中醫(yī)院檔案管理存在的問題及應對措施初探

李平濤

（山東省鄆城縣中醫(yī)醫(yī)院，山東 菏澤 274700）

1 引言

中醫(yī)院管理檔案管理工作是我國中醫(yī)院在管理從事國家醫(yī)療、科研、教學、預防衛(wèi)生保健、藥品監(jiān)督管理、衛(wèi)生機關行政事務管理以及其它各項管理活動中，已經(jīng)形成對整個醫(yī)療工作方面具有重要參考價值的指標之一，這是指導中醫(yī)院制定工作發(fā)展計劃和管理決策的可靠事實依據(jù)，是醫(yī)院指導并監(jiān)督協(xié)調各項管理工作正常開展運行的重要參考資料。檔案管理工作是我國中醫(yī)院檔案管理工作中重要的一環(huán)，是必須高度重視的一項基礎性管理工作。

2 中醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1）相關人員對檔案管理認識不足。很多地方中醫(yī)院對歷史檔案管理籌建工作不夠重視，其中”重醫(yī)療、輕管理”缺檔現(xiàn)象普遍，忽略了我國中醫(yī)院建設發(fā)展的歷史連續(xù)性和醫(yī)院歷史檔案資料的真實完整性。現(xiàn)代醫(yī)療機構病歷管理檔案由各個病案室統(tǒng)一管理，科室以及相關檔案管理人員常常認識不到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，認為將檔案放到公共檔案室內還不如將檔案放在私人科室內看起來方便，因此造成中醫(yī)院對于檔案管理無法集中統(tǒng)一進行管理，導致整個檔案室的利用率不高。

2）缺乏完善的檔案管理機構。中醫(yī)院臨床檔案管理一般由臨時設置在附屬中醫(yī)院檔案辦公室的附屬綜合醫(yī)院檔案室人員負責。其中需要符合中醫(yī)院檔案管理行業(yè)的國家相關標準要求，綜合醫(yī)院檔案室管理工作一般只需要包括病理文書影像檔案管理、科技技術檔案管理、會計資料檔案和相關實物資料檔案、音像視頻檔案、醫(yī)療護理文書影像檔案、病理切片影像檔案等，各種病理檔案通常通過不同的管理業(yè)務部門直接進行協(xié)同管理，這樣的檔案管理方法也會導致檔案管理機構上也會出現(xiàn)很多漏洞，一個事業(yè)單位中也會出現(xiàn)多業(yè)務部門協(xié)同管理的新格局，影響檔案管理的工作效率。

3）檔案專業(yè)人員素質有待提高。檔案管理工作人員的綜合素質對企業(yè)檔案管理工作水平提高有直接性的影響。目前我國檔案相關專業(yè)管理人員技術隊伍素質參差不齊，其中主要因素包括：專業(yè)文化素質程度、理論業(yè)務水平、專業(yè)技術素質等幾個方面，對從事檔案專業(yè)進行高中低層次技術管理的專業(yè)人才較少。隨著管理業(yè)務內容不斷豐富，檔案管理信息資源管理事業(yè)規(guī)模日益不斷加大，故對各類專業(yè)檔案人員的管理要求量也變得越來越高。但目前大部分中醫(yī)院未對管理人員進行有效的素質培訓和繼續(xù)教育，對管理人員的素質提高和繼續(xù)教育沒有合理的規(guī)劃，很多檔案管理人員工作主要以傳統(tǒng)工作經(jīng)驗為主，在思想上和管理水平上不能跟上時代發(fā)展需求，導致管理水平較為低下。管理內容不斷豐富，檔案信息管理規(guī)模日益加大，故對專業(yè)人員的要求變得越來越高。但目前大部分中醫(yī)院未對管理人員進行有效的素質培訓教育，對管理人員的素質提高和繼續(xù)教育沒有合理的規(guī)劃，很多檔案管理人員工作主要以傳統(tǒng)工作經(jīng)驗為主，在思想上和管理水平上不能跟上時代發(fā)展需求，導致管理水平較為低下。

