國有企業檔案管理效能提升策略研究

萬文婭

（中平能化集團機械制造有限公司，河南 平頂山 467000）

新形勢下，檔案管理工作成為國有企業改革的重點和難點，陳舊的傳統工作模式對企業檔案管理工作質量和效率造成嚴重制約，實現檔案管理規范化、信息化和科學化是提升企業經濟效益、實現可持續發展的重要條件。

1 檔案管理效能提升內涵分析

隨著市場經濟的不斷變化，檔案管理在國有企業發展中發揮著十分重要的作用，是企業經營管理不可或缺的組成部分。檔案管理主要包括人事檔案、財務檔案、科技檔案、培訓檔案等工作對象，在日常工作中對這些檔案展開收集、整理、保管、更新以及統計等工作，從而形成完整的檔案信息資源，為企業生產經營提供服務。提升企業檔案管理效能不僅是企業實現高質量發展的重要要求，更是構建和諧社會及檔案事業發展的必然需求。加強檔案管理效能提升一方面能夠在越來越復雜的經營環境中為企業整理分析與決策相關的檔案資料，進一步提升企業的決策水平；另一方面能夠在企業人力資源改革中為員工的績效考核、提拔晉升以及教育培訓提供參考依據，為企業人力資源的合理配置提供支撐；再一方面能夠為科研工作提供有價值的資料，進一步增強國有企業科研實力。隨著信息化時代的到來，科學化開展檔案管理工作能夠幫助管理層快速、準確、全面地掌握各類檔案信息資源，從而提升內控管理水平，最終達到檔案信息為企業發展服務的目標。

2 國有企業檔案管理工作的現狀

1）檔案管理意識較差。在企業管理中，管理人員思想上不重視檔案管理工作，基層檔案意識薄弱，管理部門缺乏重要性的認識，直接對檔案管理工作成效造成嚴重影響；企業領導干部對經濟效益片面追求，對企業發展缺乏長遠性和全面性的思路，沒有認識到檔案信息就是生產力的作用。由于工作人員管理意識較差，導致檔案存在雜亂、零亂、分散的現象，難以滿足企業高質量發展對檔案信息的實際需求。

2）管理人員素質偏低。檔案管理工作需要較強的專業性，而工作人員的專業素質水平直接影響了檔案管理的質量和效率。在大部分國有企業中，缺少專業的檔案管理機構，檔案管理工作都是安排非專業或兼職人員負責，他們缺乏較高的業務水平和較強的業務能力，在工作中對檔案管理存在一定的認識偏差。特別是在基層單位，很多檔案管理人員將工作職責簡單地理解為檔案類型劃分和檔案入盒保存，缺少對檔案信息完整性和真實性的檢查，沒有做好檔案資料的定期更新，從而影響了企業檔案管理的整體水平。

3）檔案管理設施不足。良好的管理條件是有序開展檔案管理工作的基礎保障，其中硬件設施是確保檔案資料安全完整的重要前提。但是很多國有企業的檔案室與其他業務混用，檔案管理工作的基礎設備不齊全，室內防潮效果不好，檔案資料在長時間存放中出現發霉、磨損等現象，對檔案的完整性造成一定影響。另外，一些基層單位沒有緊跟信息化時代步伐，未建立專屬的電子檔案室，仍然采取紙質存檔的方式，導致檔案信息一旦丟失后難以找回，在檔案信息分析過程中也呈現出效率質量低下、勞動強度大等情況。

4）管理方法體系落后。在檔案管理工作中，很多單位仍采用手工整理的方法，檔案整理和存儲占用大量的庫房和人力資源，任務繁重且效能低。另外，紙質檔案的存儲造成檢查速度較慢，在查閱過程中準確率較低。很多國有企業的檔案管理體系不夠健全，缺乏完善的制度約束檔案管理工作，企業管理者缺少對檔案管理工作重要性的認識，造成檔案管理缺乏科學性、實效性和規范性，企業無法合理應用檔案中包含的大量信息資源，檔案管理作為企業發展“助推器”的作用得到充分發揮。另外，檔案管理部門采取傳統的管理方式，沒有及時與檔案管理信息平臺進行對接，缺乏有效的方法提高管理效率，難以滿足企業對檔案信息的發展需求。

3 國有企業檔案管理效能提升的有效對策

1）創新檔案管理理念。想要提高企業檔案管理水平，領導干部必須樹立正確的管理理念，深刻認識到檔案管理的重要性，以科學性和先進性的管理理念推動檔案管理工作水平提升，從而實現檔案科學化、標準化、規范化管理。一方面企業需要在檔案管理工作中給予人力、物力、財力上的支持，不斷完善檔案管理條件，確保工作人員能夠及時有效地做好采購、整理、歸檔和維護工作；另一方面企業需要選擇專業技能較強的人員前往檔案部門任職，重視對此類人才的持續教育及培訓工作，充分發揮優秀管理者的檔案管理經驗和優勢，確保他們將資料信息規整好、分析好、使用好，為企業的決策部署提供參考依據；再一方面要對基礎配套設施不斷優化，建立規范的檔案制度，切實解決檔案管理人員工資待遇低、工作環境差、晉升渠道少等問題，為檔案管理隊伍補充高素質技能型人才，不斷提高管理手段和保管條件，真正符合企業高質量發展對檔案信息的需求。

2）健全檔案管理制度。在檔案管理工作中，完善的管理制度能夠使各環節工作達到事半功倍的效果。一是健全完善檔案管理制度，明確工作人員的工作范圍和權限，確立檔案管理業務流程，對檔案信息收集、檢查、裝盒等環節建立嚴格的管理制度；二是加強檔案管理制度與企業發展戰略的有效融合，建立管理考核機制，實施“月檢查、季考核、年評比”制度，將考核結果納入工作人員的績效考核中，從而提高檔案管理人員的工作積極性，使他們能夠以認真的態度開展工作，將更多精力投入到實際管理中；三是執行管理培訓制度，工作人員每周開展一次專業知識培訓，每月進行一次專業知識考試，并結合工作人員的薄弱點進行針對性的指導，確保檔案管理效能的有效提升。

3）提升管理人員素質。檔案管理人員屬于企業檔案管理工作中十分重要的影響因素，他們的業務素質直接影響著管理工作的水平和質量，所以必須加強管理人員素質的提升。在日常工作中，檔案管理部門必須加強對工作人員的定期培訓，更新他們的專業知識，使工作人員能夠掌握現代化的管理方法和手段，確保檔案管理工作更好地開展。與此同時，還需要采取多種措施開展思想政治教育，提高工作人員的政治站位和大局意識，使其能夠在管理工作中更加認真負責。

4）加強檔案信息化建設。隨著科學技術的不斷進步，傳統的檔案管理方法和手段已經無法適應現代化企業的發展要求。在國有企業檔案管理中，數據庫應用軟件得到了廣泛應用，其中以往紙質的檔案材料能夠通過計算機、掃描儀、數碼相機等設備轉變為電子版管理信息，這就給資料的儲存和更新帶來了極大便利。檔案管理部門通過檔案管理軟件能夠對檔案信息進行上傳、分析和共享，不僅能夠增強檔案資料的安全性，避免紙質檔案信息丟失和損壞，同時能夠減輕員工勞動強度，使檔案管理工作效率得到大幅提升，最終使檔案管理能夠取得更加理想的效果。

4 結束語

綜上所述，科學規范化的管理檔案是衡量單位管理水平的重要指標，國有企業的檔案管理部門需要積極探索效能提升策略，加強對檔案整理、收集、利用及管理等多個環節的水平提升，進一步實現內部管理運營的有序發展。