信息公開背景下政府檔案管理優化策略分析

李 林

（臨清市康莊鎮人民政府，山東 臨清 252600）

信息公開是指國家行政機關以及法律、法規、規章授權及委托的組織，在行使國家行政管理職權的過程中，以法定形式以及相應的程序，主動將部分政府信息向社會公眾或符合條件、完成申請條件的特定個人或組織公開的制度。在此種背景下，政府檔案管理策略也需進行相應的調整。

1 我國政府現階段在檔案管理方面面臨的問題簡析

1.1 對網絡檔案信息公開平臺的重視程度不足

自2007年1月17日國務院第165次常務會議通過，自2008年5月1日起施行的《中華人民共和國政府信息公開條例》中明確指出，“電子政務是信息公開的重要載體，在加強電子政務建設的同時，還應構建網上信息公開平臺”[1]。對上述內容進行分析，可得出的結論如下：信息公開與電子政務是有機的整體，有效實現載體是網絡信息公開平臺。換言之，只有注重網絡平臺的建設，使符合相關資質、條件的社會組織機構和個人能夠及時查閱檔案信息，才能保證政府信息及時公開披露。但目前的情況是，部分地方政府對網絡檔案信息公開平臺的重視程度嚴重不足，網站長期缺乏高質量的維護，信息披露經常超過時效性。

1.2 檔案信息管理缺乏靈活性

建設電子政務的根本目的在于提高辦事效率，盡量減少“排隊等待、來回反復”的時間。但在政府各機構中，負責管理檔案、處理檔案審/查閱任務的主體仍然是人，前往政府辦公處辦理相關業務的主體也是人。在很多情況下，采用手寫填表等方式驗證資格所用的時間遠低于在電子平臺中操作。但令人遺憾的是，一些檔案管理及辦事人員拘泥于“條條框框”，僵化的業務處理思想導致檔案信息管理嚴重缺乏靈活性。

1.3 部分政府部門檔案管理服務人員仍然缺乏服務意識

我國選拔公務人員的核心標準是“為人民服務”，“人民”是服務對象，“服務”是行為的性質。綜合而言，“為人民服務”需要全方位思索，盡量提升辦事效率，而并非當做口號。比如，在生活中，人民群眾經常前往街道辦事處等政府基層部門查閱檔案信息，希望順利獲得相應的證明材料。一種經常出現的情況是，個別檔案管理及按時窗口，在特定時間段排隊人數較多，而其他窗口幾乎“無人問津”。面對此種情況，如果工作人員具備較強的服務意識，應該臨時對排隊人群進行“分流”，使“填表”同時進行，進而有效降低等待時間。但部分部門不知變通，客觀上導致辦事效率低下。

2 信息公開背景下優化政府檔案管理模式的有效方式簡析

2.1 注重網絡信息公開平臺的運行維護工作，滿足人民群眾的查閱需求

上文提到，在信息公開背景下，電子政務建設工作至關重要，通過網站的形式收集、審閱、管理檔案，通過網絡自助平臺辦理業務，正在成為現代政府檔案管理及相關業務開展的主流形式。因此，保持網絡平臺的穩定運行，避免出現網站崩潰，隨時滿足人民群眾對相關檔案的查閱需求，是各級政府提升檔案管理水平的首要工作。以我國北方某城市為例。在2020年5與中旬，由于修建南二環高架橋，導致機場直達奧體中心中轉站的輕軌列車通行線路被迫縮短，在奧體中心附近的數個車站臨時禁止通行。針對此項變化，該市有關部門及輕軌列車運行企業僅僅采用在站點張貼通知的方式面向社會公布，在政府官方網站中，信息卻并未及時披露。不僅如此，部分人民群眾甚至在很長時間內無法正常登錄網站，導致獲得相關檔案信息的渠道嚴重受阻，最終使出行計劃受到了影響。由此可見，網絡信息公開平臺的建立、信息及時添加、定期高質量維護，具備重要意義，各級政府必須予以重視[2]。

2.2 加強信息化平臺的安全保護力度，加大資金投入，避免檔案信息失竊

檔案信息經由計算機、智能手機等設備錄入信息化平臺之后，將會以數據的形式存儲在政府機構電腦的硬盤、存儲器甚至是第三方云服務器中。對于該過程，稍微具備電腦常識的人都不會感到陌生。盡管操作（檔案信息的錄入、存儲、查閱、輸出等）相對便捷，但同時會面臨計算機網絡常見風險——電子檔案信息失竊。比如某企業為了提早獲得政府部門關于某個項目的審批信息，很可能雇傭網絡黑客入侵相關的存儲器和服務器，妄圖盜取機密檔案。除此之外，存儲檔案信息的硬盤、U盤、存儲器等本質上均為電子元器件，其性能、使用壽命等在很大程度上影響檔案信息的安全。一旦硬盤設備損毀，其中的資料在不同程度上會直接消失且無法恢復。因此，在信息公開背景下，建設電子政務服務體系的同時，保證電子檔案的安全穩定，必須建立在加大資金投入，提高信息存儲設備性能的基礎上。

2.3 提升政府辦事機構窗口人員的服務意識，優化服務流程

前文提到，電子化檔案管理及業務辦理的效率雖然在整體層面必然提升，但凡事無絕對，決定管理效率的關鍵因素取決于工作人員是否具備良好的服務意識，能否全面優化服務流程。比如，在社區街道辦事處查閱就業創業證檔案信息或辦理其他業務時，服務窗口的工作人員不能按照常規的流程機械地處理所有事情，應該綜合排隊人數、相同業務辦理人數等，靈活調整相關流程。事實上，只要工作人員具備服務意識，以“解決問題”的思維幫助人民群眾優質、高效率地解決實際問題，檔案管理及業務處理質量必定大幅度提升。

2.4 針對特殊情況制定“特事特辦”管理機制，提升人民群眾滿意度

仍然以街道辦理查詢就業創業信息為例。每年的“就業季”，大量剛剛走出校門、踏入工作崗位的高校畢業生，均需前往街道辦理就業創業證，只有具備此證之后，在政府檔案管理平臺中，個人信息才會真正轉變為“就業”狀態，也只有將就業創業證提交給就業單位，才能真正享受“五險一金”等福利待遇。因此，在每年的“就業季”前后，街道辦事處會涌入大量年輕人。由于對業務辦理流程缺乏足夠的了解，且網絡平臺由于同一時間尋求登錄的人數較多，往往陷入卡頓甚至完全崩潰的狀態，導致網絡自主檔案信息查詢和業務辦理無法正常進行。面對此種情況，街道辦事處應該“特事特辦”。具體而言，對批量前來辦理相關業務的畢業生，單獨開辟辦理渠道，工作人員可圍繞材料準備、注意事項等進行宣講，幫助畢業生更快地完成辦理。通過此類方式，人民群眾的辦事不再“難”，滿意度必定會提升。

3 結語

在信息公開背景下，各級政府管理檔案時，必須對原有的機制進行調整，以“電子政務”下的網絡信息公開平臺作為主要載體，按照“統籌規劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的十六字原則，加強電子政務建設、使網絡平臺能夠幫助有需要、符合條件的組織與個人及時查閱相關檔案信息，提升社會運轉效率。