檔案管理在事業(yè)單位人力資源管理中的重要作用分析

黃 偉

（廣西壯族自治區(qū)貴港船舶檢驗中心，廣西 貴港 537100）

我國對于事業(yè)單位來講人事檔案主要是存儲員工個人信息的單元。將信息收集、整理進行妥善儲存，為以后人員發(fā)展做考察資料。人事檔案的運作與管理是人力資源管理的重要組成，合理地進行人才選拔，并且安排適宜的員工職位是基礎(chǔ)，檔案管理可以提供更加真實有效的信息，在人力資源管理中占據(jù)重要位置。

1 檔案管理在事業(yè)單位人力資源管理中的重要意義

人力資源管理可以通過現(xiàn)代化的科學(xué)方法，協(xié)調(diào)單位中人力與物力，對其進行合理的培訓(xùn)、組織、調(diào)配，以保持人力與物力處于最佳比例，同時適當(dāng)?shù)貙T工進行思想與行上誘導(dǎo)與控制，協(xié)調(diào)人員關(guān)系。達到人盡其才、事得其人，人事相宜的組織目標(biāo)。人事檔案可以為人力資源管理提供最基本信息。單位需要穩(wěn)定的人力和物力資源協(xié)調(diào)，而合理的檔案管理可以保證最合理人力資源管理狀態(tài)，同時對單位員工有一定的激勵作用，可以監(jiān)督人們的思想、心理和行為的作用。

人事檔案的管理可以充分調(diào)動員工主觀能動性和創(chuàng)造性，可以提供考察信息以便于公司的發(fā)展和個人能力的發(fā)展。保證員工充分發(fā)揮自身能力，采用合理的人力資源管理可以從人力資源規(guī)劃、招聘與分配多方開展；通過加強對于員工的技能培訓(xùn)和綜合能力提升，使員對未來發(fā)展有清晰的規(guī)劃，對于員工的績效管理、薪酬和福利管理以及勞動關(guān)系管理等與薪資掛鉤的內(nèi)容也有了全面地了解，最終使管理一體化有效開展。人事檔案與人力資源管理有著緊密不可分的聯(lián)系。兩者之間是相輔相成的，人力資源管理中信息的載體就是人事檔案，而人事檔案的發(fā)展越來越往前走，可以協(xié)助人力資源在各個領(lǐng)域應(yīng)用，同時可以在一定程度提高人力資源的準(zhǔn)確性。

檔案管理在事業(yè)單位人力資源管理中積極作用，可以提供真實可靠的信息，促進人才的合理配置，以達到人力資源需求，預(yù)防盲目性，可以便于對員工更好地職業(yè)規(guī)劃，給予有效的激勵措施。隨著社會的發(fā)展，人力資源管理的方式隨之產(chǎn)生一定的變化，相對于之前的流通性、信息化更加強烈。同時也存在一定的問題點，例如人事檔案管理發(fā)展較為緩慢，目前來看，檔案管理方法已經(jīng)無法滿足人力資源開發(fā)的需要，而且存在一定的負(fù)面影響。檔案的不準(zhǔn)確性與重復(fù)性在一定程度阻礙了人力資源的分配。

2 檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

檔案管理作為事業(yè)單位人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，可以有效地推動事業(yè)單位人力資源管理工作的開展。中共中央辦公廳在2018年11月印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，完善了干部人事檔案工作的日常管理、利用審核、體制機制、內(nèi)容建設(shè)、紀(jì)律監(jiān)督等規(guī)范，作為全國各級各類干部人事檔案工作的基本遵循原則，人力資源對人事檔案管理，也遵循該項準(zhǔn)則。人事檔案作為事業(yè)單位教育培養(yǎng)和評鑒人才的重要基礎(chǔ)依據(jù)，通過查看檔案有效挖掘高校現(xiàn)有人才的有用信息；進行綜合研判，幫助完成最大限度地挖掘人才潛力。因此，人事檔案成為黨的重要資政資源，是我國的寶貴歷史財富。同時，可以通過合理的人事檔案管理促進人事制度的頒布、實施。因此人力資源部門通過制定科學(xué)的檔案管理制度，以發(fā)揮人事檔案的最大利用價值，完成各部門之間合理配合以促進各部門之間的聯(lián)系，達到高效工作的目的，從而實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化發(fā)展。檔案管理和人力資源管理之間存在著密切的聯(lián)系，可以說兩者相輔相成。

