計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運用探索

王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法應(yīng)對信息爆炸的時代，計算機技術(shù)的應(yīng)用給傳統(tǒng)檔案管理帶來了現(xiàn)代化的變革，不僅使檔案管理的效率得到了提升，也能夠便于檔案的管理、保存和查閱，但是在計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中還存在一些問題，因此需要進一步探究其應(yīng)用策略來加快計算機技術(shù)在檔案管理的普及。

1 計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的作用

如今已經(jīng)是信息時代，計算機技術(shù)在各行各業(yè)的深入應(yīng)用能夠提高不同行業(yè)的效率，促進行業(yè)的發(fā)展，因此將計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案管理現(xiàn)代化改造中也是必要的，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1）計算機技術(shù)能夠使檔案信息數(shù)據(jù)化，方便處理和存儲。文檔數(shù)據(jù)信息化是計算機技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，將檔案數(shù)據(jù)信息化能夠極大地提高檔案管理的便利性，實現(xiàn)由人處理到計算機處理的巨大變革作用。2）計算機技術(shù)簡化檔案管理手段，提高工作效率。傳統(tǒng)檔案管理工作繁雜，需要處理的數(shù)據(jù)繁多，工作效率低下且容易出現(xiàn)問題，而將計算機技術(shù)引入到檔案管理中能夠極大程度提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量[1]。3）加快管理人員學習新技能的步伐。傳統(tǒng)檔案管理人員大多不具備計算機相關(guān)技能，而計算機技術(shù)引入檔案管理之后能夠倒逼管理人員學習計算機新技能，提高他們的職業(yè)技能，以便更好的從事該項工作。

2 計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用中的問題

1）硬件改造工作進展緩慢。硬件改造是計算機技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)改造工作，也是計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化改造中運用的先決條件，而當前一些單位在這方面的硬件改造上還存在進度緩慢的問題，一方面是受制于經(jīng)費的影響，計算機技術(shù)應(yīng)用需要滿足硬件條件和軟件環(huán)境，只有將硬件網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備架設(shè)好，同時更新計算機軟件系統(tǒng)才能滿足檔案數(shù)字換管理的需求。然而由于資金的限制，單位對硬件改造和軟件的采購都處于進展緩慢的階段，要想快速推進計算機技術(shù)的應(yīng)用需要單位投入一定的資金引入先進的設(shè)備和相關(guān)的軟件系統(tǒng)。另一方面則缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)管理人員。先進的檔案管理信息系統(tǒng)對管理人員的要求很高，大多數(shù)傳統(tǒng)檔案管理人員不具備相關(guān)的技能，因此導(dǎo)致了硬件改造工作進展緩慢[2]。

2）檔案管理人員專業(yè)技能有待提高。檔案管理人員目前普遍存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）檔案管理人員隊伍老齡化現(xiàn)象嚴重。由于檔案管理工作枯燥無趣，同時也沒有較大的發(fā)展前景，對年輕人才的吸引力不夠，使得檔案管理人員隊伍老齡化現(xiàn)象較為嚴重，使得檔案管理人員無法跟上時代的發(fā)展。（2）檔案管理人員的專業(yè)技能無法滿足時代的發(fā)展。由于老齡化問題嚴重使得檔案管理人員的專業(yè)技能比較落后，大多不具備相應(yīng)的計算機技能，因此需要進一步的培訓(xùn)。（3）檔案管理人員的工作態(tài)度比較守舊，對新事物接受程度較低，因此他們對計算機技術(shù)的接受程度較低，在一定程度上阻礙了計算機技術(shù)的應(yīng)用普及。

3）檔案數(shù)據(jù)的安全風險。當檔案數(shù)據(jù)信息化之后，隨之而來的還有數(shù)據(jù)的安全風險問題，當前我國網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境對檔案管理也是一個很大的挑戰(zhàn)，主要有以下幾個方面的威脅：（1）網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊對我國網(wǎng)絡(luò)安全構(gòu)成了巨大的威脅，尤其是對數(shù)字化檔案資源的威脅更大。（2）單位自身網(wǎng)絡(luò)防御體系建設(shè)不健全，尤其是對數(shù)字信息的防火墻更加缺乏到位的建設(shè)。（3）數(shù)字化檔案的存儲環(huán)境需要滿足一定條件。計算機設(shè)備需要滿足一定的防塵防靜電環(huán)境，一旦環(huán)境的溫度過高或者其他情況出現(xiàn)則會損壞存儲設(shè)備造成檔案信息數(shù)據(jù)的損壞。

