國有企業(yè)檔案管理效能提升策略研究

萬文婭

（中平能化集團(tuán)機(jī)械制造有限公司，河南 平頂山 467000）

新形勢下，檔案管理工作成為國有企業(yè)改革的重點和難點，陳舊的傳統(tǒng)工作模式對企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和效率造成嚴(yán)重制約，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化和科學(xué)化是提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。

1 檔案管理效能提升內(nèi)涵分析

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷變化，檔案管理在國有企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，是企業(yè)經(jīng)營管理不可或缺的組成部分。檔案管理主要包括人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案、培訓(xùn)檔案等工作對象，在日常工作中對這些檔案展開收集、整理、保管、更新以及統(tǒng)計等工作，從而形成完整的檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)。提升企業(yè)檔案管理效能不僅是企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要要求，更是構(gòu)建和諧社會及檔案事業(yè)發(fā)展的必然需求。加強(qiáng)檔案管理效能提升一方面能夠在越來越復(fù)雜的經(jīng)營環(huán)境中為企業(yè)整理分析與決策相關(guān)的檔案資料，進(jìn)一步提升企業(yè)的決策水平；另一方面能夠在企業(yè)人力資源改革中為員工的績效考核、提拔晉升以及教育培訓(xùn)提供參考依據(jù)，為企業(yè)人力資源的合理配置提供支撐；再一方面能夠為科研工作提供有價值的資料，進(jìn)一步增強(qiáng)國有企業(yè)科研實力。隨著信息化時代的到來，科學(xué)化開展檔案管理工作能夠幫助管理層快速、準(zhǔn)確、全面地掌握各類檔案信息資源，從而提升內(nèi)控管理水平，最終達(dá)到檔案信息為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的目標(biāo)。

2 國有企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）檔案管理意識較差。在企業(yè)管理中，管理人員思想上不重視檔案管理工作，基層檔案意識薄弱，管理部門缺乏重要性的認(rèn)識，直接對檔案管理工作成效造成嚴(yán)重影響；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部對經(jīng)濟(jì)效益片面追求，對企業(yè)發(fā)展缺乏長遠(yuǎn)性和全面性的思路，沒有認(rèn)識到檔案信息就是生產(chǎn)力的作用。由于工作人員管理意識較差，導(dǎo)致檔案存在雜亂、零亂、分散的現(xiàn)象，難以滿足企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展對檔案信息的實際需求。

2）管理人員素質(zhì)偏低。檔案管理工作需要較強(qiáng)的專業(yè)性，而工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。在大部分國有企業(yè)中，缺少專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理工作都是安排非專業(yè)或兼職人員負(fù)責(zé)，他們?nèi)狈^高的業(yè)務(wù)水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，在工作中對檔案管理存在一定的認(rèn)識偏差。特別是在基層單位，很多檔案管理人員將工作職責(zé)簡單地理解為檔案類型劃分和檔案入盒保存，缺少對檔案信息完整性和真實性的檢查，沒有做好檔案資料的定期更新，從而影響了企業(yè)檔案管理的整體水平。

3）檔案管理設(shè)施不足。良好的管理條件是有序開展檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，其中硬件設(shè)施是確保檔案資料安全完整的重要前提。但是很多國有企業(yè)的檔案室與其他業(yè)務(wù)混用，檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備不齊全，室內(nèi)防潮效果不好，檔案資料在長時間存放中出現(xiàn)發(fā)霉、磨損等現(xiàn)象，對檔案的完整性造成一定影響。另外，一些基層單位沒有緊跟信息化時代步伐，未建立專屬的電子檔案室，仍然采取紙質(zhì)存檔的方式，導(dǎo)致檔案信息一旦丟失后難以找回，在檔案信息分析過程中也呈現(xiàn)出效率質(zhì)量低下、勞動強(qiáng)度大等情況。

4）管理方法體系落后。在檔案管理工作中，很多單位仍采用手工整理的方法，檔案整理和存儲占用大量的庫房和人力資源，任務(wù)繁重且效能低。另外，紙質(zhì)檔案的存儲造成檢查速度較慢，在查閱過程中準(zhǔn)確率較低。很多國有企業(yè)的檔案管理體系不夠健全，缺乏完善的制度約束檔案管理工作，企業(yè)管理者缺少對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，造成檔案管理缺乏科學(xué)性、實效性和規(guī)范性，企業(yè)無法合理應(yīng)用檔案中包含的大量信息資源，檔案管理作為企業(yè)發(fā)展“助推器”的作用得到充分發(fā)揮。另外，檔案管理部門采取傳統(tǒng)的管理方式，沒有及時與檔案管理信息平臺進(jìn)行對接，缺乏有效的方法提高管理效率，難以滿足企業(yè)對檔案信息的發(fā)展需求。

