檔案管理對圖書館事業(yè)發(fā)展的作用分析

張華娟

（吉林省通榆縣圖書館，吉林 白城 137200）

檔案管理在圖書館業(yè)務(wù)的發(fā)展中起著重要的作用，圖書館業(yè)務(wù)的發(fā)展與檔案管理息息相關(guān)，二者緊密相連，密不可分。因此，在圖書館事業(yè)的發(fā)展過程中，有必要通過集中做好檔案管理工作來大幅度提高管理效率，并進(jìn)一步加強各種管理計劃和模式的完善與優(yōu)化，使圖書館事業(yè)能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用價值標(biāo)，更好地為社會和人民服務(wù)。

1 檔案管理的重要作用

1）圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作的要求。圖書館檔案館保存各種書籍，報紙，材料，會議紀(jì)要等，這就決定其與業(yè)務(wù)統(tǒng)計密不可分。應(yīng)該清楚地認(rèn)識到，所謂的圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計不僅僅是數(shù)字，圖像等的匯總，而是使用科學(xué)方法來分析這些材料，對其進(jìn)行精確分類，然后進(jìn)行比較。將其與以前的材料進(jìn)行對比，找出當(dāng)前工作的優(yōu)勢，創(chuàng)新和劣勢。在此基礎(chǔ)上，分析了產(chǎn)生缺陷的原因，改進(jìn)了工作方法，改變了工作思路，使圖書館業(yè)務(wù)得以更好地發(fā)展。例如，可以分析人們喜歡的借閱書籍類型，并根據(jù)指示購買書籍；還可以根據(jù)活動的時間、參與者的類型和人數(shù)分析何時需要進(jìn)行的活動，以便吸引更多的人參加閱讀活動。

2）有助于圖書館深化服務(wù)。檔案是歷史的載體，并且包含非常豐富和寶貴的資源。同樣，圖書館檔案館真實地記錄了過去的服務(wù)活動的過程，以指導(dǎo)未來的工作。當(dāng)前，人們對圖書館的服務(wù)工作有了更高的要求，這就需要我們改變過去的服務(wù)理念，服務(wù)方法和服務(wù)內(nèi)容，以適應(yīng)人們不斷增長的服務(wù)需求，以便人們在休息時可以輕松愉快、舒適地閱讀，在休息的同時學(xué)習(xí)知識并發(fā)陶冶情操。為此，我們將不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，創(chuàng)新服務(wù)方式，改變過去的觀念，加強圖書館的檔案管理，為今后的服務(wù)工作打下堅實的基礎(chǔ)。

2 如何做好檔案管理工作

1）增強工作人員的檔案意識。當(dāng)前，社會飛速發(fā)展，而發(fā)展的記錄和保存方式備受關(guān)注。檔案意識的重要性已越來越被人們所熟知，人們逐漸增加了對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。檔案意識的增強不僅提高了檔案管理的效率，而且對于社會的發(fā)展具有廣泛而深遠(yuǎn)的意義。相反，對檔案的意識不足會影響檔案的功能發(fā)揮，使檔案的價值無法真正體現(xiàn)。圖書館應(yīng)定期監(jiān)督，檢查和評估檔案管理，加強檔案管理，并有計劃的促進(jìn)其快速發(fā)展。

2）高度重視制度建設(shè)。健全的制度有助于檔案管理工作的順利開展，可以將檔案管理的有效措施提高到更高的層次。為此，圖書館必須找到一些切實有效的措施來實施制度建設(shè)，并提出切實可行的計劃，例如根據(jù)相關(guān)的業(yè)務(wù)需求改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，使其形成一個系統(tǒng)有序的整體。原來的分散式管理方法也被集中式管理方法所取代，可以很好地保存檔案統(tǒng)計信息，確保管理中的所有操作都有據(jù)可依，并為檔案管理操作提供了有力的保證。如果能夠做好以上工作，那么無疑會促進(jìn)圖書館工作的順利進(jìn)行[2]。

3）充分利用信息化技術(shù)。信息技術(shù)的使用可以大大提高檔案管理的信息化水平。在當(dāng)今信息技術(shù)時代，我們需要有效地把握時代的發(fā)展脈絡(luò)，將檔案管理朝信息管理的方向發(fā)展，以最大限度地提高檔案管理的效率。圖書館可以根據(jù)自己的實際情況添加更多的現(xiàn)代化信息設(shè)備，例如使用計算機軟件來管理和操作，實現(xiàn)整個過程的智能化，從而提高了文件管理的效率，并進(jìn)一步促進(jìn)了圖書業(yè)務(wù)的健康長效發(fā)展。

