淺析新形勢下如何做好基層城鄉居民養老保險檔案管理工作

邵畢慧

（云南省巧家縣人力資源和社會保障局城鄉居民養老保險中心，云南 昭通 654600）

城鄉居民基本養老保險是國家繼“種地不交稅、上學不付費、看病不太貴”之后推出的又一惠民政策，對推動和諧社會建設和國家的長治久安都有著重要意義。檔案資料記錄著參保人員參保繳費和待遇享受等相關信息，檔案材料的真實性和完整性直接關系到參保群眾的切身利益，也是該項工作從啟動、落實到不斷推進的歷史見證。隨著社會發展水平的不斷提高，現代化辦公的要求以及參保數據的不斷增大，對檔案管理工作的科學性、共享性、安全性要求也越來越高，本文主要探討的就是在新形勢下如何做好基層城鄉居民養老保險檔案管理工作。

1 城鄉居民養老保險檔案的特點

1）政策性強。我國人口基數大，區域差異性大，以及地區經濟社會發展不平衡，這使得我國城鄉居民養老保險工作始終堅持“保基本、廣覆蓋、有彈性、可持續”“資源參保”“自由選擇參保檔次及繳費水平”等基本原則。因此，作為城鄉居民養老保險的工作管理者，應積極主動地適應和尊重不同參保群體多樣性、流動性及差異性特點，將黨和國家關于城鄉居民養老保險制度和政策落實好、執行好，維護每一名參保人員的切實利益。

2）涉及面廣。據國家統計局公布的數據顯示，截至2018年年末我國人口總數已經達到了13.95億人，城鎮常住人口8.31億人，鄉村常住人口5.64億人。因此，我國城鄉居民養老社會保險涉及面廣、群體數量龐大，這是其他任何一種保險所無法比擬的。

3）內容復雜。從城鄉居民養老保險檔案的內容來看，主要包括：為城鄉符合條件的居民提供參保登記、保費收繳、保費撥付、賬戶管理、保險關系轉移、接收、稽核以及基金管理等，保險業務環節眾多，導致各個環節形成的檔案內容結構復雜，涉及各個領域和各個方面。

4）變動性大。城鄉居民社會養老保險主要是為廣大城鎮居民、農村居民等提供養老保險業務辦理，這些人員大多沒有固定單位、戶籍流動性強，尤其是隨著城鎮化進程的加快，大批農村勞動人口向城鎮轉移，且其工作又不固定，這就使城鎮居民養老保險辦理始終處于流動狀態，導致城鎮居民養老保險檔案常常處于變動狀態，增加了養老保險檔案資料收集、移交和管理的難度。

2 基層城鄉居民養老保險檔案管理存在的問題

1）管理制度不健全。縣級城鄉居民養老保險工作的實施涵蓋了基層各鄉鎮，目前基層鄉鎮因為受多種條件的限制，在檔案的管理制度上普遍存在不健全和不規范的情況，沒有一個統一的標準和規范的管理辦法，特別是一些邊遠鄉鎮，在管理方法上也比較落后，還是沿用傳統的打孔和手工裝訂，沒有建立計算機管理系統，給檔案資料的查找和利用帶來極大的不便，同時也造成業務工作的被動。

2）管理意識薄弱。在一些基層鄉鎮，業務檔案管理意識薄弱的現象普遍存在，很多業務人員忙于應付繁瑣的日常事務性工作，對檔案資料的整理不及時、不重視，有些管理人員認為檔案管理工作不能給單位產生經濟效益，因而在人員配備和資金投入方面都很薄弱，嚴重影響到了養老保險事業的發展。

3）管理人員不專業。在城鄉居民養老保險檔案的管理上，離不開相應的專業管理人員，而基層檔案的管理大多是兼職人員在從事這方面的工作，致使很多業務資料不能及時整理和歸檔，加上有些基層鄉鎮工作人員的頻繁更換，造成檔案資料被放置在某個角落或鎖在某個檔案柜里，長時間無人問津，導致城鄉居民基本養老保險檔案的遺失和損毀。

