中醫院檔案管理存在的問題及應對措施初探

李平濤

（山東省鄆城縣中醫醫院，山東 菏澤 274700）

1 引言

中醫院管理檔案管理工作是我國中醫院在管理從事國家醫療、科研、教學、預防衛生保健、藥品監督管理、衛生機關行政事務管理以及其它各項管理活動中，已經形成對整個醫療工作方面具有重要參考價值的指標之一，這是指導中醫院制定工作發展計劃和管理決策的可靠事實依據，是醫院指導并監督協調各項管理工作正常開展運行的重要參考資料。檔案管理工作是我國中醫院檔案管理工作中重要的一環，是必須高度重視的一項基礎性管理工作。

2 中醫院檔案管理現狀

1）相關人員對檔案管理認識不足。很多地方中醫院對歷史檔案管理籌建工作不夠重視，其中”重醫療、輕管理”缺檔現象普遍，忽略了我國中醫院建設發展的歷史連續性和醫院歷史檔案資料的真實完整性。現代醫療機構病歷管理檔案由各個病案室統一管理，科室以及相關檔案管理人員常常認識不到醫院檔案管理工作的重要性，認為將檔案放到公共檔案室內還不如將檔案放在私人科室內看起來方便，因此造成中醫院對于檔案管理無法集中統一進行管理，導致整個檔案室的利用率不高。

2）缺乏完善的檔案管理機構。中醫院臨床檔案管理一般由臨時設置在附屬中醫院檔案辦公室的附屬綜合醫院檔案室人員負責。其中需要符合中醫院檔案管理行業的國家相關標準要求，綜合醫院檔案室管理工作一般只需要包括病理文書影像檔案管理、科技技術檔案管理、會計資料檔案和相關實物資料檔案、音像視頻檔案、醫療護理文書影像檔案、病理切片影像檔案等，各種病理檔案通常通過不同的管理業務部門直接進行協同管理，這樣的檔案管理方法也會導致檔案管理機構上也會出現很多漏洞，一個事業單位中也會出現多業務部門協同管理的新格局，影響檔案管理的工作效率。

3）檔案專業人員素質有待提高。檔案管理工作人員的綜合素質對企業檔案管理工作水平提高有直接性的影響。目前我國檔案相關專業管理人員技術隊伍素質參差不齊，其中主要因素包括：專業文化素質程度、理論業務水平、專業技術素質等幾個方面，對從事檔案專業進行高中低層次技術管理的專業人才較少。隨著管理業務內容不斷豐富，檔案管理信息資源管理事業規模日益不斷加大，故對各類專業檔案人員的管理要求量也變得越來越高。但目前大部分中醫院未對管理人員進行有效的素質培訓和繼續教育，對管理人員的素質提高和繼續教育沒有合理的規劃，很多檔案管理人員工作主要以傳統工作經驗為主，在思想上和管理水平上不能跟上時代發展需求，導致管理水平較為低下。管理內容不斷豐富，檔案信息管理規模日益加大，故對專業人員的要求變得越來越高。但目前大部分中醫院未對管理人員進行有效的素質培訓教育，對管理人員的素質提高和繼續教育沒有合理的規劃，很多檔案管理人員工作主要以傳統工作經驗為主，在思想上和管理水平上不能跟上時代發展需求，導致管理水平較為低下。

3 加強中醫院檔案管理模式的改進措施

1）提升對檔案管理重要性的認識。首先，相關管理人員需要轉變觀念，只有國家中醫院自上而下高度重視醫院檔案管理改革工作，充分認識感受到醫院檔案管理體制工作的改革重要性與改革實用性，把醫院檔案業務工作管理作為國家中醫院改革發展的重要基礎工作，與檔案業務體系建設工作同步通過發展、同步通過考核，才能有效保證醫院檔案管理改革工作健康、規范、高效地順利開展，從根本上徹底改變醫院檔案可有可無、檔案管理工作枯燥無味的錯誤認識，使之更好地有效服務于國家中醫院業務建設與改革發展；其次，要不斷改進檔案工作組織方式管理方法，要徹底改變過去”等、靠、要”落后的檔案管理模式，變被動綜合管理為主動綜合管理，拓寬醫院檔案業務工作管理服務領域范圍，圍繞國家中醫院業務建設改革發展戰略大局，積極主動深入挖掘醫院檔案管理資源，提高醫院檔案管理資源綜合利用管理價值；第三，要求具有一種與時俱進的改革創新發展意識、開放創新意識、包容創新意識，創造性的深入開展醫院檔案管理改革工作，積極主動調整工作思路，實現醫院檔案為醫療臨床、為醫學科研、為推進中醫院檔案管理體制發展改革提供優質服務的創新意識。

2）檔案信息網絡化建設需要進一步提高。現代化管理模式主要指利用現代化先進設備，如檔案的除濕、滅蟲、防火、空調、電腦等設備，從而提高管理水平。引進一批現代化檔案技術設備，一方面必須不斷提高檔案設備合理配置，以其作為我國檔案企業現代化工作管理的主要任務內容，另一方面必須不斷提高企業計算機檔案操作管理水平，通過利用計算機的快速錄入、整理，能利于讓檔案使用者及時快速查找各項檔案資料，有效利于節省時間以及節約人力物力，提高檔案工作效率。加強檔案信息網絡化建設，即中醫院要充分利用現代化設備的高速、準確和資源共享的特點，提高檔案利用的工作效率。引進或自行設計符合中醫院集團檔案管理軟件，建立中醫院集團內部檔案管理網絡，采用現代化的管理手段。

3）提升檔案管理從業人員綜合素質。檔案管理工作是一項長期性的工作，隨著社會分工的不斷發生變化，科室管理門類、檔案管理工作人員的實際流動和社會責任心等多種因素，都會直接影響醫院檔案管理質量，因此，要根據醫院檔案管理工作社會發展的實際需要，將基層檔案管理人員實訓培養使用計劃管理納入我國中醫院基層人才培養計劃體系，建立基層檔案管理專業人才培養梯隊，通過管理專業培訓、知識模式創新、進修崗位學習等多種方式。除此之外，隨著我國醫療衛生檔案事業的穩步發展，新的服務領域和應用形態層出不窮，檔案管理內容日益豐富，檔案管理信息應用載體日益豐富多元化，檔案管理應用手段日益先行和進化。

4 結束語

總之，根據時代發展特點，創新中醫院檔案管理模式是推進中醫院發展的基本要求。中醫院各級領導干部要根據各級醫院事業發展的實際工作情況，在醫院檔案管理中不斷健全醫院檔案管理規章制度，規范醫院檔案管理服務行為 ，建立更多現代化檔案管理模式，提高各級中醫院專業檔案管理服務水平。同時，中醫院檔案管理人員還要不斷增強自身檔案管理責任意識，端正檔案工作負責態度，充分利用我為中醫院人員提供的專業培訓以及自身實踐學習，提高自身檔案綜合管理素質，通過自身實際行動不斷創新醫療檔案服務模式，提高我院醫療檔案服務水平。