3 改善檔案的管理在圖書館當(dāng)中運用的舉措

1）強化圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作。圖書館管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計并不像人們想象的那么簡單，它不像加減數(shù)字那樣簡單，并且比計算更準(zhǔn)確。可以對工作記錄進(jìn)行分析，找到優(yōu)勢，查漏補缺，提出有效可行的對策，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時整改。另外，圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作可以提高人們的思想意識，拓寬思路和視野，促進(jìn)圖書館業(yè)務(wù)工作順利進(jìn)行，使圖書館工作向更為系統(tǒng)更專業(yè)的目標(biāo)發(fā)展。圖書館的工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作具有連續(xù)性等自身特性，根據(jù)有關(guān)要求通過對原始記錄的分析總結(jié)出最終結(jié)果，指導(dǎo)圖書館今后的檔案管理和圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展的研究活動[3]。

2）加強人力資源建設(shè)。圖書館要做到與時俱進(jìn)，努力創(chuàng)新，應(yīng)對瞬息萬變的需求和變化，人才的培養(yǎng)和引進(jìn)是當(dāng)務(wù)之急。人才培養(yǎng)計劃應(yīng)該是循序漸進(jìn)，有根據(jù)有規(guī)劃的。圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展需要專業(yè)人才得到支持。如果人才缺失就會導(dǎo)致與社會的脫節(jié)、業(yè)務(wù)滯后，長此以往會形成惡性循環(huán)，留不住人才。因此，圖書館要加強專業(yè)性人才的培養(yǎng)。

3）提升服務(wù)質(zhì)量。檔案是歷史的最好見證，圖書館從業(yè)人員從過去的業(yè)務(wù)流程中整理信息進(jìn)行有效組合，便于讀者獲取。業(yè)務(wù)文件基于圖書館在實際工作中執(zhí)行的每個活動的實際記錄，包括活動的計劃，實施和后續(xù)結(jié)果。讀者進(jìn)行相關(guān)搜索時，他們可以根據(jù)自己的需求搜索信息。為了滿足讀者的需求，圖書館必須仔細(xì)地記錄和管理其檔案，并為每個服務(wù)活動的整個過程創(chuàng)建摘要和文檔。文件包括活動的想法，準(zhǔn)備行動計劃，活動的問題，活動的結(jié)果，活動的反思和總結(jié)等。本文檔為圖書館的將來發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)，并詳細(xì)制定了服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，為今后更好、更完善的開展活動提供重要的信息，具有極高的參考價值。在圖書館的后續(xù)活動中，這些文件可以為相關(guān)業(yè)務(wù)提供參考內(nèi)容，從而節(jié)省了初步的準(zhǔn)備時間和工作量，并且采用相同的思路來提供便捷的服務(wù)處理方式。

4）提高管理水平，切實發(fā)揮檔案作用。我們要努力尋求特別有效的檔案管理方法，管理水平，在平時的業(yè)務(wù)工作中要充分發(fā)揮大家的主觀能動性并不斷學(xué)習(xí)新知識，不斷的探索，不斷的總結(jié)經(jīng)驗，提高政治和業(yè)務(wù)水平，千方百計提高檔案管理的整體效率，為廣大讀者提供高質(zhì)量的服務(wù)。我們需要重視工作人員的再教育，提升責(zé)任意識。只有這樣，我們才能更好地服務(wù)社會，滿足社會各階層的需求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案的價值。

4 小結(jié)

檔案管理有助于圖書館內(nèi)各項工作的開展，為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，有助于滿足讀者日益增長的服務(wù)需求，并可以促進(jìn)我國圖書館文化和教育的發(fā)展。因此，非常需要重視檔案管理工作。但是，當(dāng)前的檔案管理仍然存在一些不足。檔案管理員的工作意識較弱，工作制度不健全，員工的能力和素質(zhì)仍然很低。因此，為了使我們能夠充分利用檔案管理的重要作用，需要通過提高員工的工作意識，提高員工的素質(zhì)和管理能力來構(gòu)建合理的檔案管理體系。相信在不久的將來，通過我們的努力，圖書館的檔案管理將越來越規(guī)范和科學(xué)，使我國的圖書館事業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)快速發(fā)展。: