電子檔案與紙質檔案管理的問題及發展方向

張 帥

（河南省人民醫院省直第一醫院，河南 鄭州 450003）

在新時代的背景下，信息技術早已融入到人們的日常工作和學習當中，信息技術具有一定的先進性、可靠性和廣泛性，可以促進了企業和用人單位的信息化平臺建設和電子政務建設，現在企業和用人單位一般都采用電子檔案的形式。電子檔案相較于紙質檔案而言有一定程度上的優勢，比如電子檔案不需要人工識別，減少了工作人員的勞動時間的同時，降低了在人工識別工程中的失誤率，電子檔案保存在專門的信息網絡系統當中，信息網絡系統對電子檔案有加密保護作用，所以具有較高的安全性，就目前來看，電子政務市場的前景良好，電子檔案的發展使順應時代的主流和趨勢的；紙質檔案是以紙張作為載體的，時間久了很容易損壞不易保存，人們使用紙質檔案的歷史時間很長，對紙質檔案有依賴性，所以紙質檔案作為原始檔案在短時間內是不可替代的，因此對紙質檔案和電子檔案的管理和兩者的發展方向是一種新問題。

1 電子檔案和紙質檔案的管理問題

1.1 檔案管理和保護工作不健全

電子檔案發展使用周期短，電子檔案是以電子信息為主要載體的。一般情況下，管理人員會對紙質檔案的管理流程和保護工作比較熟悉，而對電子檔案相關的內容和文件認識不夠，對電子檔案數據庫不了解，所以管理人員在對電子檔案進行保存和管理時，極大程度上會出現錯誤，企業和用人單位也沒有形成對電子檔案的科學的管理制度，對電子檔案的結構與電子檔案的分類存在一定的缺失，也尚未開通專門的檔案信息管理功能；紙質檔案管理已經形成相應的流程，管理人員對紙質檔案的管理也是得心應手，但紙質檔案的管理仍有很多問題。紙質檔案的載體是紙張，而紙質使用時間長會對紙質檔案造成損害，管理人員缺少對紙質檔案的重視，不適宜的管理和保護都會加速紙質檔案的損害程度，比如存放紙質檔案的庫房溫度過高，會使檔案上的字體模糊不清，庫房過于潮濕也會導致紙質檔案發霉讓人無法閱讀。由于管理人員對紙質檔案的管理流程比較熟悉，所以會出現“摸魚”的行為，對紙質檔案的擺放和整理工作不到位，亂擺亂放，極容易導致檔案信息的內容不準確，嚴重的話則造成檔案丟失并產生嚴重后果。

1.2 管理人員的綜合素質不高

管理人員的工作能力會對檔案管理和保存產生直接影響。很多管理人員對保存電子檔案的操作流程不熟悉，對電子信息技術的認識不全面，對計算機技術掌握不徹底，所以經常導致電子檔案信息錯誤的現象頻頻發生，比如管理人員在系統上搜集檔案信息的過程中，因其電子系統的靈活性和便利性，會對不熟悉操作的人員造成影響，極容易出現失誤刪除電子檔案數據的現象，會對電子檔案的可靠性產生威脅，管理人員雖然對紙質檔案的保護和管理流程比較熟悉，但缺少一定的責任心和耐心，對檔案的歸檔和管理上出現錯誤的可能性極高，檔案的分類不夠明確，沒有遵循檔案文件形成的特點，也沒有保持文件質檢的系統排列，歸檔的檔案文件材料不齊全，企業也沒有指定專門的工作人員負責檔案的管理，在管理人員離職或者發生工作變動之后，檔案交接的環節沒有進行及時的處理。

2 電子檔案與紙質檔案的發展方向

2.1 信息安全的發展方向

紙質檔案和電子檔案在一定程度上具有同一性和相互否定性這就導致了二者的發展方向也是不同的，要發揮各自的優點，促進社會的進步。從信息安全的發展方向看，電子檔案大多是信息技術為主，人工操作為輔的方式，所以會受到網絡系統和計算機的影響。一方面如果電腦病毒開始傳播，而電腦病毒一旦攻擊電子檔案數據庫會致使電子信息數據受到破壞，從而對電子檔案造成嚴重的危害，導致電子檔案丟失或者被惡意篡改，給人們的工作和學習帶來極大的不便；另一方面因為信息技術操作的靈活性和簡捷性會讓管理人員在檔案信息編輯中造成一些負面影響，可能因為工作人員的疏忽刪除了電子檔案的數據和信息，因為電子檔案的管理系統具有一定程度的安全性和保密性，所以發生多次錯誤會給電子檔案“上鎖”，這也是管理人員面對的難題。而紙質檔案大多都是人工管理，與電子檔案相比不存在操作流程的錯誤率高的情況，紙質檔案一旦形成，則是“白紙黑字，板上釘釘”，絕不會出現信息被篡改的可能，所以紙質檔案的安全性比電子檔案的安全性要高一些。

2.2 檔案的利用方面

電子檔案的保存和管理主要依靠網絡計算機，雖然提高了工作效率，節省了勞動時間，檔案的內容會通過計算機的開放、共享的方式傳播到任意的網絡系統上，給工作人員帶來了很多的便利，但如果計算機出現故障，會導致檔案數據庫無法運行，也會給檔案的管理帶來不良的影響，并且增加了電子檔案的不穩定性；紙質檔案雖然相較于電子檔案有一定程度的可靠性，但查閱起來十分繁瑣復雜，工作量大，給管理人員的工作帶來很大的麻煩，但是相對而言，紙質檔案與其他檔案相比，具有較高的安全性，目前來看紙質檔案仍處于主流位置。

3 總結

總之，本文針對電子檔案與紙質檔案管理的問題與發展做出了上述分析。通過提高對工作人員的專業能力和綜合素質以及建立健全檔案管理制度來保護和管理檔案，電子檔案在傳輸和查閱的方面上具有很大的優勢，但可靠性比較弱，容易受到信息技術和電腦計算機的影響；而紙質檔案可靠性高，不易受外來因素的干擾，但紙質容易受損，影響人們的閱讀，只有實行“雙軌制”的管理方法，才能方便紙質檔案和電子檔案的管理。