工程建設項目檔案創新管理探究

田 瓊

（內江市公共資源交易服務中心，四川 內江 641100）

工程建設項目檔案記錄著實施工程建設項目全過程的情況，是不可缺少的資料。檔案管理的規范與創新是工程建設項目順利實施的基礎，是實現工程建設目標的保障，加強工程建設項目檔案創新管理勢在必行。

1 工程建設項目檔案管理的重要性

在市場經濟體制日益完善的時代，國家針對工程建設項目不斷加大投資力度，突出工程建設項目檔案的價值，檔案創新管理成為重要的研究課題，不僅有助于提高工程建設項目檔案管理效果，還能優化檔案資源配置，幫助提升工程項目建設質量。在工程建設項目的實施中，從立項到審批再到招投標、勘察設計、施工、竣工和驗收等都會形成大量文件、資料，需要檔案人員根據工程建設項目的特征和檔案管理規范落實檔案資料收集、整理、保管等工作，推動檔案管理與工程建設項目的高度融合，保證有序開展項目建設工作，滿足工程建設與管理需求。而且檔案創新管理可以將工程建設項目實施情況充分體現出來，明確安全與質量形勢，為安全管理、質量控制和應急救援等提供參考依據，加上檔案可以作為工程建設項目的合同糾紛與索賠的關鍵性憑證，其中記錄的原始數據能夠大大降低工程建設風險，為各部門、各單位履行好崗位職責提供保障。

2 工程建設項目檔案創新管理的技術要點

2.1 檔案收集技術

工程建設項目檔案收集指的是把分散在工程建設項目各參建單位的文件材料、圖紙等集中起來，專門指定人員管理，檔案收集質量直接決定著工程建設項目檔案的完整性[1]。根據檔案創新管理的要求，應超前收集工程建設項目檔案，即將檔案收集起點提前到形成檔案的階段。因此，檔案部門要對參建各方管理檔案的人員提供收集文件材料的指導，協助他們編制與本單位實際情況相符的檔案歸檔范圍、收集制度和工作流程等，提升檔案收集的規范性、完整性。例如在工程建設項目的立項、設計、施工、竣工、驗收等階段明確檔案收集流程的控制點，指導各單位的檔案人員根據收集文件材料、圖紙的范圍全面收集各自工程建設項目活動中形成的材料，做到材料形成、使用與收集的同步，仔細檢查材料的準確性、完整性。如此一來，檔案收集工作就伴隨工程建設項目實施程序趨于流程化，整合檔案的收集與質量控制，將日常檔案工作落到實處。

需要注意的是全過程收集電子檔案，這與收集紙質文件材料是一樣的，根據工程建設項目參建各方的工作進度及時完整地收集電子檔案，確保電子檔案的原始數據和信息完整。而且收集時要防止電子文件被刪除、修改，保證檔案安全。對于紙質檔案和電子檔案的收集應同時進行，因為工程建設項目實施過程涉及很多行業、部門，資料來源廣泛，一些單位有時候只能形成紙質文件，應重視做好紙質文件的文字、數據、圖表以及圖紙、計算書等資料的載體轉換處理，例如掃描，并根據收集檔案的要求、規范轉換不符合標準的電子文件格式。

2.2 檔案整理技術

工程建設項目往往具有涉及面廣、參建單位多、建設周期長、項目實施復雜等特征，在整個過程中形成的資料多且繁雜，完善檔案創新管理制度是將資料從零散狀態整理為形式標準的工程建設項目檔案的基礎。所以要根據工程建設項目的單項工程分類法進行檔案分類，例如在大類下根據專業設置小類，主要包括前期檔案、綜合檔案、會議檔案、水文和地質檔案、施工檔案、監理檔案等[2]。分類編號可以用工程代號混合阿拉伯數字的編碼方式，科學整理所收集的資料，并按照材料形成規律，結合成套性、系統性的特征確定資料歸屬類目、保管期限，把有聯系的資料組合起來進行檔案組卷，方便后續的保管。例如同一階段或者同一專業、同一分項工程的案卷要整理在一起排列，前面是文字材料，后面是圖樣；前面是打印件，后面是定稿文件；前面是譯文，后面是原文；前面是正式批件，后面是請示報告；前面是總報告，后面是分報告；按照原報告編號順序排列成套的報告，按照原編號排列附件與附圖，按照時間期次排列期刊和簡報等。

2.3 檔案保管技術

收集整理好工程建設項目檔案之后就要妥善保管，在檔案出入庫房時應執行登記制度，建立管理總臺賬、分庫臺賬，保持庫房實體檔案數量和目錄檔案數據的一致性。一般情況下，調卷檔案人員要負責進行總臺賬登記，分庫管理人員負責進行分庫臺賬登記，前者主要有檔案接收、借閱、銷毀的出入庫登記，后者主要根據檔案全宗與類別或者庫房設置。在利用檔案之后歸還入庫時，庫房管理者要細致核對實物和目錄，保證檔案案卷數、文件數及頁數等與目錄一一對應，檢查案卷有無破損[3]。