3 新形勢下加強基層城鄉居民養老保險檔案管理的重要性

隨著城鄉居民養老保險制度越來越健全，先后實現全省、全國范圍內業務的轉移接續，與企業養老保險之間的轉移對接等，加上參保數據的不斷增大，現代化信息水平的不斷提高，對檔案管理工作的科學性、共享性、安全性要求也越來越高。

檔案管理工作是經辦機構開展業務工作的基礎，而且也關系到城鄉居民的切身利益，因此加強基層城鄉居民養老保險檔案管理，結合計算機系統和互聯網技術對檔案管理工作進行信息化建設，不僅為業務工作的推進提供保障，而且更為廣大的城鄉居民提供了便利，為社會的和諧穩定奠定了基礎。

4 新形勢下做好基層城鄉居民養老保險檔案管理工作的建議

根據上文所述，在新形勢下做好基層城鄉居民養老保險檔案管理工作非常重要，就基層檔案管理中存在的問題該如何完善，提出以下幾點建議：

1）健全管理制度。就目前基層城鄉居民養老保險檔案管理分別在縣級和各鄉鎮經辦機構分散的管理現狀，應進一步規范城鄉居民基本養老保險檔案管理工作，健全管理制度，對此縣級管理機構可根據我國的《檔案法》以及其他相關文件規定，結合基層實際情況制定相關規章制度，統一管理標準，對業務檔案的歸檔范圍、保管期限、整理方法等作出明確要求。同時對過期檔案也應定期進行鑒定識別，及時組織清理和銷毀，避免無使用價值的檔案積壓造成工作的被動。

2）強化管理意識。基層城鄉居民養老保險檔案管理，還需要不斷提升管理意識。首先應爭取領導重視，成立領導小組，明確專人負責，加大檔案管理方面的資金投入和人員配備。為保障養老保險檔案管理工作，檔案行政主管部門應將社保檔案所需的經費納入本級財政預算，配備養老保險檔案管理所需的軟硬件基礎設施，如密集架、檔案柜、除濕機、計算機、恒溫機等，按照“十防”標準和要求做好檔案室建設和運行管理。此外，要加快養老保險檔案數字化、現代化進程，對館藏的紙質檔案進行數字化掃描、錄入專門的檔案數據庫中。對新增養老保險檔案要及時對其進行數字化錄入，不斷豐富館藏檔案資源，為后期的查詢、利用奠定扎實基礎。其次應加大檔案管理工作的宣傳力度，讓社會普遍認識到檔案管理工作的重要性。同時縣級管理機構應加強對基層檔案管理工作的指導、管理和考核，把該項工作納入年度考核評比指標。

3）提升管理水平。新形勢下基層城鄉居民檔案管理工作應不斷提升管理水平，創新管理方法，運用計算機等現代化管理模式實現高效、節能、共享。首先應加強業務培訓，特別是針對鄉鎮工作人員只熟悉業務經辦知識但對檔案管理專業技術知識較為陌生的情況，組織經辦人員系統地培訓學習檔案管理知識。其次可以不斷引進專業技術人才，充實檔案信息化管理隊伍，充分結合現代計算機系統和互聯網信息化技術建立檔案管理系統，對于一些重要的檔案資料，可以利用光盤或存儲器等存儲設備對檔案資料進行存儲和管理。

5 結語

綜上所述，基層城鄉居民養老保險檔案管理工作非常重要，特別是新形勢下檔案管理如何實現高效、資源共享，更好地為業務工作的推進服務，更好地為廣大人民群眾服務，是值得每一位基層城鄉居民養老保險工作者思考的問題。希望通過本文對新形勢下基層城鄉居民養老保險檔案管理工作的開展起到一定的推進作用。