電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策

許琪瑋

（茂名職業技術學院，廣東 茂名 525000）

在我國信息技術不斷向好的宏觀背景下，數字化技術得到了深入應用，在檔案管理工作中起到了重要作用，其工作效率也隨之有所提升。但是在高職院校的文書檔案管理過程中，管理方式不科學、管理人員專業知識不夠、相關技術落后于時代發展、對檔案管理缺乏重視等一系列問題使得檔案管理工作容易出現一些負面問題。所以，在電子化時代，研究高職院校文書檔案的歸檔對策刻不容緩。

1 高職院校文書檔案的新特點

在信息化的大背景之下，傳統的檔案保留和信息收集的方式已經得到了不斷的升級。在如今的檔案管理中，數字化占據了很重要的地位。對于檔案管理如何引進先進的信息技術設備，得益于整體上檔案管理規范性和有效性的顯著提升，同時，這也在根本上降低了原先較高的固定成本。數字化檔案本身擁有了更顯著的優勢，即便于拷貝和復制。如今，在學校文書檔案的分析和歸類中已經廣泛的使用電子文書。通過先進的信息技術設備和多地拷貝保存，使得信息檔案保留完好，當有人需要對檔案進行查閱時，只需要檢索即可，省去了很多的時間成本。此外，更好的檔案數據的建設，有助于學校摒棄不好的決策，完善學校的長期策略。不難看出，電子文書比起紙質檔案更加有助于檔案管理整體水平的提升。從目前來看，由于信息技術的不斷發展，數據檔案逐漸走入了人們的視野，并引起相關部門的重視。力求將數據檔案和現實環境結合起來，成為很多學校目前關注的工作。

2 高職院校文書檔案的歸檔對策

從宏觀角度看，高職院校文書檔案不論是數字化管理意識還是管理人員的綜合素質方面仍存在很多的問題，為了從根本上來改變現狀，推動歸檔工作的有序進行，針對未來時期的檔案管理仍需關注如下的對策：

2.1 構建多元化的安全壁壘

安全是檔案的先行詞，檔案的一個顯著特點就是具有機密性，無論是理論上還是實踐中，高職院校在對檔案進行管理時，必須要重視檔案的安全問題，構造檔案的安全壁壘，以應對當前環境中檔案丟失等不利的因素。通過不斷優化相關的技術來加密檔案信息。近幾年來，檔案的安全問題已經引起了各方的關注，信息安全部門必須盡快完善相關技術的開發，使檔案的安全系數提高，這樣才能使檔案更加具有機密性，多元化的安全壁壘也因此能夠有效的建立起來。

2.2 拓寬宣傳范圍

數字化宣傳在檔案數字化管理中有著舉足輕重的作用，只有大力宣傳檔案管理數字化的重要性，高職院校的有關部門及其內部人員才能真正意識到在數據化的大背景下，數字化檔案已經是不可逆的時代潮流。所以在當前的發展階段，宣傳范圍不能再局限于原有的空間，必須盡快拓寬，只有相關部門充分了解了現有的信息化進程，歸檔工作的開展才能有堅定的信息后盾。因此必須在數字化管理方面投入更多的技術、資金，從而使數字化技術更好的完善。

2.3 提升相關人員的專業知識

檔案管理人員的綜合能力，是檔案數據化的直接影響因素，相關人員每天與檔案有密切接觸，所以，必須要提高其綜合素質，高職院校的教育工作固然重要，但是因為管理人員失職導致的相關資料檔案的丟失只會讓其信譽蒙受不必要的損失。同時，除了相關人員的自身素質外，學校也要定期對員工的專業知識進行培訓，而且在進行人員招聘時，要注重對所學專業的要求。此外，安全意識是專業能力的首位，一定要使員工引起充分的重視，并且制定相關的工作制度，以使其檔案得到妥善的保管。

在檔案管理人員的角度，其必須要有堅定的集體主義精神，把集體的利益放在首位，順應時代數據化的潮流，加強自身在檔案管理專業知識和技能方面的學習，不斷積累檔案管理工作經驗，發揮正確且積極的內部效應，提高高職院校的檔案管理水平，使檔案管理順利，運轉高效。

2.4 定期革新和升級操作系統

在如今的大數據背景下，很多給管理系統的更新與優化都離不開科學技術的支撐，所以要想提升檔案管理的質量和效率，高職院校必須定期對數字化的軟件進行更新和優化，這項工作并非短期內能夠完成的，所以檔案的管理人員一定要有長遠的眼光。定期的革新和升級操作系統可以使整個系統的運行比較順暢，避免信息的不完全同步性外，還能有效保證其競爭地位。現在操作系統的定期革新和升級需要的是強化配套的軟硬件設備，即必須不斷地升級內部的基礎設施，時刻保持擁有最新的操作系統。

2.5 制定出統一的管理系統

在電子化時代，高職院校文書檔案的數據分析工作已經走向成熟，不過沒有對檔案進行統一的系統管理，其行政部門有必要通過自身檔案的特點，制定出統一的管理系統，使整個學校的運行更有效率，最終形成自身特有的管理體系，這種系統既能夠提高檔案工作的效率，對其運營效率也有不可磨滅的作用。管理系統的統一使其固定成本變大，但是可變成本會越來越小，此時，會達到高效率的運營模式。通過嚴格執行和落實管理系統，能夠使學校運營一條不紊的進行，最終實現檔案數字化的全新發展。此外，有效的管理系統能夠加快一個學校的信息運營速度，使得其在信息化的大背景下，不會因為信息因素而輸掉競爭。因此一定要注重建設統一的管理政策，才能使高職院校的文書歸檔正常運行。

2.6 重視數據庫建設和使用

檔案的存儲說白了就是數據庫的建設，在對數據進行搜集和整理之后，加以分析，得出的結論以及其中所運用到的數據即構成了數據庫，這個數據庫并不是一次性的產物，而是隨著學校的發展日趨健全和完善的，最終形成一個龐大的信息數據庫。但是數據庫的建設離不開相關信息技術的發展，在對信息的收集階段，要運用到很多的處理和鑒別技術，而在整理階段，目錄等一系列的信息技術也派上了用場，最后的分析階段要用到很多大型的數據分析技術才能得出相關的一些結論。通過對一些實體技術的使用，紙質版的信息轉變為了信息化的檔案，在完整性等方面有了保障，在后期的查閱和檢索中，技術仍是不可或缺的一環，所以，一定要重視數據庫的建設。

3 總結語

隨著科學技術的發展，信息化和電子化成為時代發展的必然趨勢，從高職院校的角度來看，電子文書的使用逐漸廣泛起來，因此，研究電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策是十分重要的。