試論高校檔案工作數字化轉型路徑

周建秋 王卉喬

（中央財經大學，北京 100081）

數字校園環境下檔案工作數字化轉型是現代化大學實現檔案信息化進程中阻力最小的路徑，也是高校檔案事業發展的必然趨勢。2020年修訂《中華人民共和國檔案法》專門新增一章有關檔案信息化建設的規定，為檔案工作數字化轉型提供了法治力量[1]，需重新認識高校檔案工作數字化轉型的重要性。

1 轉型內容

1）基礎業務規范。檔案業務規范管理工作是數字化轉型基礎，包括制定檔案管理制度、檔案歸檔范圍及保管期限、檔案整理細則、立卷原則及方法、檔案價值鑒定機制、各項業務流程及標準規范等。檔案基礎業務是否規范、檔案制度是否完善、檔案工作業務流程是否順暢等，將直接決定檔案資源管理是否科學規范，將影響直接數字化轉型能否順利進行。

2）檔案數字化。包括存量檔案數字化和增量檔案電子化。存量檔案數字化是數字化轉型邁出的第一步，利用計算機技術、掃描技術、OCR技術等對傳統載體檔案資源轉化為數字化的檔案信息，通過加工轉化為數據記錄，以數據載體形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統管理，形成一個有序結構檔案信息庫的過程，實現了傳統載體向數據載體轉變的過程。增量檔案電子化主要是指直接歸檔數字載體的可信電子文件，實現電子文件單軌制歸檔，是推動檔案信息化建設的重要抓手，增量檔案電子化是檔案工作數字化轉型能否發揮作用的關鍵。

3）服務利用網絡化。包括服務內容、服務方式、服務范圍、服務效率四個方面。一是服務內容提升，實現由提供紙質檔案信息向提供可信可利用的電子信息轉變；二是服務方式變革，從被動接待走向主動提供和推送；三是服務范圍擴大，通過深加工檔案數據和使用電子檔案管理系統提升社會化服務能力；四是服務效率提高，通過升級檔案管理系統、優化系統檢索功能，實現檢索目錄向檢索全文內容轉變。

2 轉型原則

1）統籌規劃的設計原則。高校檔案工作數字化轉型是依托信息技術實現檔案工作轉型升級的過程，其本質是信息化工作，是一項多工作交叉的系統工程，是數字校園建設的其中一環，探索信息技術與檔案工作深度融合，必須立足學校整體發展戰略，融入學校信息化建設進行頂層設計、統籌規劃，明確檔案工作數字化轉型建設方向，統籌協調各部門。

2）分步建設的績效原則。高校檔案工作數字化轉型的完成并不是一蹴而就的，包含多部門、各類型交叉工作、各業務系統等內容和環節，需要分步實施長期建設，通過設置階段性目標實現從基礎到提升的過程，階段成果重在特色，并從實施過程中獲取經驗，不斷完善。如果一味追求一步到位，效果反而適得其反，有可能項目中斷或浪費資源，事倍功半。

3）搶抓信息的源頭原則。數字校園建設一定程度上引起了檔案工作的主要管理對象發生變化，數字信息的生成、存在、運行和管理方式的改變直接給檔案管理者帶來了極大挑戰，且檔案資源內容不斷豐富、種類多樣，在缺乏電子文件歸檔和電子檔案管理能力的情況下，需要科學管理檔案資源，通過各種渠道、方法實現各門類、各種載體檔案的應歸盡歸。

4）檔案服務的創新原則。高校檔案工作數字化轉型中，部分工作業務流程已相當成熟，僅需按照國家標準按部就班進行，比如存量檔案數字化工作；而有些工作則需要較多的新思想、新方法和新技術，尤其需要創新檔案服務體系，在遵循數字校園建設框架的基礎上，從技術上及時更新檔案服務功能架構，適應新技術的發展，做好檔案社會化服務。

3 轉型路徑

1）做好檔案工作數字化轉型規劃，遵循統籌規劃的設計原則。高校檔案工作數字化轉型勢必要融入數字校園，與學校信息化建設是一盤棋，絕不僅是檔案館一個部門的簡單規劃就能實現的，它需要綜合考慮學校整體事業發展方向、高校信息化建設規劃、各部門業務流程及系統建設情況、檔案事業發展方向等因素。一個好的規劃是開展高校檔案工作數字化轉型的指導思想，為后續工作明確建設方向。首先從頂層設計出發，從學校戰略層考慮將數字檔案信息資源視為學校重要資產，以建設數字檔案館數據中心為目標，納入學校發展戰略；其次實行多元主體負責制與檔案前置管理體制機制，構建由學校信息辦、檔案館、網絡信息中心的三方建設主體，并合理分工，學校信息辦主控規劃、頂層方向、督辦評估與決策支持，檔案館把握檔案業務標準規范，全程加入前置控制流程保證在各業務系統全生命周期內實現檔案業務流程設計，網絡信息中心把握關鍵技術，與前后端合作公司開展軟件開發、部署與協調等工作，合理分配資源。

2）規范和完善基礎業務，遵循分布建設的績效原則。規范的基礎業務是檔案工作數字化轉型的基石，結合高校自身檔案管理運行機制，從法律層面、國家規章制度層面、行業標準層面、學校制度層面、檔案館內規范層面梳理學校檔案制度體系，包括牽頭制定學校各類檔案管理辦法及館內檔案管理制度、確立檔案工作委員會及其職責、規范基礎業務流程及各類檔案整理著錄標準、檔案工作評價體系等，形成具有法治性、規范性、專業性的檔案工作治理體系，最終形成統一領導、分級管理、協同治理的檔案工作格局，明確依法治檔的制度邊界，推動檔案館按照國家最新要求推進檔案工作數字化轉型建設。

3）通過電子化實現管理對象數字化，遵循搶抓信息的源頭原則。數字校園眾多業務系統產生了大量的電子數據，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作是檔案工作圍繞學校中心工作、服務大局的最好體現。與高校網絡信息中心通力合作，著眼電子簽章解決憑證性問題，研究解決電子文件四性問題，加快推進開發原生電子檔案管理系統，搶抓數字檔案資源，直接以可信電子文件單軌制歸檔，這也是建設數字檔案館的關鍵環節[2]，逐步實現可信電子檔案管理，推動檔案管理對象和管理方式變革。

4）需求導向與利用為先共融，遵循檔案服務的創新原則。順應數字校園和“最多跑一次”改革，結合檔案“收管用保”全流程管理需求，摸清規律與簡化流程，以提高用戶利用效率為目的重點建設檔案服務體系，面向用戶提供個性化服務[3]，以“小地方”開展“大服務”。利用移動端App、微信小程序、網站等多種形式創新服務方式，實現一站式全程網辦，讓信息多跑路、用戶少跑腿，實現從線下到線上、從目錄圖像到全文數據、從館內到校內到社會的飛躍，實現檔案管理由單一保管型向多元服務型的轉變。