3 檔案管理在事業(yè)單位人力資源管理工作存在的問題

3.1 人事檔案管理的信息化手段落后

人事檔案隨著信息化的管理開展，各單位的人事檔案管理缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)，并沒有較為合適的人事檔案管理系統(tǒng)軟件，加之沒有與之匹配的先進硬件設(shè)備，對于大量數(shù)據(jù)無法進行快速處理，由于缺乏硬件支持，對于文字圖片的掃描以及聲像資料的錄入等資料的收集，十分復(fù)雜，使人事檔案管理工作更加繁瑣。日常工作摸索中逐步降低了人事檔案數(shù)據(jù)庫使用的可信度。同時一些詳細(xì)的資料需要通過查閱原始材料才能進行深入了解，這些落后的信息化管理手段一定程度導(dǎo)致檔案信息管理較弱的保密性，同時隨著時間的推移，落后的信息化手段難免造成翻閱原始檔案材料的過程中難免會導(dǎo)致檔案信息的遺失的美好造成信息有誤。

3.2 相關(guān)檔案材料不能及時歸檔

在整理干部人事檔案的過程中，往年都會出現(xiàn)部分應(yīng)當(dāng)歸檔材料沒有及時收集歸檔，同時在整理檔案資料時對于年度考核表以及更新的入黨資料等等之類的資料無法及時歸檔，如果個人在此期間存在調(diào)動或者離職，無法立即歸檔，影響員工本人辦理調(diào)出手續(xù)費進度，同時也造成辦理退休手續(xù)進度緩慢。

3.3 員工本人無法認(rèn)識到人事檔案的重要性

有些員工認(rèn)為自己的檔案隨手保管比較可靠，對于檔案材料的重要性缺乏認(rèn)知，并且對于由單位檔案室保管人事檔案的信任度較低，同時一些員工本人，有著一定的認(rèn)知，部分繼續(xù)教育學(xué)習(xí)并且獲得高學(xué)歷學(xué)位，然而卻不知道或未及時上交相關(guān)學(xué)歷證明材料。也有很多參與職稱考試的職工，未及時提供“考試登記表”。還有些員工在最初始填寫《干部履歷表》時就能省則省，信息填寫片面，對于歷史信息記憶不清晰，甚至憑空填寫，填寫一些錯誤的工作時間、入團時間、以及家庭成員信息填寫模糊，造成員工檔案真實性下降，這些信息給檔案材料的真實性大打折扣。

3.4 文件內(nèi)容類似，減少了人事檔案的價值

人事檔案可以真實反映出員工在社會實踐中發(fā)展的狀態(tài)，但是就目前人事檔案資料的管理發(fā)現(xiàn)，過度單一，并且缺乏真實性的內(nèi)容，大多數(shù)資料較為空白，無法展現(xiàn)個人特色，體現(xiàn)人事檔案的真正的價值。所以目前大多數(shù)人事檔案無法反映出一個人的真實情況，不能對員工進行全面、客觀地評價。因此考察者在翻閱時不能了解到想要的信息。無法進行有效判斷，同時不實的人事檔案也在一定程度上損害了員工的積極性，使組織造成不必要的損失。

4 檔案管理在事業(yè)單位人力資源管理工作改善建議

4.1 提高人事管理人員素質(zhì)

