測繪檔案庫房的智能化建設與管理研究

唐麟娜

（重慶市勘測院檔案數據中心，重慶 400020）

現階段，測繪信息產業獲得了有序發展，提升了測繪信息檔案管理的專業性需求。在基礎測繪、土地資源調查等方面，測繪檔案信息類別有所增加、檔案內容表現出豐富性、檔案信息數量相應增多。與此同時，智能管理測繪信息，為及時更新測繪數據、調取可用測繪信息提供便利，最大化提升測繪信息的利用效率，為相關行業有序發展助力。

1 測繪檔案庫房的運作情況

1.1 發展現狀

在2011年，在國內檔案保護名目中，確定了測繪檔案保護的重點項目。測繪檔案具有信息的專業性特點。在進行測繪檔案實體存儲管理時，一般情況下，依據檔案類型，針對各類測繪檔案信息，采取按類保存方式，由此形成了測繪技術類檔案存儲庫房、測繪紙質報告研究成果類存儲庫房、磁介質庫房。在每個庫房中，鋪設了軌道，完成了密集架的安裝。密集架含有多個單元存儲空間，能夠放置若干個檔案實體[1]。

1）測繪技術類檔案實體，大多數采取檔案盒的方式，將檔案實體存放在對應柜架位置，每個檔案盒的規格存在差異性，此類檔案存儲形式便于人員查閱。

2）測繪紙質成果，采取分幅紙質形式，完成檔案存儲工作。幅面規格，長度為80厘米、寬度為60厘米。每個單元格能夠完成相同編號多個檔案圖紙的存放，便于永久保存。

3）磁介質實體存儲時，以光盤、磁盤、存儲盤為存儲介質，便于備份測繪檔案信息，具有保存的嚴密性，對外不予開放。

1.2 管理問題

1.2.1 可視化反饋效果欠佳

在現階段測繪檔案管理工作中，存在檔案庫房可視化反饋效果不佳問題，難以全面展示測繪檔案庫房的整體情況，比如庫房結構、柜架所在位置、單元格信息等。僅有庫房管理人員能夠掌握檔案庫房的排布情況，其他人員對于庫房布局、整體結構存在認知盲區問題。在檔案調取、查找期間，部分檔案實體的定位，可結合密集架標簽內容，完成確定。此種檔案實體方式，存在效率低下的問題。一定數量的實體檔案，在內容標簽方面，存在欠缺、內容不準確等情況，提升了檔案調取難度，降低了測繪檔案信息的利用效率。

1.2.2 潛在泄漏風險

測繪檔案信息，具有一定保密性，含有一定數量的秘密檔案信息，在部分紙質地形圖中，比如地形圖規格為1比5000/10000時，圖中有較多數量的測量控制點信息。在1比5000的圖紙檔案中，大多數檔案信息具有機密性。此類檔案資料的存儲、出入庫管理，具有嚴格性。紙質性圖紙檔案為例，在出庫此類檔案時，檔案管理人員結合調取清單，采取人工比對形式，確定領取的檔案信息，減少調取失誤問題。在檔案調取期間，對人工層操作形成了一定依賴，增加了調取失誤的可能性。同時，在調取檔案、核對信息期間，可能發生檔案信息的丟失問題，提升了檔案信息泄露的可能性。

1.2.3 庫房環境人工控制效果不佳

現階段，測繪檔案存儲所用庫房，采取的環境控制方法，以人工調控為主，調控項目包括溫濕度、空氣品質等。在人工調控環境溫濕度度時，可操作加濕器、空調等設備。在調控庫房溫濕度時，人工記錄環境溫濕度的準確性、調節方式的次數，對于庫房環境均有一定影響。大多數情況下，人工對于庫房溫濕度的記錄工作，形式化較高，無法保障環境控制效果。

1.2.4 人員進出庫房管理不到位

1）測繪庫房在人員出入時進行的管理工作，以指紋+門鎖的結合形式，完成人員管理。此種管理形式，設計在檔案庫房大門位置。對于檔案分庫的進出，具有管理程序的繁瑣性，降低了檔案管理能效。

2）測繪實體存儲、調取等程序中，要求檔案管理人員人工處理，提升了檔案管理的失誤率，無法保障檔案流通的高效性[2]。

2 智能化建設測繪檔案庫房、提升庫房管理有效性的有效方法

2.1 開展可視化檔案管理體系建設

檔案實體資源的可視化程序，為智能管理測繪檔案提供了關鍵性技術支持。可視化程序，能夠全面采取科技、紙質、磁介質三類檔案庫房的空間建筑結構信息，形成二維/三維的電子化虛擬庫房，全面呈現庫房檔案信息，能夠模擬實體庫房的各類操作，比如檔案上架、資料下架、資料查詢、檔案調取等。虛擬化管理程序，最大程度地提升了測繪檔案資料的管理智能性。

2.2 庫房檔案密集架的智能管理方式

升級處理檔案庫房裝設的密集架，引入智能密集架設施，構建一體化智能管理體系，全面開展密集架的啟停管理。在密集架的顯示屏位置，能夠完整呈現測繪檔案的位置信息，比如檔案所在單元格的編號、調取檔案數量個數等。在檔案資料批量掃描處理過程中，準確獲取檔案實體的具體歸檔位置。密集架具有一定密封性，庫房內溫濕度的調控，與密集架實體檔案情況，存在差異性表現。因此，在密集架內部，添加溫濕度調控探頭裝置，在測定密集架內部溫濕度條件超出標準范圍時，自動操作密集架，形成密集架自動通風體系。在密集架內部溫濕度處于標準設定范圍時，縫隙會自動關閉，停止密集架的自動通風，對檔案信息實施較高級別的保護。

