檔案管理對圖書館事業發展的作用分析

張華娟

（吉林省通榆縣圖書館，吉林 白城 137200）

檔案管理在圖書館業務的發展中起著重要的作用，圖書館業務的發展與檔案管理息息相關，二者緊密相連，密不可分。因此，在圖書館事業的發展過程中，有必要通過集中做好檔案管理工作來大幅度提高管理效率，并進一步加強各種管理計劃和模式的完善與優化，使圖書館事業能夠發揮出應有的作用價值標，更好地為社會和人民服務。

1 檔案管理的重要作用

1）圖書館業務統計工作的要求。圖書館檔案館保存各種書籍，報紙，材料，會議紀要等，這就決定其與業務統計密不可分。應該清楚地認識到，所謂的圖書館業務統計不僅僅是數字，圖像等的匯總，而是使用科學方法來分析這些材料，對其進行精確分類，然后進行比較。將其與以前的材料進行對比，找出當前工作的優勢，創新和劣勢。在此基礎上，分析了產生缺陷的原因，改進了工作方法，改變了工作思路，使圖書館業務得以更好地發展。例如，可以分析人們喜歡的借閱書籍類型，并根據指示購買書籍；還可以根據活動的時間、參與者的類型和人數分析何時需要進行的活動，以便吸引更多的人參加閱讀活動。

2）有助于圖書館深化服務。檔案是歷史的載體，并且包含非常豐富和寶貴的資源。同樣，圖書館檔案館真實地記錄了過去的服務活動的過程，以指導未來的工作。當前，人們對圖書館的服務工作有了更高的要求，這就需要我們改變過去的服務理念，服務方法和服務內容，以適應人們不斷增長的服務需求，以便人們在休息時可以輕松愉快、舒適地閱讀，在休息的同時學習知識并發陶冶情操。為此，我們將不斷總結經驗教訓，創新服務方式，改變過去的觀念，加強圖書館的檔案管理，為今后的服務工作打下堅實的基礎。

2 如何做好檔案管理工作

1）增強工作人員的檔案意識。當前，社會飛速發展，而發展的記錄和保存方式備受關注。檔案意識的重要性已越來越被人們所熟知，人們逐漸增加了對檔案管理工作的標準。檔案意識的增強不僅提高了檔案管理的效率，而且對于社會的發展具有廣泛而深遠的意義。相反，對檔案的意識不足會影響檔案的功能發揮，使檔案的價值無法真正體現。圖書館應定期監督，檢查和評估檔案管理，加強檔案管理，并有計劃的促進其快速發展。

2）高度重視制度建設。健全的制度有助于檔案管理工作的順利開展，可以將檔案管理的有效措施提高到更高的層次。為此，圖書館必須找到一些切實有效的措施來實施制度建設，并提出切實可行的計劃，例如根據相關的業務需求改進檔案管理系統，使其形成一個系統有序的整體。原來的分散式管理方法也被集中式管理方法所取代，可以很好地保存檔案統計信息，確保管理中的所有操作都有據可依，并為檔案管理操作提供了有力的保證。如果能夠做好以上工作，那么無疑會促進圖書館工作的順利進行[2]。

3）充分利用信息化技術。信息技術的使用可以大大提高檔案管理的信息化水平。在當今信息技術時代，我們需要有效地把握時代的發展脈絡，將檔案管理朝信息管理的方向發展，以最大限度地提高檔案管理的效率。圖書館可以根據自己的實際情況添加更多的現代化信息設備，例如使用計算機軟件來管理和操作，實現整個過程的智能化，從而提高了文件管理的效率，并進一步促進了圖書業務的健康長效發展。

3 改善檔案的管理在圖書館當中運用的舉措

1）強化圖書館業務統計工作。圖書館管理數據統計并不像人們想象的那么簡單，它不像加減數字那樣簡單，并且比計算更準確。可以對工作記錄進行分析，找到優勢，查漏補缺，提出有效可行的對策，對發現的問題進行及時整改。另外，圖書館業務數據的統計工作可以提高人們的思想意識，拓寬思路和視野，促進圖書館業務工作順利進行，使圖書館工作向更為系統更專業的目標發展。圖書館的工作數據統計工作具有連續性等自身特性，根據有關要求通過對原始記錄的分析總結出最終結果，指導圖書館今后的檔案管理和圖書館業務發展的研究活動[3]。

2）加強人力資源建設。圖書館要做到與時俱進，努力創新，應對瞬息萬變的需求和變化，人才的培養和引進是當務之急。人才培養計劃應該是循序漸進，有根據有規劃的。圖書館的長遠發展需要專業人才得到支持。如果人才缺失就會導致與社會的脫節、業務滯后，長此以往會形成惡性循環，留不住人才。因此，圖書館要加強專業性人才的培養。

3）提升服務質量。檔案是歷史的最好見證，圖書館從業人員從過去的業務流程中整理信息進行有效組合，便于讀者獲取。業務文件基于圖書館在實際工作中執行的每個活動的實際記錄，包括活動的計劃，實施和后續結果。讀者進行相關搜索時，他們可以根據自己的需求搜索信息。為了滿足讀者的需求，圖書館必須仔細地記錄和管理其檔案，并為每個服務活動的整個過程創建摘要和文檔。文件包括活動的想法，準備行動計劃，活動的問題，活動的結果，活動的反思和總結等。本文檔為圖書館的將來發展打下了堅實的基礎，并詳細制定了服務標準，為今后更好、更完善的開展活動提供重要的信息，具有極高的參考價值。在圖書館的后續活動中，這些文件可以為相關業務提供參考內容，從而節省了初步的準備時間和工作量，并且采用相同的思路來提供便捷的服務處理方式。

4）提高管理水平，切實發揮檔案作用。我們要努力尋求特別有效的檔案管理方法，管理水平，在平時的業務工作中要充分發揮大家的主觀能動性并不斷學習新知識，不斷的探索，不斷的總結經驗，提高政治和業務水平，千方百計提高檔案管理的整體效率，為廣大讀者提供高質量的服務。我們需要重視工作人員的再教育，提升責任意識。只有這樣，我們才能更好地服務社會，滿足社會各階層的需求，為經濟建設服務，充分體現檔案的價值。

4 小結

檔案管理有助于圖書館內各項工作的開展，為領導者提供決策依據，有助于滿足讀者日益增長的服務需求，并可以促進我國圖書館文化和教育的發展。因此，非常需要重視檔案管理工作。但是，當前的檔案管理仍然存在一些不足。檔案管理員的工作意識較弱，工作制度不健全，員工的能力和素質仍然很低。因此，為了使我們能夠充分利用檔案管理的重要作用，需要通過提高員工的工作意識，提高員工的素質和管理能力來構建合理的檔案管理體系。相信在不久的將來，通過我們的努力，圖書館的檔案管理將越來越規范和科學，使我國的圖書館事業能夠實現快速發展。: