檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)要點(diǎn)分析

王小霜

（洛陽(yáng)市檔案館，河南 洛陽(yáng) 471000）

互聯(lián)網(wǎng)的普及，催生了大量先進(jìn)的信息技術(shù)，給各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展帶來(lái)了日新月異的變化，進(jìn)一步推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的步伐。當(dāng)前，我國(guó)各級(jí)檔案館深入貫徹國(guó)家信息化發(fā)展規(guī)劃要求，積極引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)的信息技術(shù)，有效推進(jìn)檔案館數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范了檔案管理工作內(nèi)容和流程，有效提升了數(shù)字化工作效率。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

1）豐富館藏?cái)?shù)字檔案資源。洛陽(yáng)是華夏文明的發(fā)源地，擁有5000多年的文明史，歷史上先后有十多個(gè)王朝建都洛陽(yáng)。檔案是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)時(shí)代的歷史標(biāo)記，能夠真實(shí)反映某一時(shí)期、某一地點(diǎn)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況與人文風(fēng)貌。因此，相比其他檔案館，洛陽(yáng)檔案館無(wú)論是館藏?cái)?shù)量，還是規(guī)模都具有較大優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前，國(guó)家高度重視檔案數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)搜集、分析檔案數(shù)據(jù)。在傳統(tǒng)檔案資源管理當(dāng)中往往存在重復(fù)操作、工作量大等問(wèn)題。當(dāng)采用文件數(shù)字化處理以后，可以直接利用云計(jì)算平臺(tái)即時(shí)采集和分析檔案當(dāng)中的數(shù)據(jù)，使得檔案工作更便捷、更實(shí)用。新時(shí)代新環(huán)境下，若將檔案館僅僅看作是一個(gè)檔案存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)，有點(diǎn)不合時(shí)宜了。現(xiàn)代檔案館不再是單一的檔案保管部門(mén)，而承擔(dān)了信息提供和服務(wù)的職責(zé)，通過(guò)數(shù)字化處理，可以進(jìn)一步豐富館藏?cái)?shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的目標(biāo)。

2）實(shí)現(xiàn)館藏檔案自身價(jià)值。傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)檔案，受溫度、濕度等環(huán)境影響較大，不易保存，一旦出現(xiàn)破壞，將產(chǎn)生不可逆的損失。同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)量越多，則存儲(chǔ)面積越大。伴隨城市化進(jìn)程的不斷加快，城市人多地少的現(xiàn)象愈加嚴(yán)峻，想要不斷擴(kuò)充空間存儲(chǔ)大量檔案資料難度很大。而檔案數(shù)字化的應(yīng)用，不僅有利于保護(hù)檔案原件，還能減少倉(cāng)庫(kù)面積。除此之外，檔案數(shù)字化的應(yīng)用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、檢索的功能，還可以消除空間、時(shí)間的限制，實(shí)時(shí)做到檔案資料傳輸、共享，最大限度發(fā)揮館藏檔案的自身價(jià)值。

3）提升檔案信息服務(wù)水平。當(dāng)前，我們已經(jīng)步入了一個(gè)萬(wàn)物互聯(lián)的時(shí)代，5G、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，為人們獲取信息提供極大的便利性。為了最大限度發(fā)揮檔案館的社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值，必須跟上到新時(shí)代發(fā)展的需求，加快檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案是一個(gè)時(shí)期社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)寫(xiě)照，想要將其更直觀(guān)、更全面、更系統(tǒng)地體現(xiàn)出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化不失為一個(gè)最佳選擇。通過(guò)數(shù)字化處理，可實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)“微縮化”，為檔案管理提供了更多可能性，進(jìn)一步提升了檔案信息服務(wù)水平。

