淺議不動產登記檔案整合和集約化管理

王桂燕

（夏津縣自然資源局，山東 德州 253200）

不動產登記條例與人們的生活和財產息息相關，這一項條例守護著單位組織和個人的房產、土地、海域等不動產權利。不動產登記資料裝訂成檔之后，可以依法查詢該房屋的產權歸屬，在房屋買賣交易中，有益于避免一房多賣的風險發生。所以，不斷地完善不動產登記條例，能夠增加不動產管理的工作效率，保護合法權利，促進社會穩定和諧發展。

1 不動產檔案集約化管理與整合的重要性

《不動產登記暫行條例》的開始實施已經有六年時間，國內的不動產管理制度的完善程度并不高，因此，在我國很多大型土地以及房屋管理等有關的檔案登記都不能得到規范的管理，問題在于相關部門的體制還不完善。現階段，原房屋管理中心、國土資源管理部門都存有很多房屋產權檔案和土地登記檔案，這些檔案信息都來源于之前的房屋和土地分別登記的工作中，這樣一來，檔案資料信息比較分散，資料重復的問題屢屢可見，這一現象極大地影響了不動產登記檔案管理工作的工作效率。對此，相關部門需要積極開展檔案整合工作，將大規模分散在不同部門的檔案資料進行集中管理。集約化管理有利于檔案管理工作有序進行。如果不進行資料整合，不動產登記中心需要投入更多人力、物力和財力去解決。所以登記檔案的整合是非常重要的工作，資料的整合以及集約化管理能夠提高相關部門的工作效率，減少不必要的各項投入。

社會上對不動產的糾紛問題十分常見，問題主要是出自人與人之間的利益關系，當人們對不動產以及物品所有權解釋不清楚時，需要通過查詢不動產登記檔案才能解決該問題。以一起民間不動產權糾紛為例：在二零一零年，某工廠房屋因某些原因被法院查封，次年，該工廠管理人委托拍賣公司對廠房進行拍賣，并成功售出，拍賣的錢也已經到賬，廠房隨之在法院的許可下解除查封，在二零一三年雙方進行過戶手續時，該工廠房屋管理者以“拍賣查封房地產以及合同無效”等原因拒絕過戶。該案件是不動產權的糾紛，后來不動產登記部門協助法院查詢了相關的不動產權檔案，所有登記的信息一目了然，有效地維護了權利人的合法權利，使雙方糾紛得到解決。所以說，不動產登記檔案的完善，規范，對解決產權糾紛也是很有力的證據。

整合不動產檔案資料是完善不動產登記制度的一個要素。群眾在解決個人不動產問題時，需要的是一個方便、快捷的服務通道，如果原來的登記部門中的檔案信息沒有得到整合，那么群眾在辦事的時候需要跑很多地方，甚至不能得到完整的信息，相關部門應該考慮到這一點將原有部門中的檔案信息統一規劃，避免群眾辦事的時候產生不必要的麻煩。我國的《物權法》也規定過，被侵權人可以向相關部門申請，查詢并復制不動產權資料，相關部門應當向該權利能提供相對應的資料。不動產登記機構需要對該檔案信息進行永久保存，如果資料中有損毀或遺失的，需要根據原有的資料進行重新編輯，相關土地變更或者登記機構需要進行調整的時候，相關部門應該接收該機構的不動產登記檔案。由此可以得出，對不動產登記檔案進行整合有利于法律活動的開展，有助于各方面工作的開展。

2 進行不動產檔案資料整合的關鍵要素與方法

為了不動產登記檔案整合工作能夠有序進行，有關部門需要從上至下進行調整。首先是部門制度的規范，在部門機構統一之后，需要及時構建不動產登記資料的檔案館，為避免登記資料分組不明確，相關部門需要開設多個科室來對所有的檔案進行分工管理。資料分類的方法有很多，可以根據地域的多樣性開設不同的科室，而且，由于不動產權登記條例開設不久，根據年份進行歸納也是一種很好的方法，將之前在老檔案館的資料進行收集，將這些資料與當前所儲存的檔案進行整合，用合并整理的方式來減少工作中出現的問題。整合資料的方法有很多，但他們的相同性在于都是朝著管理規范化發展。

再從部門職工方面來說，不動產權登記工作直接影響到人們的產權權利，所以對檔案資料進行整合是一件重要的工作，部門需要提高職工的工作能力，例如對各方面資料的熟悉程度，對計算機技術的操作能力等。對于一些新招聘的員工，為他們專門開設檔案資料整理工作的實習期，這樣一來，既能增加部門資料管理的效率，又能為未來培養出一些專業的管理人員。現在的檔案資料整合工作中，使用最多的設備大概是計算機了，計算機可以儲存大量的資料信息，在數據和信息的整理時速度要比人工整理快得多。所以每一個檔案整理人員應當配備高水平的計算機技術，工作時職員運用計算機對資料進行整合，能夠極大地增加工作效率。除此之外，幫助人們查找個人不動產權資料時，計算機查找毫無疑問是最快捷的方式。所以對于職員技術能力的提升有利于資料整合工作的開展。

最后是對檔案館進行調整，在制度和人員這些方面完備之后，要考慮的就是檔案的存儲。以山東省夏津縣為例，該縣的不動產登記檔案存量巨大，自房產條例頒布以來，該縣所存有的資料檔案超過了200多萬卷。不動產登記檔案資料受法律規定，必須做到永久保存，完好保存，由此可以推出，今后該縣的檔案資料數量將以一定的速度遞增。當前不動產登記檔案資料一般以紙質文件為主，電子文件作為備份文件，為了能儲存越來越多的資料文件，相關部門需要對儲存的場地進行擴建，可以從多個方面入手。首先是利用好“云端技術”和“互聯網技術”，云端技術具有很大的數據儲存容量，能夠長期的對檔案信息進行保存，將電子檔案存入云端當中，在利用互聯網技術，對檔案信息進行計算統計、防遺失監控等。當前儲存了大量的檔案紙質文件，要同時管理這么多文件需要相當多的人員，并且難免會發生檔案資料遺失的問題。借用云端技術對檔案資料進行管控，當紙質檔案發生遺失，缺頁、紙質老化等問題的時候，可以通過云端儲存的電子檔案信息進行數據備份。這樣一來，紙質文件儀式的問題得到了很好地解決。擴大紙質文件儲存區域，將一些老化的資料進行改造，建設檔案資料備用儲存室，對于一些即將過期，或者即將失去效用的紙質文件放入備用儲存館中，這樣有便于廢棄資料的處理。

3 結束語

開展不動產登記檔案整合與集約化管理，其根本是為了輔助不動產登記工作的進行。為了保證權利人的合法產權，國家開展各項政策來幫助該工作順利進行，不動產資料檔案管理制度還有很大的進步空間，雖然檔案整合的任務十分艱巨，甚至直接影響到登記工作能否進行的順利，但是我們要堅信在各方人員的努力之下，該項工作一定能越做越好，絕不會讓每一個群眾的產權利益受到侵犯。