事業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

王倩倩

（山西省臨縣醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)中心，山西 呂梁 033200）

每個(gè)人都有屬于自己的檔案，這些檔案中記錄了自己個(gè)人的榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)、獲獎(jiǎng)記錄、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、家庭背景以及個(gè)人的德才，因此檔案的管理和整理可以作為知人善任、選賢舉能的重要工具。因此，管理好事業(yè)單位人才檔案，可以為國(guó)家篩選出更多人才，同時(shí)對(duì)于人才資源的開(kāi)發(fā)也能達(dá)到一定的促進(jìn)的作用。隨著我國(guó)人口的不斷增多以及人事制度改革的不斷加大，事業(yè)單位的管理顯得更加重要。對(duì)此，下文主要簡(jiǎn)述事業(yè)檔案的管理。

1 事業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

近年來(lái)，我國(guó)人口的不斷增多以及人才的不斷涌現(xiàn)，凸顯出我國(guó)事業(yè)檔案管理的重要性，但在實(shí)際工作中事業(yè)檔案的管理存在一些問(wèn)題，主要存在三點(diǎn)。

1）工作人員缺乏對(duì)事業(yè)檔案管理重要性的正確認(rèn)識(shí)。首先，人事檔案的管理工作給人的總體印象就是在背后默默無(wú)聞的工作，相當(dāng)于后勤工作，既沒(méi)有升職的渠道也沒(méi)有那么的引人注目，因此不少人認(rèn)為該工作沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性的要求，就是一個(gè)仔細(xì)工作的活。其次，部分工作人員對(duì)檔案工作存在一定的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是對(duì)資料的抄寫(xiě)、保管，不是單位中主要的工作，并不能給工作帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)效益，甚至有些人認(rèn)為該工作只是一個(gè)形式，不需要投入太多的精力。因此，大部分人處于“守好職位、做到不丟失、不泄密、實(shí)時(shí)應(yīng)付”的狀態(tài)，并沒(méi)有把事業(yè)檔案管理真正安排到議事日程中，致使事業(yè)檔案的管理一直被處于說(shuō)起來(lái)重要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉的情形。這種現(xiàn)象的存在很難做到高質(zhì)量，更不能很好地服務(wù)于干部隊(duì)伍的建設(shè)。

2）管理人員管理意識(shí)參差不齊和水平不高。隨著人事制度改革的縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行重組，人員的流動(dòng)性強(qiáng)，大部分原處于檔案管理工作的人員也因?yàn)閸徫坏淖儎?dòng)去了其他的崗位進(jìn)行工作。因此，這就造成了大部分上崗的人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，從而對(duì)檔案工作的重要性以及管理檔案的要求不太了解，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔和裝訂等流程沒(méi)有過(guò)多的熟悉，同時(shí)不少檔案人員身兼數(shù)職，致使檔案工作的重要程度排到了最后，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作質(zhì)量。

3）設(shè)備配置的落后。雖然我國(guó)現(xiàn)在處于信息化時(shí)代，但是對(duì)于紙質(zhì)版的檔案資料依然很重視，畢竟紙質(zhì)版的資料才是一手資料。然而在實(shí)際中，這些資料的放置都被遵循了“因陋就簡(jiǎn)”的原則，資料的放置處既沒(méi)有防火、防火、防盜的措施，也沒(méi)有其他硬件軟件的設(shè)施。而且在調(diào)閱檔案的時(shí)候采取的都是原始的手工操作方式，由于多次的調(diào)閱和陽(yáng)光的照射導(dǎo)致紙張變黃、字跡開(kāi)始逐步的褪色，嚴(yán)重威脅到了檔案資料的完整性和安全。

2 提高事業(yè)檔案管理水平的措施

因?yàn)槭聵I(yè)檔案管理關(guān)系到人員的具體資料，而且資料的完整性和安全對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)都是十分重要的一件事情，為了解決事業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，該段提出具體的解決措施。

1）設(shè)立檔案管理層級(jí)。不管是對(duì)于哪一個(gè)組織來(lái)說(shuō)，必須要有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人以及具體明確的分工，只有這樣工作人員才會(huì)達(dá)到相互監(jiān)督、一起工作的狀態(tài)，所以健全的機(jī)構(gòu)是檔案管理工作順利開(kāi)展的重要保障。首先，要在單位內(nèi)部專(zhuān)門(mén)設(shè)立一個(gè)綜合檔案室，并選取合適的人才作為檔案室主任。其次，對(duì)管理人員進(jìn)行具體的分工，讓每個(gè)人都對(duì)自己的職責(zé)和權(quán)利做好一定的把控。同時(shí)，可以檔案管理室中的具體情況進(jìn)行人員的添加或減少，形成一個(gè)較為完善的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2）健全管理制度。首先，要制定一個(gè)合理又科學(xué)的管理制度，并結(jié)合檔案管理室中的具體情況進(jìn)行逐步的完善。其次，要做到每個(gè)人都是平等的地位。雖然大家的職位不同，但是不代表職位低的人就應(yīng)該低人一等，每個(gè)人都是在為國(guó)家工作，只是所處的位置和所做的事情不同，因此要避免職位高人一等就可以為所欲為的狀態(tài)，每個(gè)人只有平等才能更好地共事。最后，設(shè)立獎(jiǎng)懲分明的機(jī)制。檔案部門(mén)既是管理制度的制定者，同時(shí)也是執(zhí)行者，因此建設(shè)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，可以督促管理制度的落實(shí)。同時(shí)，每個(gè)人都會(huì)因?yàn)楠?jiǎng)懲制度的存在積極參與到檔案管理工作中，提高工作的效率和質(zhì)量。

3）開(kāi)展檔案管理工作的信息化建設(shè)。隨著時(shí)間的積累，不少紙質(zhì)版的資料在信息化時(shí)代的使用越來(lái)越少，而且在一定程度上紙質(zhì)版資料的查閱耗費(fèi)大量的時(shí)間，對(duì)此將紙質(zhì)版的信息掃描錄入到電腦中可以減少不必要的麻煩，同時(shí)大大提高了資料查找的效率，也避免了紙質(zhì)版資料的損壞。

3 結(jié)束語(yǔ)

本文主要討論事業(yè)檔案管理中存在的具體問(wèn)題，同時(shí)也給出了具體的解決措施，檔案管理對(duì)于人才的篩選有重要的意義，因此做好管理工作能加快我國(guó)發(fā)展的步伐，同時(shí)資料的完整性和安全都得到了 保障。