淺析新形勢下如何做好基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作

邵畢慧

（云南省巧家縣人力資源和社會保障局城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險中心，云南 昭通 654600）

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險是國家繼“種地不交稅、上學(xué)不付費、看病不太貴”之后推出的又一惠民政策，對推動和諧社會建設(shè)和國家的長治久安都有著重要意義。檔案資料記錄著參保人員參保繳費和待遇享受等相關(guān)信息，檔案材料的真實性和完整性直接關(guān)系到參保群眾的切身利益，也是該項工作從啟動、落實到不斷推進的歷史見證。隨著社會發(fā)展水平的不斷提高，現(xiàn)代化辦公的要求以及參保數(shù)據(jù)的不斷增大，對檔案管理工作的科學(xué)性、共享性、安全性要求也越來越高，本文主要探討的就是在新形勢下如何做好基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作。

1 城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的特點

1）政策性強。我國人口基數(shù)大，區(qū)域差異性大，以及地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展不平衡，這使得我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作始終堅持“保基本、廣覆蓋、有彈性、可持續(xù)”“資源參保”“自由選擇參保檔次及繳費水平”等基本原則。因此，作為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的工作管理者，應(yīng)積極主動地適應(yīng)和尊重不同參保群體多樣性、流動性及差異性特點，將黨和國家關(guān)于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度和政策落實好、執(zhí)行好，維護每一名參保人員的切實利益。

2）涉及面廣。據(jù)國家統(tǒng)計局公布的數(shù)據(jù)顯示，截至2018年年末我國人口總數(shù)已經(jīng)達到了13.95億人，城鎮(zhèn)常住人口8.31億人，鄉(xiāng)村常住人口5.64億人。因此，我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老社會保險涉及面廣、群體數(shù)量龐大，這是其他任何一種保險所無法比擬的。

3）內(nèi)容復(fù)雜。從城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的內(nèi)容來看，主要包括：為城鄉(xiāng)符合條件的居民提供參保登記、保費收繳、保費撥付、賬戶管理、保險關(guān)系轉(zhuǎn)移、接收、稽核以及基金管理等，保險業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)眾多，導(dǎo)致各個環(huán)節(jié)形成的檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)復(fù)雜，涉及各個領(lǐng)域和各個方面。

4）變動性大。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險主要是為廣大城鎮(zhèn)居民、農(nóng)村居民等提供養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)辦理，這些人員大多沒有固定單位、戶籍流動性強，尤其是隨著城鎮(zhèn)化進程的加快，大批農(nóng)村勞動人口向城鎮(zhèn)轉(zhuǎn)移，且其工作又不固定，這就使城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險辦理始終處于流動狀態(tài)，導(dǎo)致城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險檔案常常處于變動狀態(tài)，增加了養(yǎng)老保險檔案資料收集、移交和管理的難度。

2 基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題

1）管理制度不健全。縣級城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作的實施涵蓋了基層各鄉(xiāng)鎮(zhèn)，目前基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)因為受多種條件的限制，在檔案的管理制度上普遍存在不健全和不規(guī)范的情況，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的管理辦法，特別是一些邊遠鄉(xiāng)鎮(zhèn)，在管理方法上也比較落后，還是沿用傳統(tǒng)的打孔和手工裝訂，沒有建立計算機管理系統(tǒng)，給檔案資料的查找和利用帶來極大的不便，同時也造成業(yè)務(wù)工作的被動。

2）管理意識薄弱。在一些基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)，業(yè)務(wù)檔案管理意識薄弱的現(xiàn)象普遍存在，很多業(yè)務(wù)人員忙于應(yīng)付繁瑣的日常事務(wù)性工作，對檔案資料的整理不及時、不重視，有些管理人員認(rèn)為檔案管理工作不能給單位產(chǎn)生經(jīng)濟效益，因而在人員配備和資金投入方面都很薄弱，嚴(yán)重影響到了養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展。

