淺談產品質量檢驗檔案管理的重要性

王向杰

（林西縣市場監督管理局，內蒙古 赤峰 025250）

食品產品質檢的結果情況，通過食品質檢報告的信息檔案可以明確體現出來，成為食品監督部門監督執法的有效參考依據，因此加強食品產品質量檢驗報告檔案管理是非常重要的。食品質檢報告的管理保存是否規范科學，是質檢部門整體水平能力的重要體現。隨著現代經濟水平的發展，人們有了對食品產品更高的重視和要求，因此加強產品質檢報告的管理工作也顯得尤為重要。在管理產品質檢報告檔案時，相關工作者要積極應用創新理念，使食品質檢報告的檔案管理能力符合時代要求。

1 加強食品產品質量檢驗報告檔案管理的重要性

食品產品質量檢驗報告檔案是食品產品質檢的重要反映，也是各個監督部門進行執法監督的重要依據，因此加強食品產品質量檢驗報告檔案管理是非常重要的。食品安全直接影響著人民群眾的生命安全，藥以安為生，民以食為天，充分體現了食品對人們健康生活的重要性。用藥用餐必須由食品檢驗檔案的合法管理來進行保障，換言之，食品檢測機構身上背負著對于民眾安危的重要責任。結合真實案例來看，曾經發生過許多對人民造成嚴重生命危害的事件，如毒豆角、毒奶粉、假藥、毒豆芽、蘇丹紅、地溝油等，這些都在食藥檢測時被揭示。通過對違法的不良食藥的檢測和揭露，能夠為人們起到警醒和防范意識，以減少有毒食品藥品對人們的傷害。食品檢驗檔案管理為群眾食藥提供安全的保障。其檢測是按國家要求規范為依據執行，具有保障民眾生命安全的關鍵作用。經過抽查，將食品中假冒偽劣產品進行處理與揭露，清掃食品市場環境，使人民生命得到安全的保障。食品產品質量檢驗報告檔案是食品產品質檢的重要反映，也是各個監督部門進行執法監督的重要依據。科學規范的食品產品質量檢驗報告檔案管理能夠有效地體現出部門的綜合管理水平，同時加強對產品質檢報告檔案的管理也是現代社會發展的要求，為此在進行產品質檢報告檔案管理的時候，工作人員應該加強對創新理念的應用，提高報告檔案的管理水平。

2 加強食品檢驗檔案管理

2.1 檢驗報告檔案的規范化管理

1）按照檢驗檔案的相關規定進行妥善的保管儲存。我國食藥檢測機構準則規定，要妥善留存歸檔好檢測的原始記錄和報告，使檢驗檔案有可據可查。另外保證6年以上的對原始記錄和報告的保存期限。因此要提供安全的保管場所及環境給檔案管理，由專人負責，確保超過保存期限的也可獲得追溯的完整性。

2）對電子文件的檢測報告采取相應措施，防止改動或丟失原始數據。現代電子信息科技的發展，挑戰著網絡系統的安全，提出了對檢測單位電子文件較高的技術要求。電子文件想得到的安全保障，以下工作內容必須做到：完善電子文件管理制度，包括電子文件登錄、流轉和跟蹤方面的管理。管理電子文件時利用口令管理、電子簽章、指紋識別等新手段，使身份認定精度增強，嚴格操作權限管理。按照人員職責、設備管理、信息安全等情況，合理劃分操作權限的系統管理，嚴謹設計軟件功能和操作模式。客戶保密工作要做好。報告檔案結果影響著企業經濟利益，有可能還會形成嚴重的社會影響，所以保密工作不容忽視。根據本機構質量管理的制度進行對歸檔資料的借閱，其他外單位人員不得隨意拷貝和查閱復印。

2.2 檔案管理增強規范意識

現階段我國很多食品監測工作者員對質檢工作未有強烈的重視感，對質檢報告存檔工作沒有正確的認識，所以，規范性的質檢報告管理工作，需要從增加質檢工作者的管理規范意識做起。首先食品檢測檔案管理人員必須認識到此項工作的必要性和關系人民生命的重要性，可以在日常的工作考核中將質檢報告的管理融入其中，促使其形成對食品質檢檔案管理工作的嚴謹與負責態度。

2.3 檔案管理能力的提升

檔案管理人員對其工作有了充分的重視意識后。良好的職業素養也是必須具備的，保證要以認真謹慎的態度去對待每一份食品質檢報告書，將其資料信息歸檔保存好。另外緊跟時代的步伐與變化，對食品相關專業知識加強學習，跟隨有經驗的工作人士不斷學習和積累，熟練掌握檔案管理內容，對自身綜合能力加強鍛煉。對一些學習單位及國家的檔案管理文件，積極參與學習。另外，積極進行一些專業檔案知識管理的培訓。有些非專業工作者從事檔案管理工作，因此檔案管理知識基礎性的培訓是其工作的首要步驟。只有經過正規相關教育與培訓后，才能對具體的管理工作上能有大綱式的了解，才能對食品質檢信息檔案有科學規范性的歸檔能力。

2.4 檢驗報告檔案管理的現代化

1）檔案管理工作中計算機技術的運用。大量的信息體現在質檢檔案中，使得檔案管理所包括的內容和程序十分復雜繁瑣。要想減少質檢工作人員的工作強度，減少一些重復性的工作，因此需要結合現代化的電子信息技術系統，進行質檢信息文件的起草、錄入、檢索、匯集和統計打印工作快捷規范的操作與保存。檢驗檔案在電子計算機現性化的系統操作下，大大降低了人工操作的勞動強度，發揮了信息技術的優勢和效果，顯著提升了食品檢測信息管理工作效率。

2）遠程互動和局域網平臺加強建設，達到共享資源。檢測報告信息采用電子信息技術管理，有效代替了紙質內容，同時也能達到有關上級單位和其他機構提出的不同新標準和技術要求，將委托機構或單位的需求與檔案信息的查詢技巧能夠與現代化的電子信息技術快速運算能力與超強的信息存儲量進行資源共享。在規范性的實驗室質量管理前提下，利用電子信息管理技術，對遠程互動和局域網加強平臺建設，將食品檢測檔案信息加快搜索與傳播的速度，達到可以資源共享的效果。利用信息管理系統，掌控檢驗報告的資料及流程詳情，使其獲得自動化的傳遞實驗室信息，使得質檢信息的可控性、溯源性、完整性得到充分及時準確的保證。在電子技術操作下通過查詢模塊使食品各類信息資源獲得共享，通過檢索關鍵字、或是時間范圍的檢索，對食品樣品綜合管控，還可以實現存儲、分析、共享與整體的分類與統計。通過一次信息的登記錄入，實現多機構的利用和搜索查證，減少需重復的輸入登記，降低了勞動量，使信息成本的管理工作得到了有效地提高，另外管理成本也合理節約了。

開展對各類食品的嚴格檢驗工作，是食品質量檢驗檢測機構主要的工作內容，通過記錄工作過程中的各類信息資料，整理歸檔成為食品文字資料的檢驗報告書，在食品監督管理中，食品的質量檢驗報告書檔案，發揮著十分重要的作用，食品質量檢驗機構，嚴格做好對于各類食品質量檢驗報告書的歸檔整理保存，利于以后各類重要事務開展的搜索查詢，是其日常管理工作的基礎，現階段我國食品質量檢測機構想要更好更完善地做好這項關乎民生安全問題的重要工作，還需要相關檔案管理工作者不斷在實踐工作中努力探索與優化，以進一步保障人們的食品安全。