如何提升事業(yè)檔案管理效率

李 全

（山西省臨縣醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)中心，山西 呂梁 033200）

思考如何提高事業(yè)檔案管理效率，首先需要思考影響事業(yè)檔案管理效率的因素，再根據(jù)影響因素進(jìn)行分析，進(jìn)行有針對(duì)性地改進(jìn)。檔案管理影響著事業(yè)單位的工作效率、創(chuàng)新能力，需要予以高度重視。

1 當(dāng)前事業(yè)檔案管理中的問(wèn)題

1）檔案管理的信息化水平比較低。由于檔案管理存在分散、雜亂、大量等問(wèn)題，這一問(wèn)題是檔案管理的基本問(wèn)題，在傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)中，需要對(duì)大量的檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、分析，建立起條理系統(tǒng)的檔案庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)于文件檔案的整理，需要大量的人工工作，而人工整理工作受多種條件制約，人工整理需要考慮工作人員的身體情況、工作效率、工作態(tài)度等等眾多問(wèn)題，例如，部分事業(yè)單位仍然沿用原始的檔案錄入方式，不積極先來(lái)創(chuàng)新，雖然簡(jiǎn)化了檔案管理工作，但是卻會(huì)降低檔案管理的實(shí)際工作效果，同時(shí)在一定程度上制約了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。所以，對(duì)于提升事業(yè)檔案管理工作效率，應(yīng)該著重思考將科技代替人工勞動(dòng)力。而且，智能科技可以將檔案管理得更加精確，方便查找，省時(shí)省力，極大提高事業(yè)檔案管理工作效率。

2）檔案利用率較低，未能充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。信息化時(shí)代中，檔案管理充斥著海量的信息，而信息作為一種新的資源、產(chǎn)業(yè)，對(duì)于一個(gè)企業(yè)、或是一個(gè)事業(yè)單位而言，能夠充分利用社會(huì)上的信息資源，對(duì)于自身的發(fā)展是大有裨益的。率先注意到信息資源重要性并改進(jìn)的企業(yè)，此將成為行業(yè)的“領(lǐng)頭羊”。但是，并不是所有的企業(yè)都可以意識(shí)到信息資源的重要性，也不是所有的企業(yè)都可以改進(jìn)成功，因此，如何改進(jìn)檔案利用率低下的問(wèn)題，成為影響發(fā)展的重要問(wèn)題。例如，在一個(gè)新能源行業(yè)中，更具有創(chuàng)新意識(shí)的事業(yè)單位會(huì)優(yōu)先把握市場(chǎng)行業(yè)的發(fā)展方向，窺探發(fā)展路徑，充分利用檔案信息對(duì)于自身的發(fā)展而言具有極高的幫助，這個(gè)事業(yè)單位可以更快速準(zhǔn)確的了解市場(chǎng)、了解市場(chǎng)走向、了解群眾的需求、了解同行業(yè)其他對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

3）檔案管理體系需要監(jiān)察。中國(guó)當(dāng)前的檔案管理體系發(fā)展并不完善，對(duì)于檔案收集、管理、應(yīng)用等過(guò)程中，都存在一些不法消息。例如，非法獲取檔案信息、檔案信息泄密、檔案外借等等問(wèn)題，有的嚴(yán)重?fù)p害群眾的隱私安全以及事業(yè)單位的企業(yè)安全。然而，由于信息化時(shí)代的發(fā)展，海量信息使得監(jiān)察檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生難度，對(duì)檔案管理體系的監(jiān)察是一個(gè)定期的，有針對(duì)性的，對(duì)于檔案管理監(jiān)察，中國(guó)的相關(guān)法律應(yīng)該予以完善。

2 如何提高事業(yè)檔案管理的效率

1）隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理也應(yīng)該進(jìn)行改進(jìn)，普及使用信息化技術(shù)[1]。例如，將海量檔案進(jìn)行信息化整理，通過(guò)電子設(shè)備進(jìn)行記錄，實(shí)時(shí)上傳數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)具體分類(lèi)，根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的類(lèi)別進(jìn)行整理。利用電子設(shè)施管理可以提高檔案信息的查找效率、利用范圍，有效傳達(dá)檔案與信息，保證信息的真實(shí)性。同時(shí)，結(jié)合事業(yè)單位自身的真實(shí)情況，選擇信息化技術(shù)應(yīng)用的層面，因?yàn)橐恍┨厥獾臋n案工作必須由人工完成，所以，合理提高信息化技術(shù)在信息管理中的應(yīng)用，可以有效提高檔案管理的效率，同時(shí)也提高了檔案信息的利用率，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展具有積極作用[2]。

2）專(zhuān)員對(duì)檔案管理進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的安排，對(duì)于檔案管理，應(yīng)該建立專(zhuān)業(yè)的檔案室，將大數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行不同的保存，采用專(zhuān)業(yè)設(shè)備、專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)于檔案管理進(jìn)行深度改進(jìn)，將檔案的信息價(jià)值進(jìn)行充分利用，將無(wú)形的信息價(jià)值轉(zhuǎn)化為有形的物質(zhì)價(jià)值。在事業(yè)單位內(nèi)部需要實(shí)現(xiàn)管理方式和管理內(nèi)容的改革，關(guān)注國(guó)家政策變化與行業(yè)發(fā)展前景，進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。

3）完善檔案管理機(jī)制，對(duì)于檔案管理中存在的一些問(wèn)題，需要國(guó)家落實(shí)事業(yè)單位的檔案管理的監(jiān)察，完善法律法規(guī)；事業(yè)單位需要嚴(yán)格約束工作人員的檔案管理工作行為，對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的法律培訓(xùn)，要結(jié)合行業(yè)發(fā)展規(guī)范和國(guó)家頒布的檔案管理法規(guī)內(nèi)容，以事業(yè)單位自身發(fā)展現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，監(jiān)督規(guī)范檔案管理人員的工作；對(duì)于分工不同的工作人員，進(jìn)行權(quán)限的區(qū)分設(shè)定，不同的工作員工負(fù)責(zé)的檔案主題板塊也不同，非本板塊的人員不具備查找和調(diào)取本版塊的檔案資料。而工作人員需要遵守相關(guān)法律法規(guī)章程，管理過(guò)程合法化，管理步驟嚴(yán)格遵守單位的具體規(guī)定，檔案管理員在收錄檔案信息后，需要另一個(gè)管理員進(jìn)行信息的重復(fù)檢查，確保信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，監(jiān)督檔案管理人員的工作效率，工作態(tài)度以及工作流程，監(jiān)管檔案管理的全過(guò)程，確保檔案的安全，避免重要檔案信息的外泄。

3 結(jié)束語(yǔ)

管理好檔案信息無(wú)論是對(duì)于政府機(jī)關(guān)而言還是事業(yè)單位而言都至關(guān)重要，檔案信息包含著多數(shù)人群的個(gè)人隱私信息，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，而繁雜的檔案管理工作對(duì)于檔案管理人員而言，是一份任務(wù)量極大的工作。而面對(duì)提升事業(yè)檔案管理效率的要求，需要多方進(jìn)行調(diào)節(jié)努力，國(guó)家進(jìn)行宏觀規(guī)劃、制定章程；企業(yè)進(jìn)行管理人員的安排、分工與監(jiān)察。