2 提升檔案數(shù)字化建設(shè)水平的措施

1）健全數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（1）完善相關(guān)法律法規(guī)。2020年6月，十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過(guò)了《檔案法》中有關(guān)內(nèi)容的修訂。強(qiáng)調(diào)了推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，要求安全保存和有效利用數(shù)字化成果等數(shù)字資源。通過(guò)法律法規(guī)的進(jìn)一步完善，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了法律依據(jù)。除此之外，還要針對(duì)信息資源建設(shè)、信息管理等方面，及時(shí)制定相關(guān)法律法規(guī)，推進(jìn)我國(guó)信息立法，從宏觀(guān)層面上為我國(guó)檔案數(shù)字化工作提供強(qiáng)有力的保障。（2）強(qiáng)化版權(quán)保護(hù)力度。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，知識(shí)成為市場(chǎng)爭(zhēng)奪的重要資源。當(dāng)前，檔案數(shù)字化所引發(fā)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議越來(lái)越多，為了進(jìn)一步鞏固和強(qiáng)化版權(quán)保護(hù)工作。必須從自身做起，要求檔案館必須清晰地認(rèn)識(shí)到版權(quán)的重要性，多渠道及時(shí)向社會(huì)公開(kāi)、公布檔案使用的具體要求，比如權(quán)限、范圍等。（3）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在數(shù)字化工作當(dāng)中，檔案著錄是重中之重，直接關(guān)系到檔案數(shù)字化的質(zhì)量，甚至對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案信息能否相互連通、共享影響巨大。為了進(jìn)一步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，必須規(guī)范數(shù)字化工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的規(guī)范要求，比如圖片方面，保證所有分辨率、大小、格式等統(tǒng)一。

2）加強(qiáng)檔案數(shù)字化質(zhì)量管控。第一，加大數(shù)字化設(shè)備投入。目前，很多檔案館普遍存在基礎(chǔ)設(shè)施不足現(xiàn)象，為此，必須加大檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施成本投入，從而檔案實(shí)物，并助于后續(xù)資源開(kāi)發(fā)。比如，檔案文本具有較大篇幅時(shí)，盡可能使用大幅掃描儀，或條件不允許，可同時(shí)采用多臺(tái)掃描儀處理，進(jìn)一步提高工作效率。此外，針對(duì)數(shù)字化加工的電腦型號(hào)盡可能達(dá)到統(tǒng)一，使用前，需對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試與檢查，保證各項(xiàng)參數(shù)準(zhǔn)確。第二，加大安防設(shè)備投入。在數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化等環(huán)節(jié)，需安裝充足的攝像頭，并保證可實(shí)現(xiàn)定期回放的作用。為了減少排查加工過(guò)程中的安全隱患，應(yīng)指派專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督與管理。合理配置消防設(shè)施和報(bào)警設(shè)施，確保場(chǎng)所的安全性。同時(shí)，還要注重網(wǎng)絡(luò)安全，安裝殺毒軟件，定期做好垃圾清理和殺毒工作。并做到與外網(wǎng)隔離，嚴(yán)禁采用各種無(wú)線(xiàn)設(shè)備，建立一個(gè)全過(guò)程、全面化、全方位的高科技安全防范系統(tǒng)。第三，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理。意識(shí)指導(dǎo)行動(dòng)，行動(dòng)決定結(jié)果，檔案是極為珍貴的歷史資源，在數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，存在極大的風(fēng)險(xiǎn)性。因此，必須增強(qiáng)所有工作人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，將檔案實(shí)體破損、信息泄露作為風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)，將各種安全隱患扼殺在搖籃里。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案安全教育工作。組織相關(guān)人員深入學(xué)習(xí)檔案安全知識(shí)和法律規(guī)范，提升檔案安全意識(shí)，防止各種不安全行為的出現(xiàn)。此外，還要編制突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。在檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，一旦出現(xiàn)突發(fā)狀況將會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。因此，應(yīng)制定詳細(xì)的突發(fā)事件應(yīng)急處理預(yù)案。當(dāng)發(fā)生緊急情況時(shí)，能夠組織相關(guān)人員迅速做出反應(yīng)，降低事故危害。

3）注重?cái)?shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)。作為一項(xiàng)綜合研究項(xiàng)目，檔案數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)人的支持，因此，必須重視檔案館相關(guān)工作人員的素質(zhì)提升，只有這樣才能提升檔案數(shù)字化工作效率，才能確保檔案數(shù)字化工作成果的質(zhì)量。首先，轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀(guān)念，思想決定行動(dòng)，只有提高工作人員對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，才能提高工作的積極性，才能全身心地融入到檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中。其次，要提升工作人員的專(zhuān)業(yè)能力，數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)新事物，需要工作人員根據(jù)自身實(shí)際情況，掌握相關(guān)信息技術(shù)要點(diǎn)，同時(shí)，也可以組織開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)為工作人員“充電”，提升專(zhuān)業(yè)技能。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)字化工作受到了相關(guān)部門(mén)的高度重視，加快檔案數(shù)字化是當(dāng)前各級(jí)檔案管理部門(mén)的工作重點(diǎn)。為此，必須重視檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源充分利用與共享，延長(zhǎng)珍貴檔案壽命，再現(xiàn)歷史真實(shí)“畫(huà)面”，豐富檔案文化內(nèi)涵，為我國(guó)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。