3 加強中醫(yī)院檔案管理模式的改進措施

1）提升對檔案管理重要性的認識。首先，相關管理人員需要轉變觀念，只有國家中醫(yī)院自上而下高度重視醫(yī)院檔案管理改革工作，充分認識感受到醫(yī)院檔案管理體制工作的改革重要性與改革實用性，把醫(yī)院檔案業(yè)務工作管理作為國家中醫(yī)院改革發(fā)展的重要基礎工作，與檔案業(yè)務體系建設工作同步通過發(fā)展、同步通過考核，才能有效保證醫(yī)院檔案管理改革工作健康、規(guī)范、高效地順利開展，從根本上徹底改變醫(yī)院檔案可有可無、檔案管理工作枯燥無味的錯誤認識，使之更好地有效服務于國家中醫(yī)院業(yè)務建設與改革發(fā)展；其次，要不斷改進檔案工作組織方式管理方法，要徹底改變過去”等、靠、要”落后的檔案管理模式，變被動綜合管理為主動綜合管理，拓寬醫(yī)院檔案業(yè)務工作管理服務領域范圍，圍繞國家中醫(yī)院業(yè)務建設改革發(fā)展戰(zhàn)略大局，積極主動深入挖掘醫(yī)院檔案管理資源，提高醫(yī)院檔案管理資源綜合利用管理價值；第三，要求具有一種與時俱進的改革創(chuàng)新發(fā)展意識、開放創(chuàng)新意識、包容創(chuàng)新意識，創(chuàng)造性的深入開展醫(yī)院檔案管理改革工作，積極主動調整工作思路，實現(xiàn)醫(yī)院檔案為醫(yī)療臨床、為醫(yī)學科研、為推進中醫(yī)院檔案管理體制發(fā)展改革提供優(yōu)質服務的創(chuàng)新意識。

2）檔案信息網(wǎng)絡化建設需要進一步提高。現(xiàn)代化管理模式主要指利用現(xiàn)代化先進設備，如檔案的除濕、滅蟲、防火、空調、電腦等設備，從而提高管理水平。引進一批現(xiàn)代化檔案技術設備，一方面必須不斷提高檔案設備合理配置，以其作為我國檔案企業(yè)現(xiàn)代化工作管理的主要任務內容，另一方面必須不斷提高企業(yè)計算機檔案操作管理水平，通過利用計算機的快速錄入、整理，能利于讓檔案使用者及時快速查找各項檔案資料，有效利于節(jié)省時間以及節(jié)約人力物力，提高檔案工作效率。加強檔案信息網(wǎng)絡化建設，即中醫(yī)院要充分利用現(xiàn)代化設備的高速、準確和資源共享的特點，提高檔案利用的工作效率。引進或自行設計符合中醫(yī)院集團檔案管理軟件，建立中醫(yī)院集團內部檔案管理網(wǎng)絡，采用現(xiàn)代化的管理手段。

3）提升檔案管理從業(yè)人員綜合素質。檔案管理工作是一項長期性的工作，隨著社會分工的不斷發(fā)生變化，科室管理門類、檔案管理工作人員的實際流動和社會責任心等多種因素，都會直接影響醫(yī)院檔案管理質量，因此，要根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作社會發(fā)展的實際需要，將基層檔案管理人員實訓培養(yǎng)使用計劃管理納入我國中醫(yī)院基層人才培養(yǎng)計劃體系，建立基層檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)梯隊，通過管理專業(yè)培訓、知識模式創(chuàng)新、進修崗位學習等多種方式。除此之外，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，新的服務領域和應用形態(tài)層出不窮，檔案管理內容日益豐富，檔案管理信息應用載體日益豐富多元化，檔案管理應用手段日益先行和進化。

4 結束語

總之，根據(jù)時代發(fā)展特點，創(chuàng)新中醫(yī)院檔案管理模式是推進中醫(yī)院發(fā)展的基本要求。中醫(yī)院各級領導干部要根據(jù)各級醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的實際工作情況，在醫(yī)院檔案管理中不斷健全醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范醫(yī)院檔案管理服務行為 ，建立更多現(xiàn)代化檔案管理模式，提高各級中醫(yī)院專業(yè)檔案管理服務水平。同時，中醫(yī)院檔案管理人員還要不斷增強自身檔案管理責任意識，端正檔案工作負責態(tài)度，充分利用我為中醫(yī)院人員提供的專業(yè)培訓以及自身實踐學習，提高自身檔案綜合管理素質，通過自身實際行動不斷創(chuàng)新醫(yī)療檔案服務模式，提高我院醫(yī)療檔案服務水平。