大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式探究探討

戴雄雄

（長(zhǎng)汀縣市場(chǎng)監(jiān)督管理局質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)所，福建 龍巖 366300）

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常的工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生數(shù)量巨大以及種類多樣的檔案資料，如何對(duì)這些檔案資料進(jìn)行有效地整理、歸納并且應(yīng)用在工作中，更好地為工作提供決策一直是檔案管理工作中的難點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)是依托于紙質(zhì)文檔或文件存儲(chǔ)，在檔案管理的過(guò)程中易受到檔案數(shù)量巨大、檔案數(shù)據(jù)類型多等條件的限制，不利于檔案發(fā)揮直面呈現(xiàn)客觀事實(shí)、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策的作用[1]。大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)的收集、處理、分析方法和效率均有了顯著的變化，并且在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，其能夠發(fā)揮處理效率快、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大以及呈現(xiàn)方式多樣等優(yōu)勢(shì)，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越多。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的意義

1.1 檔案管理能為機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作提供依據(jù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位幾乎所有工作的開展都是依托于檔案數(shù)據(jù)，也就是說(shuō)檔案數(shù)據(jù)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位正常開展工作、制定工作計(jì)劃、進(jìn)行決策的基礎(chǔ)，檔案材料中包含單位管理流程、人事管理記錄以及單位涉及領(lǐng)域的相關(guān)資料，能夠?yàn)橹卮蠼?jīng)營(yíng)決策和深化內(nèi)部改革提供依據(jù)，另外檔案信息中還包含諸多工作記錄，能夠記錄某些歷史執(zhí)行結(jié)果以及執(zhí)行過(guò)程，為后續(xù)工作開展提供保證[2]。

1.2 檔案管理是文書管理工作正常開展的前提

文書工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理過(guò)程中的重要組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量直接影響文書管理工作質(zhì)量。文書管理工作人員會(huì)將各類信息進(jìn)行整合、分析、提煉后形成文書資料，因此檔案管理工作的質(zhì)量能夠有效促進(jìn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的共享、整合，促進(jìn)文書、檔案系統(tǒng)的建設(shè)[3]。加強(qiáng)了文書管理和檔案管理工作的聯(lián)動(dòng)能夠促進(jìn)、提升業(yè)務(wù)工作的效率，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作流程落后

大數(shù)據(jù)背景下大部分管理工作方式和流程均發(fā)生了巨大的變化，檔案管理工作也受到了數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，但是當(dāng)前某些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作并未做好順應(yīng)信息時(shí)代潮流的準(zhǔn)備，檔案管理工作還停留在較為落后的階段，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理工作流程的理念和動(dòng)力不足，在實(shí)際開展的過(guò)程中未充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的便利，傳統(tǒng)工作方式效率低下[4]。

2.2 檔案存儲(chǔ)以及利用方式落后

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作由于主體、客體、存儲(chǔ)、使用等方式的變化使得檔案管理工作的復(fù)雜程度提升，加之信息技術(shù)背景下檔案的數(shù)量、冗雜程度都較之前有了很大的增加，因此對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)大部分是以紙質(zhì)檔案為主，存儲(chǔ)的數(shù)量有限，并且在使用檔案時(shí)難以快速、準(zhǔn)確地找到相應(yīng)材料，檔案之間難以建立內(nèi)在聯(lián)系，不利于發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2.3 檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提升

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的巨大變化使得對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)要求變高，雖然工作人員已經(jīng)在檔案管理工作的過(guò)程中利用了信息技術(shù)手段，但是大部分僅僅停留在檔案的保存階段，不能夠?qū)n案進(jìn)行有效處理。因此負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員需要轉(zhuǎn)變思想，正確認(rèn)識(shí)信息時(shí)代對(duì)于檔案管理工作人員的新要求，不斷學(xué)習(xí)新技能，與時(shí)俱進(jìn)，更好地適應(yīng)新時(shí)代提出的新要求，促進(jìn)檔案管理工作水平提升，為單位業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)。

3 改善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作模式的主要措施

3.1 提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力

當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作未有效發(fā)揮作用的一個(gè)主要原因是檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)難以滿足檔案管理工作的新要求，因此提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是提升工作水平的主要手段之一。提升業(yè)務(wù)水平的主要方法一是加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，信息化背景下工作方式方法的變化較大，因此對(duì)工作人員進(jìn)行及時(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是極為必要的，針對(duì)工作中的流程重點(diǎn)、難點(diǎn)等進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，注重在理論和實(shí)踐兩方面開展，另外要鼓勵(lì)工作人員加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)[5]。二是招聘專業(yè)的檔案管理人員從事檔案管理工作，俗話說(shuō)“專業(yè)的事得由專業(yè)的人來(lái)做”，在招聘階段提升招聘標(biāo)準(zhǔn)，注重對(duì)應(yīng)試人員的綜合考核。

3.2 優(yōu)化檔案管理流程，促進(jìn)工作創(chuàng)新

完善的檔案管理制度是有效開展工作的前提，規(guī)范化流程是保證工作的順利有序進(jìn)行的基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中建立完善檔案管理制度是保證檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，通過(guò)建立制度、完善流程對(duì)檔案管理者的工作以及檔案的用途加以規(guī)范，尤其是對(duì)檔案存儲(chǔ)、調(diào)用流程、檔案查閱審批等關(guān)鍵流程進(jìn)行規(guī)范。另外完善的檔案管理流程也有助于發(fā)揮機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的監(jiān)督職能[6]。加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，積極借鑒優(yōu)秀的案例經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)本單位的實(shí)際創(chuàng)新工作流程，改進(jìn)工作方式，優(yōu)化管理模式，不斷發(fā)揮檔案管理的基礎(chǔ)性作用。

3.3 建立健全完善的檔案管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)背景下的許多工作是依托于信息系統(tǒng)完成，現(xiàn)在各行各業(yè)也不斷重視信息系統(tǒng)建設(shè)，例如醫(yī)院信息系統(tǒng)、交通信息系統(tǒng)、人力資源信息系統(tǒng)等均在管理工作中發(fā)揮出顯著的優(yōu)勢(shì)。建立完善的檔案信息系統(tǒng)能夠提升檔案管理工作的效率、提升檔案材料的安全，系統(tǒng)中檔案資源的利用形式和利用頻率也會(huì)顯著提升。但是在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中要注意檔案數(shù)據(jù)的共享和查看權(quán)限，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性[7]。

4 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，其能夠?yàn)槿粘９ぷ魈峁┮罁?jù)，保證業(yè)務(wù)工作的順利開展，要通過(guò)提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力、優(yōu)化檔案管理流程、建立健全完善的檔案管理系統(tǒng)等措施促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)一步提升。