處的病案室負責相應的管理。然而，醫院各類人員有流動性大、密度高以及人員復雜混亂化等特點，再加上當許多醫院會與許多的醫學類院校進行相應的合作。因而，醫院的人員檔案更加復雜。但目前許多醫院仍采用的是利用人力資源對檔案進行管理。醫院的各類人員檔案是非常多并且非常復雜的，采用人工對檔案進行管理容易出現對檔案整理錯亂或者檔案分類不明確的相關問題。因此，醫院在檔案管理的方式方法上是需要“另辟蹊徑”的。

2.2 檔案管理人員欠缺專業能力

醫院的工作人員是非常豐富的，且許多醫院在創立之初會設立許多部門，相應地嗎，也會招來許多的人力資源。尤其對于利用傳統模式：即采用人工對檔案進行管理的部門，對于人力資源的需求更是非常需要的。因而，醫院對這類部門會招聘更多的人力資源。但也因為招聘的人力資源過多，會導致醫院在檔案管理上出現人力資源過剩以及人力資源缺乏相應的檔案管理方面的專業知識與專業素養。因此，致使醫院在進行檔案管理工作時效率低下，錯誤率低的問題出現。因而，醫院在檔案管理模式的人員的聘用上應該提高標準與要求。

2.3 醫院檔案管理機制不健全

其實，當下許多醫院并不重視醫院在檔案管理方面的相關工作，因而導致了檔案部門的管理無法得到及時準確的相應指導，從而也導致檔案管理工作開展時容易出現相應的問題以及一些管理漏洞，以至于醫院無法有效地將檔案管理應用到臨床工作當中去。其次，醫院在監督考核工作上缺乏相應的機制，獎罰機制也非常欠缺，從而導致檔案管理人員缺乏對工作的積極性[1]。這些問題導致了醫院未能建立健全檔案管理制度，影響了醫院工作的效率與進度。

3 促進醫院檔案管理改革與應用的措施

3.1 改進檔案管理方式

當下是科學技術與信息技術快速發展的時代，現下許多行業都利用了相應的科學技術投入到相關的工作中去。醫院也應與時俱進，對于醫院采用的那些傳統的檔案管理模式，如：采用人工收集、整理與檢索檔案等的這些模式在隨著醫院檔案內容的不斷增加，這些模式是不適用的。“電子檔案”具備極大的容量，并且丟失風險比較低，能保存的時間很長，最主要的是其在文檔檢索上變得更加容易，有效運用電子檔案的是非常有用且有效的。因而，醫院可以采用“構建檔案信息化管理平臺；其次對于以往的紙質檔案內容，可通過掃描的方式保存電子檔案”的方式進行檔案管理，這個方式有利于醫院做好查詢權限管理，防止檔案泄露。

3.2 加強檔案管理工作人員的能力提升

首先，對于醫院自身與醫院管理者來說：員工的專業能力是非常重要的。員工的專業能力在很大程度上可以促進醫院各項工作的順利開展，有利于提高醫院相關工作的效率。其次，對于工作人員來說：提高自身的專業能力以及自己的崗位相關專業知識的學習是非常重要的，提高自身的專業素質以及專業素養，對自己的生活方面以及自己的社會價值都有很大的推動作用。因此，醫院自身在招聘相應的檔案管理工作人員時，應制定相應的高標準，高要求；其次，對于已在醫院進行檔案管理的工作人員，應定期組織相應的檔案管理知識的培訓；再者，檔案管理相關工作人員也要定期且不斷地積極參與醫院組織的相關培訓并且要不斷去學習相關專業知識，以便于檔案管理工作的開展與順利運行。

3.3 完善醫院檔案管理機制

上文提到“醫院在監督考核工作上缺乏相應的機制，獎罰機制也非常欠缺，從而導致檔案管理人員缺乏對工作的積極性。這些問題導致了醫院未能建立健全檔案管理制度，影響了醫院工作的效率與進度。”因此，醫院在檔案管理部門的職責分配上要做好明確的分工與考核并且建立明確的獎懲機制，促使各部門及相關員工做到各司其職，各盡其職，不斷提高員工對工作的積極性[2]。

4 結語

當下很多醫院在進行檔案管理工作時仍采用的是傳統的檔案管理模式，而隨著社會的進步與不斷發展，一些傳統的管理模式容易導致醫院出現“檔案管理方法趨于落后；檔案管理人員欠缺專業能力；醫院檔案管理機制不健全。”問題的出現。因此，醫院應采用相應的措施比如：“改進檔案管理方式；加強檔案管理工作人員的能力提升；對傳統的管理模式進行改革；完善醫院檔案管理機制。”來改革醫院檔案管理模式，以便于醫院更好地將檔案管理模式應用的醫院工作中。