2.3 落實測繪檔案智能定位管理

無線射頻識別技術，具有自動識別、非接觸應用優勢，能夠在射頻信號自動識別技術的運行過程中，準確獲取識別信息。在識別期間，無需人為進行任意操作。現階段，射頻識別技術，在檔案管理、信息服務等行業中，獲得了廣泛應用，尚未應用在測繪檔案信息管理體系中。在測繪智能化管理程序中，合理添加射頻技術，采取非接觸形式，完成檔案電子標簽的添加，形成射頻標簽。與此同時，進行全檔案的射頻標簽管理工作，保障實體檔案與電子標簽的對應性，以形成庫房檔案信息位置確定的管理體系，精準運行檔案實體定位管理程序。

以調取紙質成果圖為例。在射頻技術融合前期，成果圖的調取工作，要求檔案人員在庫房進行人工查找、圖紙比對，保障出庫檔案資料的準確性，同時進行提取圖紙檔案編號的核對工作。在紙質成果庫較高調取頻率、較大調取數量等情況下，降低了檔案調取效率。在射頻識別技術融合后，能夠顯著提升檔案智能管理成效。結合檔案管理程序中收到的調取清單，庫房內安裝的遠程智能控制標簽讀寫設備，能夠高效讀取紙質檔案對應的射頻標簽信息，同時在信息讀取完成時，將讀取結果反饋給檔案管理程序，再次將讀取信息與調取清單進行匹配，形成檔案調取指令，自動開啟對應紙質成果圖存儲的密集架門，自動彈出調取檔案資料，以縮短檔案調取時間，提升檔案調取速度，減少調取清單核對量，降低了檔案資料的泄漏風險[3]。

2.4 智能管控庫房環境

2.4.1 環境溫濕度智控

在檔案存儲庫房內部，完成溫濕度智能程序的建設，能夠提升溫濕度控制智能控制效果，減少檔案資料損壞問題。在建設智能溫濕度控制程序時，在庫房內部有序完成高精度傳感器安裝，便于精準獲取庫房的溫濕度情況。同時添加聲光報警設備，實行全天環境智控體系，有序完成傳感器信息采集，高效開展感應數據的對比分析，以期保障庫房環境的檔案存儲能力，降低檔案資料受潮、腐蝕等問題，維護測繪檔案資料的完整性。

測繪檔案存儲庫房中，科技檔案、紙質成果資料、磁介質三類檔案實體，存儲庫房的環境條件，形成了差異性智能控制標準。通過設定空氣品質、溫濕度條件，在控制設備與庫房配套設施的關聯輔助下，形成自動環境控制體系。配套設施包括：溫度調節設備（空調）、濕度調節設備（加濕器）、空氣凈化設備等。在庫房智能調整后，環境智控程序會將調整數據進行全面采集，自動化進行環境條件記錄，形成報表，反饋給檔案管理人員。

2.4.2 消防智能管控

對庫房內部的消防程序進行了升級優化，在每個檔案庫房安裝了溫度、煙感等感應設施，同時添加了報警設施，便于在溫度較高時形成警報提示，自動化形成消防指令，聯動噴水系統、氣體滅火設施，減少火災事件的負面影響，維護庫房檔案資料的安全性，切實增強庫房智能消防防護能力。

2.4.3 漏水智能檢測與管理

在檔案庫房內容，對于具有漏水可能性的設備、建筑位置，添加漏水測試繩，以智能檢測庫房環境內的漏水情況。漏水測試繩中，含有液流感應裝置，同時以定位報警功能，形成感應與警報的聯動體系。在液體流動時，能夠高效給予警報反饋，以減少檔案庫發生滲水、漏水等問題。

2.5 門禁智能管理庫房進出人員

2.5.1 身份驗證

對于測繪檔案存儲庫房進出的人員，進行有效的身份驗證。借助射頻識別技術，開展人員身份識別。在身份識別前期，對于有權限進出檔案庫房的人員，進行身份卡信息建立。身份卡含有多種級別，便于分類管理各級人員的檔案庫房進出權限。比如，結合測繪檔案庫房的管理體系，完成管理人員體系構建，設定三級管理人員：一級為測繪檔案總管，二級為庫房管理人員，三級為普通成員。

測繪檔案總管。此級別的人員，擁有庫房出入、密集架管理、檔案資料調閱等全部權限。

庫房管理人員。管理人員，擁有庫房進出、責任區的檔案管理權限。比如紙質成果責任區的庫房管理人員，僅擁有紙質成果庫房的權限。

普通成員。一般成員，對于檔案具有查閱權限。

2.5.2 門禁警報系統

對于無權限的非法人士，在其采取違規措施進入檔案庫房時，由探測器向檔案管理系統發出警報指令，便于維護檔案信息的完整性與安全性。

2.5.3 出庫程序智能管理

檔案出庫時，應進行完整的出庫登記，有序填寫借調人員、借閱時間等信息。如若調取人員，并未完成出庫登記，由門禁識別器在讀取信息后，將出庫登記缺漏信息反饋給管理系統，形成檔案警報指令，提醒借調人員完成出庫信息錄入，以此保障檔案實體資料的信息安全性[4]。

3 結論

綜上所述，檔案庫房是維護測繪檔案完整性、安全性的關鍵地方，對其開展智能化建設工作，能夠顯著提升智能管理有效性，最大程度地減少測繪檔案信息丟失、檔案信息泄露等問題，維護檔案庫房的運作品質。因此，在后續測繪檔案落實智能管理時，應有序運行門禁、環境智控等系統，保障檔案庫房人員出入的安全性，減少負面因素影響，切實保障檔案庫房智能管理效果。