基于知識管理開展事業單位檔案管理工作

李 真

（山東省衛生健康委醫療管理服務中心，山東 濟南 370102）

檔案管理對事業單位發展十分重要，事業單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經濟體系快速發展的背景下，對檔案管理有了全新的要求，以往傳統的檔案管理模式難以滿足社會發展需要，同時也會出現各種各樣的問題。基于此，事業單位檔案管理工作必須要與時俱進，創新管理思維與管理結構，以便完善以往傳統檔案管理模式的不足，進而提升事業單位檔案管理工作的實效性。

1 事業單位檔案管理工作現狀

作為文件管理的一部分，數據管理是一種新的理念，即信息的價值和重要性在不同的時間間隔內會有所不同。我國的數據管理目前有三個主要領域：1）管理的組織形式。作為文件管理的一部分，我們可以根據我們在管理科學方面的先進經驗，制定文件管理原則并將其付諸實踐，同時保持文件管理的最高水平。2）科學的管理方法。對于文件管理人員來說，必須有意識地進行信息管理，以便充分利用管理知識，并建立一個工作組，該工作組不僅擁有扎實的科學知識，而且擁有更高水平的企業技術。3）先進的技術支持。在文件管理環境不斷變化的情況下，文件管理的技術能力也在不斷發展，信息技術是現代社會文件管理技術不可或缺的組成部分，進一步完善了文件管理技術的信息化，從而推動了文件管理。但是，在文件管理任務的現狀下，仍然存在著主要集中在兩點上的問題：1）管理理念過時。隨著文件管理的不斷發展，數據管理意識仍然存在漏洞和過時的特征，許多管理人員和專業人員都堅持其理念的管理原則。管理人員的管理意識也過時了，缺乏對信息管理的關注。傳統的管理方法可能導致管理效果相對較差。2）管理設備過時。由于文件管理依賴于財政支持，再加上缺乏管理知識，對文件管理投入的資源不足，管理系統過時，管理資源減少，導致總體管理效果降低。

2 在檔案管理中應用知識管理的必要性

在過去，事業單位主要依賴傳統方式來開展檔案的管理，具體措施就是保管實體文件等，在需要時將這些實體文件取出。一方面可以充分發揮其自身參考價值，另一方面可以將其作為憑證；而知識管理主要是對檔案資源當中相關背景知識所包含的顯性知識以及隱性知識進行挖掘，因而將其應用于檔案管理意義重大。首先，知識管理更為注重采用先進手段使用戶主動獲取深層次的信息服務以及知識性服務，從而使知識充分發揮其價值。在提供服務之前，知識管理部門要深入鉆研文件以及檔案，使其獲得開發利用，通過檔案管理價值的全方位提升，使管理人員具備更高的組織地位。其次，檔案知識管理的實施可以幫助檔案管理不斷拓寬其范圍。在檔案管理工作實際開展過程中，一些資料可能與圖書資料以及前期文件處于緊密相關的狀態，但是由于某些原因，已經被排除在檔案管理活動之外，而知識管理可以重新將上述資料納入檔案管理工作范疇，促進大檔案管理順利實施。因而，在檔案管理領域當中納入知識管理所強調的知識挖掘以及共享應用，可以幫助檔案工作者對文件以及檔案的開發利用加強重視，進而使檔案管理工作具備更高的價值。

3 基于知識管理的事業單位檔案管理工作策略

3.1 轉變檔案管理理念

事業單位檔案管理部門在日常各項工作開展過程中，必須充分認識到在全新的經濟時代檔案管理工作的重要價值。通過對知識管理理念的有效運用，做好檔案管理的規劃工作，進行整體布局，在事業單位檔案管理部門具體情況基礎之上，不斷優化其落后的信息割據局面，為檔案管理各個模塊提供一個分享信息資源的平臺，這樣可以使檔案信息具備更高的準確率。此外，檔案管理部門還需對檔案管理工作實際開展過程中的具體情況進行認真分析，針對關鍵流程當中所存在的各種問題做好優化工作。

3.2 創新事業單位檔案管理工作模式

事業單位職能部門具備細致化的特征，在檔案管理工作開展期間，大多數部門的檔案沒有被全面使用，這從一定程度上反映了檔案管理工作質量和水平處于較低的狀態。要想將此種現象徹底解決，就需要事業單位檔案管理人員進一步創新和改進檔案管理方式，摒棄單一模式，比如適當地增設網上服務專區，借助信息化互聯網技術和新型設備創新云檔案管理平臺，在提升事業單位檔案管理水平的基礎上促使工作良好開展。

3.3 知識共享以及創新

在事業單位，開展檔案管理工作的一個主要目標是對知識進行共享以及不斷創新，在此基礎之上，不斷提高事業單位的競爭能力。對于事業單位而言，檔案資料是其知識的一種表現方式。在檔案管理工作實際開展過程中，在一體化階段必須設立明確的方向。一方面，保證知識管理向著有序化方向發展；另一方面，合理劃分不同檔案知識并做好其歸類工作，探尋可能存在的聯系。與此同時，還需科學評估檔案價值，確定檔案具體歸檔范圍，結合檔案價值的高低確定是否需要對其歸檔，從而有效識別相關電子文件。需要將檔案數字化管理工作以及辦公自動化有機結合，在檔案信息化系統當中納入歸檔工作以開展統一的管理，以防形成環節以及歸檔環節相互之間出現脫節現象，只有這樣，才能使知識實現共享以及創新。

3.4 提高檔案管理人員的整體素質

伴隨著網絡技術的飛速發展，這對事業單位的文件管理產生了影響，不僅改善了文件管理的工作方式和管理模式，而且提高了事業單位文件管理的效率。要實現這一目標，文件管理人員必須提高整體素質和能力水平，并從根本上提高創新意識，以提高生產率。許多文件管理人員目前缺乏網絡信息管理方面的專業知識。因此，需要提高文件管理人員的網絡技術和文件管理技能，將文件管理培訓委派給專業團隊，并邀請專家維護。經常組織相關文件管理人員分享他們的成功案例。此外，在檔案管理員的招聘程序中必須考慮事業單位對人員的綜合需求，并選擇具備全面知識的專業人才，為事業單位檔案管理注入新鮮血液，以促進可持續發展。此外，文件管理人員還必須按照各自單位的文件管理安排執行任務，確定自己的行為，進行科學有序的文件管理，不僅滿足新時代的發展需要，而且提高文件管理任務的效率，從而改善業務部門的健康狀況。

4 結束語

綜上所述，在知識經濟時代，事業單位需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質、轉變檔案管理理念、積極樹立“大檔案”觀、創新檔案管理模式、進行知識共享以及創新，只有這樣才能使檔案管理工作具備更強的前瞻性以及內涵性，提升事業單位檔案管理工作的效能。