縣級醫院人事檔案管理的現狀分析

翟 路

（金鄉縣人民醫院，山東 濟寧 272200）

人事檔案是職工工作經歷的具體體現，是職工個人經歷、學歷水平、技術職稱、社會關系、業務能力、工作獎懲等方面的原始記錄，同時還是職稱評審、干部選拔、人員流動、社會保險辦理、工資調整、退休手續辦理、政治審查等工作的重要參考依據。當前縣級醫院人事檔案水平嚴重滯后于醫院發展戰略，所以如何讓醫院人事檔案工作更加規范化、科學化，以此更好地服務于醫院發展顯得尤為重要。

1 縣級醫院人事檔案管理中存在的問題

1）人事檔案管理意識不足。在當前縣級醫院發展過程中，單位領導更注重醫療水平的提升、醫保資金管理、藥品經營、大型設備采購等方面，人事檔案無法直接為醫院發展產生經濟效益和社會效益，因此醫院不愿投入較多的人力物力在人事檔案管理工作上。很多縣級醫院缺乏專門的人事檔案室或檔案室環境遠達不到檔案存放標準，目前在檔案保管工作中的許多問題亟待解決。比如：紙張老化、字跡褪色模糊，有相當數量的檔案，紙張變黃發脆，老化變質，到了不能再用的程序。檔案蟲害也影響檔案的保存，檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護標準，需要復制的檔案數量大，復制檔案的手段也比較落后。

2）人事檔案管理制度不健全。許多縣級醫院沒有相應的人事檔案管理制度或相關制度只是對《檔案法》、相關條例照抄照搬，沒有結合醫院實際，導致無法推行、實施，最終使人事檔案管理流于形式，沒有真正發揮人事檔案對醫院發展應有的作用。具體到實際工作中，由于缺乏健全的制度和工作流程，使得人事檔案管理中把關不嚴，導致檔案材料內容不完整、質量不高，缺少有價值資料，甚至存在人事檔案造假、涂改、筆記潦草等現象，無法全面、真實反映職工個人經歷和品德情況，嚴重影響了檔案使用價值。

3）人事檔案管理方式落后。信息技術的應用極大地解放了勞動力和生產力，在醫院工作中，更多應用到了醫療診斷、藥品管理、財務管理的方面，唯獨人事檔案管理系統是一片空白。人事檔案管理手段還相對落后，大多采取手工編輯、檢索或簡單地使用了電子檔案，但人事檔案材料仍不能及時歸檔整理，檔案存放混亂、使用效率低、內容不完整，信息化保密軟硬件質量偏低，尚未完全實現檔案管理信息化建設。

4）人事檔案管理人員素質不高。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，大多檔案管理工作都是人事科人員兼職管理，檔案管理精力不足，導致工作積極性不高，把檔案管理簡單地認為是資料存放。縣級醫院檔案管理中，人事檔案管理缺少必要的專業知識培訓，缺乏檔案管理創新精神，“重藏輕用”現象普遍，忽視了人事檔案資源的開發利用，對檔案潛在的發展價值缺乏科學、全面的認知。

2 縣級醫院人事檔案管理的相應對策

1）強化人事檔案管理意識。人事檔案工作的好壞關系到職工提拔、晉升、調動等切身利益，同時對醫院重大決策和發展起著深遠影響。人事部門要將人事檔案的作用向相關領導及時陳述，強化單位領導人事檔案管理意識，一方面按照檔案室建設標準，加大人事檔案室資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作；另一方面，要提高檔案管理人員責任感、積極性，認真按照檔案管理規定，及時、完善收集歸檔材料，把好人事檔案質量。

2）完善人事檔案管理制度。醫院人事部門應根據國家《檔案法》、中央組織部《人事檔案管理條例》等法律法規要求，結合醫院實際情況，制定符合自身特色的人事檔案管理制度，包括檔案內容鑒別、分類歸檔、材料排序與編目、復制與技術加工、裝訂與驗收入庫、保密制度、借閱制度、管理人員職責和科學獎懲機制等一系列的規章制度，依照規章制度開展工作，使檔案管理工作制度化、規范化、靈活化。人事檔 案管理制度重在實施，僅僅制定出來并沒有用，關鍵是如何有效利用，并在實踐的過程中不斷補充和完善，使其發揮最大作用。醫院應將人事檔案管理納入醫院的績效考核體系，建立科學的指標評價標準，定期對人事檔案管理工作人員進行考核。

3）改善人事檔案硬件、軟件設施。（1）醫院應增加對人事檔案管理的資金投入，引入現代化技術和設備實現檔案現代化管理。將現代先進的存儲技術、防護技術、復制技術和裝訂技術等應用到檔案管理工作中。根據需要購買電腦、掃描儀、復印機、打孔機、碎紙機等設備，為檔案存儲室配備空調器、除濕機、吸塵器等，以改善檔案室環境，延長人事檔案壽命。（2）充分享受信息化人事檔案管理系統帶來的紅利。引進現代化技術和設備建立醫院人事檔案數據庫，對醫院的上千名職工進行統一管理，通過系統可以方便的檢索、查閱、審核每一個職工的人事信息，并能對人員的素質狀況、人才結構等進行及時準確的分析，為人才引進、培養，職務晉升，職稱評審，津貼發放和調整提供各種科學的依據，為醫院管理提供便利的服務，有效地保障職工和醫院利益，使檔案管理工作科學規范化。及時更新，動態化管理人事檔案信息，保障檔案信息的時效性、真實性和準確性。人事檔案管理信息系統的運用減輕了人事檔案管理工作的負擔，提高了工作效率，更好地為醫院發展服務。（3）基于人事檔案管理信息系統，實現財務系統、醫療質量管理系統、pacs管理系統等系統的無縫對接，同時應注意職工檔案保密性與安全性，將重要資料權限設在人事檔案部門，將通用數據、信息實現共享共用，使醫務科、護理部、黨辦、財務科、經濟運營管理科、工會、計劃生育、后勤等部門可直接從相應系統獲取有效人事數據，真正提高醫院工作效率，減少不必要成本。（4）人事檔案管理系統應考慮到網絡環境下的信息安全、檔案的長期保存、日后的軟硬件升級、信息查閱的便利性和效率等 方面。

4）不斷提升人事檔案管理人員專業技術水平。當前形勢下，要提高檔案管理水平，就要提高檔案管理人員專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。醫院應為檔案管理人員提供更多專業知識培訓機會，更加積極主動去學習一些好的經驗和做法，不斷提升工作人員服務意識和創新精神，采取科學管理方法開展工作，提升人事檔案管理有效度、效率、準確度。此外，引入競爭機制，通過擇優錄用、競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。

3 結束語

時代在進步、社會在發展，人事檔案管理工作應當與時俱進。未來醫院競爭歸根結底是醫療人才的競爭，人事檔案作為考察醫院人才的一面鏡子和窗口，對如何建立健全科學人才培訓使用機制，進而全面提升醫院核心競爭力至關重要。

下一步縣級醫院人事檔案管理工作中，人事檔案管理專員應從自身醫院實際情況出發，建立健全醫院工作制度，不斷改善檔案工作設施，科學運用信息化手段，不斷提升個人業務能力和素質，對本單位人事檔案進行一次全面的查缺補漏，實現醫院人事檔案管理的科學化、社會化、規范化、專業化，從而為實現醫院經濟價值和社會效益奠定堅實的基礎。