3）管理人員不專業(yè)。在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的管理上，離不開相應(yīng)的專業(yè)管理人員，而基層檔案的管理大多是兼職人員在從事這方面的工作，致使很多業(yè)務(wù)資料不能及時整理和歸檔，加上有些基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員的頻繁更換，造成檔案資料被放置在某個角落或鎖在某個檔案柜里，長時間無人問津，導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案的遺失和損毀。

3 新形勢下加強基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的重要性

隨著城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度越來越健全，先后實現(xiàn)全省、全國范圍內(nèi)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)移接續(xù)，與企業(yè)養(yǎng)老保險之間的轉(zhuǎn)移對接等，加上參保數(shù)據(jù)的不斷增大，現(xiàn)代化信息水平的不斷提高，對檔案管理工作的科學(xué)性、共享性、安全性要求也越來越高。

檔案管理工作是經(jīng)辦機構(gòu)開展業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，而且也關(guān)系到城鄉(xiāng)居民的切身利益，因此加強基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理，結(jié)合計算機系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理工作進行信息化建設(shè)，不僅為業(yè)務(wù)工作的推進提供保障，而且更為廣大的城鄉(xiāng)居民提供了便利，為社會的和諧穩(wěn)定奠定了基礎(chǔ)。

4 新形勢下做好基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的建議

根據(jù)上文所述，在新形勢下做好基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作非常重要，就基層檔案管理中存在的問題該如何完善，提出以下幾點建議：

1）健全管理制度。就目前基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理分別在縣級和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦機構(gòu)分散的管理現(xiàn)狀，應(yīng)進一步規(guī)范城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理工作，健全管理制度，對此縣級管理機構(gòu)可根據(jù)我國的《檔案法》以及其他相關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合基層實際情況制定相關(guān)規(guī)章制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，對業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍、保管期限、整理方法等作出明確要求。同時對過期檔案也應(yīng)定期進行鑒定識別，及時組織清理和銷毀，避免無使用價值的檔案積壓造成工作的被動。

2）強化管理意識。基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理，還需要不斷提升管理意識。首先應(yīng)爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確專人負責(zé)，加大檔案管理方面的資金投入和人員配備。為保障養(yǎng)老保險檔案管理工作，檔案行政主管部門應(yīng)將社保檔案所需的經(jīng)費納入本級財政預(yù)算，配備養(yǎng)老保險檔案管理所需的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，如密集架、檔案柜、除濕機、計算機、恒溫機等，按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)和要求做好檔案室建設(shè)和運行管理。此外，要加快養(yǎng)老保險檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化進程，對館藏的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描、錄入專門的檔案數(shù)據(jù)庫中。對新增養(yǎng)老保險檔案要及時對其進行數(shù)字化錄入，不斷豐富館藏檔案資源，為后期的查詢、利用奠定扎實基礎(chǔ)。其次應(yīng)加大檔案管理工作的宣傳力度，讓社會普遍認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。同時縣級管理機構(gòu)應(yīng)加強對基層檔案管理工作的指導(dǎo)、管理和考核，把該項工作納入年度考核評比指標(biāo)。

3）提升管理水平。新形勢下基層城鄉(xiāng)居民檔案管理工作應(yīng)不斷提升管理水平，創(chuàng)新管理方法，運用計算機等現(xiàn)代化管理模式實現(xiàn)高效、節(jié)能、共享。首先應(yīng)加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員只熟悉業(yè)務(wù)經(jīng)辦知識但對檔案管理專業(yè)技術(shù)知識較為陌生的情況，組織經(jīng)辦人員系統(tǒng)地培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案管理知識。其次可以不斷引進專業(yè)技術(shù)人才，充實檔案信息化管理隊伍，充分結(jié)合現(xiàn)代計算機系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，對于一些重要的檔案資料，可以利用光盤或存儲器等存儲設(shè)備對檔案資料進行存儲和管理。

5 結(jié)語

綜上所述，基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作非常重要，特別是新形勢下檔案管理如何實現(xiàn)高效、資源共享，更好地為業(yè)務(wù)工作的推進服務(wù)，更好地為廣大人民群眾服務(wù)，是值得每一位基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作者思考的問題。希望通過本文對新形勢下基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的開展起到一定的推進作用。