檔案館檔案數字化建設要點分析

王小霜

（洛陽市檔案館，河南 洛陽 471000）

互聯網的普及，催生了大量先進的信息技術，給各個領域發展帶來了日新月異的變化，進一步推進了檔案信息化建設的步伐。當前，我國各級檔案館深入貫徹國家信息化發展規劃要求，積極引入大數據、云計算、人工智能等先進的信息技術，有效推進檔案館數字化建設，進一步規范了檔案管理工作內容和流程，有效提升了數字化工作效率。

1 檔案數字化建設的重要意義

1）豐富館藏數字檔案資源。洛陽是華夏文明的發源地，擁有5000多年的文明史，歷史上先后有十多個王朝建都洛陽。檔案是一個國家、一個地區、一個時代的歷史標記，能夠真實反映某一時期、某一地點的社會經濟發展情況與人文風貌。因此，相比其他檔案館，洛陽檔案館無論是館藏數量，還是規模都具有較大優勢。當前，國家高度重視檔案數字化建設，通過大數據、人工智能等先進信息技術的廣泛應用，可以實現實時搜集、分析檔案數據。在傳統檔案資源管理當中往往存在重復操作、工作量大等問題。當采用文件數字化處理以后，可以直接利用云計算平臺即時采集和分析檔案當中的數據，使得檔案工作更便捷、更實用。新時代新環境下，若將檔案館僅僅看作是一個檔案存儲倉庫，有點不合時宜了。現代檔案館不再是單一的檔案保管部門，而承擔了信息提供和服務的職責，通過數字化處理，可以進一步豐富館藏數字檔案資源，實現傳統檔案轉化為數字檔案的目標。

2）實現館藏檔案自身價值。傳統檔案多為紙質檔案，受溫度、濕度等環境影響較大，不易保存，一旦出現破壞，將產生不可逆的損失。同時，紙質檔案數量越多，則存儲面積越大。伴隨城市化進程的不斷加快，城市人多地少的現象愈加嚴峻，想要不斷擴充空間存儲大量檔案資料難度很大。而檔案數字化的應用，不僅有利于保護檔案原件，還能減少倉庫面積。除此之外，檔案數字化的應用，通過網絡查詢、檢索的功能，還可以消除空間、時間的限制，實時做到檔案資料傳輸、共享，最大限度發揮館藏檔案的自身價值。

3）提升檔案信息服務水平。當前，我們已經步入了一個萬物互聯的時代，5G、物聯網、大數據等技術的應用，為人們獲取信息提供極大的便利性。為了最大限度發揮檔案館的社會價值和歷史價值，必須跟上到新時代發展的需求，加快檔案數字化建設。檔案是一個時期社會實踐活動的真實寫照，想要將其更直觀、更全面、更系統地體現出來，實現檔案數字化不失為一個最佳選擇。通過數字化處理，可實現檔案存儲“微縮化”，為檔案管理提供了更多可能性，進一步提升了檔案信息服務水平。

2 提升檔案數字化建設水平的措施

1）健全數字化標準規范。（1）完善相關法律法規。2020年6月，十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了《檔案法》中有關內容的修訂。強調了推進傳統載體檔案數字化建設，要求安全保存和有效利用數字化成果等數字資源。通過法律法規的進一步完善，為檔案數字化建設奠定了法律依據。除此之外，還要針對信息資源建設、信息管理等方面，及時制定相關法律法規，推進我國信息立法，從宏觀層面上為我國檔案數字化工作提供強有力的保障。（2）強化版權保護力度。伴隨社會經濟的迅速發展，知識成為市場爭奪的重要資源。當前，檔案數字化所引發的知識產權爭議越來越多，為了進一步鞏固和強化版權保護工作。必須從自身做起，要求檔案館必須清晰地認識到版權的重要性，多渠道及時向社會公開、公布檔案使用的具體要求，比如權限、范圍等。（3）統一標準規范。在數字化工作當中，檔案著錄是重中之重，直接關系到檔案數字化的質量，甚至對數據庫中檔案信息能否相互連通、共享影響巨大。為了進一步推進檔案數字化工作，必須規范數字化工作執行標準，制定詳細的規范要求，比如圖片方面，保證所有分辨率、大小、格式等統一。

2）加強檔案數字化質量管控。第一，加大數字化設備投入。目前，很多檔案館普遍存在基礎設施不足現象，為此，必須加大檔案數字化基礎設施成本投入，從而檔案實物，并助于后續資源開發。比如，檔案文本具有較大篇幅時，盡可能使用大幅掃描儀，或條件不允許，可同時采用多臺掃描儀處理，進一步提高工作效率。此外，針對數字化加工的電腦型號盡可能達到統一，使用前，需對設備進行調試與檢查，保證各項參數準確。第二，加大安防設備投入。在數字化檔案轉化等環節，需安裝充足的攝像頭，并保證可實現定期回放的作用。為了減少排查加工過程中的安全隱患，應指派專人進行監督與管理。合理配置消防設施和報警設施，確保場所的安全性。同時，還要注重網絡安全，安裝殺毒軟件，定期做好垃圾清理和殺毒工作。并做到與外網隔離，嚴禁采用各種無線設備，建立一個全過程、全面化、全方位的高科技安全防范系統。第三，加強風險管理。意識指導行動，行動決定結果，檔案是極為珍貴的歷史資源，在數字化建設當中，存在極大的風險性。因此，必須增強所有工作人員的風險防范意識，將檔案實體破損、信息泄露作為風險防控重點，將各種安全隱患扼殺在搖籃里。同時，還要加強檔案安全教育工作。組織相關人員深入學習檔案安全知識和法律規范，提升檔案安全意識，防止各種不安全行為的出現。此外，還要編制突發事件應急預案。在檔案數字化建設當中，一旦出現突發狀況將會造成無法挽回的損失。因此，應制定詳細的突發事件應急處理預案。當發生緊急情況時，能夠組織相關人員迅速做出反應，降低事故危害。

3）注重數字化人才隊伍建設。作為一項綜合研究項目，檔案數字化建設離不開人的支持，因此，必須重視檔案館相關工作人員的素質提升，只有這樣才能提升檔案數字化工作效率，才能確保檔案數字化工作成果的質量。首先，轉變工作人員的思想觀念，思想決定行動，只有提高工作人員對檔案數字化建設的重視程度，才能提高工作的積極性，才能全身心地融入到檔案數字化建設當中。其次，要提升工作人員的專業能力，數字化建設是一個新事物，需要工作人員根據自身實際情況，掌握相關信息技術要點，同時，也可以組織開展信息技術培訓活動，及時為工作人員“充電”，提升專業技能。

3 結束語

綜上所述，隨著科學技術的不斷進步，檔案數字化工作受到了相關部門的高度重視，加快檔案數字化是當前各級檔案管理部門的工作重點。為此，必須重視檔案數字化建設，實現檔案資源充分利用與共享，延長珍貴檔案壽命，再現歷史真實“畫面”，豐富檔案文化內涵，為我國檔案事業可持續發展奠定良好的基礎。