3 國有企業(yè)檔案管理效能提升的有效對策

1）創(chuàng)新檔案管理理念。想要提高企業(yè)檔案管理水平，領(lǐng)導(dǎo)干部必須樹立正確的管理理念，深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，以科學(xué)性和先進(jìn)性的管理理念推動檔案管理工作水平提升，從而實現(xiàn)檔案科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。一方面企業(yè)需要在檔案管理工作中給予人力、物力、財力上的支持，不斷完善檔案管理條件，確保工作人員能夠及時有效地做好采購、整理、歸檔和維護(hù)工作；另一方面企業(yè)需要選擇專業(yè)技能較強(qiáng)的人員前往檔案部門任職，重視對此類人才的持續(xù)教育及培訓(xùn)工作，充分發(fā)揮優(yōu)秀管理者的檔案管理經(jīng)驗和優(yōu)勢，確保他們將資料信息規(guī)整好、分析好、使用好，為企業(yè)的決策部署提供參考依據(jù)；再一方面要對基礎(chǔ)配套設(shè)施不斷優(yōu)化，建立規(guī)范的檔案制度，切實解決檔案管理人員工資待遇低、工作環(huán)境差、晉升渠道少等問題，為檔案管理隊伍補(bǔ)充高素質(zhì)技能型人才，不斷提高管理手段和保管條件，真正符合企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展對檔案信息的需求。

2）健全檔案管理制度。在檔案管理工作中，完善的管理制度能夠使各環(huán)節(jié)工作達(dá)到事半功倍的效果。一是健全完善檔案管理制度，明確工作人員的工作范圍和權(quán)限，確立檔案管理業(yè)務(wù)流程，對檔案信息收集、檢查、裝盒等環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格的管理制度；二是加強(qiáng)檔案管理制度與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的有效融合，建立管理考核機(jī)制，實施“月檢查、季考核、年評比”制度，將考核結(jié)果納入工作人員的績效考核中，從而提高檔案管理人員的工作積極性，使他們能夠以認(rèn)真的態(tài)度開展工作，將更多精力投入到實際管理中；三是執(zhí)行管理培訓(xùn)制度，工作人員每周開展一次專業(yè)知識培訓(xùn)，每月進(jìn)行一次專業(yè)知識考試，并結(jié)合工作人員的薄弱點進(jìn)行針對性的指導(dǎo)，確保檔案管理效能的有效提升。

3）提升管理人員素質(zhì)。檔案管理人員屬于企業(yè)檔案管理工作中十分重要的影響因素，他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著管理工作的水平和質(zhì)量，所以必須加強(qiáng)管理人員素質(zhì)的提升。在日常工作中，檔案管理部門必須加強(qiáng)對工作人員的定期培訓(xùn)，更新他們的專業(yè)知識，使工作人員能夠掌握現(xiàn)代化的管理方法和手段，確保檔案管理工作更好地開展。與此同時，還需要采取多種措施開展思想政治教育，提高工作人員的政治站位和大局意識，使其能夠在管理工作中更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。

4）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。在國有企業(yè)檔案管理中，數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件得到了廣泛應(yīng)用，其中以往紙質(zhì)的檔案材料能夠通過計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影婀芾硇畔?，這就給資料的儲存和更新帶來了極大便利。檔案管理部門通過檔案管理軟件能夠?qū)n案信息進(jìn)行上傳、分析和共享，不僅能夠增強(qiáng)檔案資料的安全性，避免紙質(zhì)檔案信息丟失和損壞，同時能夠減輕員工勞動強(qiáng)度，使檔案管理工作效率得到大幅提升，最終使檔案管理能夠取得更加理想的效果。

4 結(jié)束語

綜上所述，科學(xué)規(guī)范化的管理檔案是衡量單位管理水平的重要指標(biāo)，國有企業(yè)的檔案管理部門需要積極探索效能提升策略，加強(qiáng)對檔案整理、收集、利用及管理等多個環(huán)節(jié)的水平提升，進(jìn)一步實現(xiàn)內(nèi)部管理運營的有序發(fā)展。