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的需求，現(xiàn)代企業(yè)要想在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，就應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)觀念，采取新穎的管理手段，對企業(yè)員工進行現(xiàn)代化管理模式，通過將人力資源管理融入其中，對于人事檔案管理人員要時刻進行現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)，不能只依靠引進新的高素質(zhì)員工關(guān)系，對于舊的檔案管理措施進行創(chuàng)新，對員工進行統(tǒng)一培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)知識，同時提高工作效率。

4.2 完善人事檔案內(nèi)容

我們通過將人事檔案等資料整理后，發(fā)現(xiàn)每個文件中提到的資料幾乎是完全相同的，兩個人數(shù)據(jù)沒有吸引的數(shù)據(jù)，若在提供個人數(shù)據(jù)使對內(nèi)容進行有效的擴充，不僅能夠增強個人檔案的有效性，也能夠使個人的綜合能力、質(zhì)量以及評估數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)得到充分地展現(xiàn)。新增個人特征與能力，還有興趣等信息。因此就目前情況對于完善人事檔案內(nèi)容，可以采用這些信息的收集，利用信息化技術(shù)進行整理，可以使人事檔案的有效使用具有更重要影響。

4.3 提升人事檔案的針對性

人事檔案應(yīng)反映出員工社會實踐活動中的真正情況，但是，當(dāng)我們查看當(dāng)前的人事檔案時，很多檔案內(nèi)容過于單一，而是缺乏書面性描述，不能對工作人員的人格特征進行針對性展示，從而使資料失去了原本的參考價值。而為了使人事檔案發(fā)揮真正的作用，應(yīng)當(dāng)在檔案資料中多體現(xiàn)員工的人格特性，對其社會活動進行實時更新，促進提高人事檔案的針對性。

4.4 人事檔案的真實性

真實性是人事檔案的重要特征之一。檔案材料如果失去真實性，那么人事檔案將失去它存在的意義。只有記錄員工真實數(shù)據(jù)的人事檔案才有考察價值，因此人事檔案的內(nèi)容必須真實有效，能夠為人力資源管理提供重要的參考依據(jù)。

4.5 加強人事檔案的及時收集和識別

在人事檔案管理中，針對外界調(diào)借的檔案來說，回檔是一個漫長的過程，不及時歸檔情況是不可避免的一個現(xiàn)象。所以針對這個情況，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)高度重視！對于外調(diào)資料應(yīng)當(dāng)進行詳細(xì)地記錄，并對檔案內(nèi)容做好備份，降低檔案丟失帶來的風(fēng)險。為整個部門的工作順利打造有效的條件，可以使考察者通過這些信息掌握每個員工的狀態(tài)。其次嚴(yán)，對于員工上交的個人資料不符合要求的，應(yīng)及時給予返回，并規(guī)定相應(yīng)的提交時間，是員工本人改正之后及時收檔，做到人事檔案管理的有序性。

4.6 進一步實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)管理，提高檔案管理的信息化水平

人事檔案管理從國家方面來講，從國家層面來講，人事檔案從接收管理檔案實體，應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源的共享，變?yōu)榻邮展芾頇n案數(shù)據(jù)信息，再整理歸檔，將檔案資源分散利用到共建共享的變革過程。

4.7 建立完整的人事檔案管理制度

隨著時間的推移，社會的發(fā)展，單位檔案資料產(chǎn)生大量的堆積，面對大批量的數(shù)據(jù)信息以及紙質(zhì)檔案的規(guī)整。其時間成本較大，正確率也不高以往的管理方法并不可繼續(xù)使用。應(yīng)建立計算機建立系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)以及使用系統(tǒng)，同時及時更新，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢進行文件管理。

5 結(jié)語

綜上所述，我們可以知道，檔案管理是機關(guān)和事業(yè)單位人事檔案管理的重要組成部分，人事檔案管理的重要性會隨機關(guān)和事業(yè)單位的發(fā)展而變得更加重要。因此，隨著新時代的發(fā)展，檔案管理工作的針對性和真實性對于人力資源管理十分重要，可以方便人力資源管理的開展。