對于工程建設項目檔案庫房的管理也要符合檔案保管技術要求，加強防火、防塵、防潮、防霉、防蟲、防盜等處理，盡可能延長檔案壽命；在庫房配置相應設備，對庫房內的溫度、濕度等進行實時的監控和自動化的控制；統一規劃檔案的存放，在入口處張貼示意圖，保證檔案的有序排列，有清晰的標識，方便存取和利用；禁止在檔案庫房存放其他無關于檔案管理的物品，嚴禁煙火；原則上只有庫房管理者可以進入檔案庫房，如有特殊情況，庫房管理者應陪同非管理人員進入；在保管電子檔案時以在線磁盤備份為主，輔以光盤備份，并定期進行電子檔案的讀取檢查登記，一旦發現問題要及時恢復數據。

3 工程建設項目檔案創新管理的促進措施

3.1 落實管理制度，實行三個同步管理

為了進一步促進工程建設項目檔案創新管理，應根據檔案管理規范實行三個同步管理，全面落實檔案管理制度，提高檔案管理工作質量。一是從工程建設項目的立項和招投標開始就將建檔工作和項目實施工作放在同行地位，落實各自的責任，如上所述；二是在工程建設項目的實施中同步進行檔案的收集和施工資料的整編、審定；三是在竣工驗收環節同步進行檔案資料的驗收和工程項目設計、施工圖等的驗收。為此，在制定工程建設項目實施規章制度時要同步構建檔案管理制度，和施工單位簽訂合同時將檔案管理要求附在合同里，促使施工單位明確檔案工作總要求，明確在竣工驗收時需要提供的資料，消除過去工程建設項目檔案管理職責不清、無章可循的混亂現象，讓工程建設項目檔案走向正規化、制度化。

3.2 引入信息技術，提高檔案管理效率

在網絡信息時代，信息技術高速發展，信息化、數字化檔案管理方式得到廣泛應用，借助信息技術可以大大提高檔案管理效率，促進檔案管理的現代化發展[4]。在工程建設項目檔案創新管理中引入信息技術，從錄入檔案到歸檔的全工程實施智能化管理，這和傳統檔案工作相比實效性更強，方便檔案信息的增添與實時查詢，基于檔案管理信息系統形成信息化模式，加快目錄數據庫、全文數據庫建設，彌補傳統檔案丟失缺陷，快速規范數字化管理。

這就需要檔案部門加強軟硬件建設，增加資金投入，推動工程建設項目檔案管理盡快升級，促進檔案信息化管理。例如工程建設項目參建各方要統一使用專業軟件管理檔案，奠定規范編制檔案資料的基礎。主要原因在于工程建設項目的資料較多，文檔備份量較大，需要通過先進的技術和方法管理材料檔案、圖表檔案、電子檔案，加強檔案信息的開發、利用，提高檔案信息服務質量。另外，要進一步加大推行多媒體形式檔案的力度，例如電子檔案、磁介質檔案、縮微檔案等，重視工程建設項目實施中出現的各種電子文件，把建設期間的紙質文件和照片、聲像等檔案制作為多媒體進行刻錄、保存，從而依托信息技術保管好工程建設項目檔案信息，大力開發、利用檔案，擴大檔案利用的廣度和深度，充分共享資源。

3.3 管控安全風險，提供檔案管理保障

工程建設項目檔案創新管理的信息化與數字化建設存在安全風險，因為網絡是開放的環境，在共享檔案資源時容易受到外部攻擊，例如病毒、木馬等，導致檔案信息被篡改或刪除，破壞檔案的準確性、可靠性，一些重要的工程建設項目檔案還有可能被泄露、竊取。所以在工程建設項目檔案創新管理中要以信息化、數字化建設為基礎落實安全風險管理與控制工作，例如安排專人負責管理檔案計算機，設置復雜的開機密碼，同時設置身份認證和防火墻。檔案創新管理要完善安全控制，檔案人員必須對檔案負責，只要檔案信息泄露或者遺失，必須按照規定追究管理人員的責任，執行懲罰機制[5]。在錄入檔案信息時務必謹慎，不能有任何遺漏，防止數據信息出錯，保證工程建設項目的數字化檔案準確無誤；無關人員不得進入數字化檔案室，管理人員必須提高安全意識和識別危險的能力，當工程建設項目檔案存儲計算機遭受外部攻擊時有效應對；做好檔案備份工作，在檔案信息被刪除或篡改時要啟動備份檔案，或者利用云技術實現檔案信息的自動化存儲，提供可靠的檔案創新管理保障。

4 結語

工程建設項目實施活動未曾停歇，為了加快工程建設行業轉型與發展的進程，檔案人員在整個項目實施過程務必要落實檔案創新管理工作，通過規范檔案管理、挖掘檔案價值促進工程建設項目質量的優化。特別是在當今的網絡信息時代，檔案信息化建設是必然趨勢，在工程建設項目檔案管理工作中要注意發揮信息技術的作用，全面創新檔案管理，保證提高工程建設項目的綜合效益。