3 計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用發(fā)展

1）檔案數(shù)據(jù)化和系統(tǒng)的搭建。檔案管理工作最基礎(chǔ)的工作就是文書的處理，而文書等檔案數(shù)據(jù)化工作是最基礎(chǔ)的工作之一，文書工作在很大程度上能夠決定檔案管理的質(zhì)量，因此計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化改造中的基礎(chǔ)工作之一就是將文書信息數(shù)字化，使得其能夠滿足計算機系統(tǒng)處理的要求，并且能夠按照要求在一定范圍內(nèi)進行傳閱，同時還能夠滿足各級人員對于資料的傳閱和處理需求。另一方面檔案管理信息系統(tǒng)是計算機技術(shù)的主要應(yīng)用方面，因此要做好系統(tǒng)的搭建工作，首先要確定檔案管理工作流程，然后要確定系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)諸多功能，主要包括了軟件設(shè)計開發(fā)和維護、數(shù)據(jù)信息的掃描和錄入、檔案的整理和歸檔、設(shè)備選型查詢管理等多個方面的功能。計算機硬件部分的則需要做好硬件的設(shè)計與選擇，要實現(xiàn)高性能的系統(tǒng)需要實現(xiàn)磁盤陣列與光纖的連接，同時還要具備可升級的性能，尤其檔案數(shù)據(jù)隨著時間的推移會越來越多，因此還需要滿足升級存儲的要求[3]。硬件系統(tǒng)的磁盤陣列包含了電源、鏈路控制器、光纖硬盤和陣列控制器等，硬件設(shè)計要滿足冗余設(shè)計的要求，為了避免出現(xiàn)單路故障就影響整體安全要實現(xiàn)PAID級別的保護，以此來滿足不同用戶對檔案管理系統(tǒng)的要求。

2）加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。針對目前我國檔案管理人員普遍存在的問題需要加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)，首先要針對人才隊伍老齡化現(xiàn)象嚴重的問題進行解決，方法就是招收大量年輕人充實到檔案管理工作人員的隊伍里，一方面可以提高人員的活躍度另一方面可以更快的接受新鮮事物。其次針對檔案管理人員專業(yè)技能不夠的問題要提高專業(yè)培訓(xùn)，一方面要對其進行專業(yè)的計算機技能培訓(xùn)，滿足檔案管理信息系統(tǒng)的基本操作要求，另一方面對檔案管理人員進行高效率的檔案管理新技能培訓(xùn)，確保他們的專業(yè)技能能夠跟上時代發(fā)展的要求[4]。

3）加強硬件設(shè)備的開發(fā)，確保檔案信息安全。當前制約計算機技術(shù)在檔案現(xiàn)代化中運用的主要因素有硬件設(shè)備改造進度緩慢和檔案數(shù)據(jù)信息安全風險等方面，針對第一類硬件設(shè)備改造進展緩慢的問題提出以下幾個解決方案：（1）單位加大資金投入，積極快速的引入國內(nèi)外先進的檔案管理信息化改造所需要的軟硬件設(shè)備，及時更新軟件迭代升級，將落后的硬件設(shè)備進行淘汰。（2）做好硬件設(shè)備達到維護保養(yǎng)工作，確保系統(tǒng)能夠正常運行。硬件設(shè)備的更新和維護不僅能夠確保系統(tǒng)正常運行，而且能夠提高硬件設(shè)備的使用壽命，為單位節(jié)約資金，提高了資產(chǎn)利用率和檔案管理的工作效率[5]。針對檔案數(shù)據(jù)信息的安全則需要單位加強網(wǎng)絡(luò)防御體系的搭建，比如加強防火墻的搭建，對管理人員進行安全風險教育等方面的工作，只有做好這幾個方面的工作才能確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)論

在信息化時代，計算機技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理帶來了巨大的效率提升和便利性，同時還能提升檔案管理人員的技能水平，對檔案管理現(xiàn)代化改革有重要的推進作用，因此我們需要大力發(fā)展計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用。