探析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

肖 波

（湖南省汝城縣人力資源和社會保障局，湖南 郴州 424100）

人事檔案管理在事業單位當中作為一個非常重要的工作組成部分，它其中存在著許多人才的信息，而且也對單位的發展歷史、各人員具體變現以及獎罰措施都記錄的非常清楚，上級領導在進行決策或者是人員調動的時候都能以此為依據。所以如何才能提高事業單位人事檔案管理的整體效率并善于發現問題且提出解決策略，這是我國各地區事業單位可持續發展的必然路徑。

1 人事檔案管理概述

1.1 人事檔案管理的含義

人事檔案管理主要是將人員的各方面信息進行搜集、整理以及歸檔，它有著很強的記錄價值，同時亦能推動事業單位向著科學有序發展的重要前提，所以是必須要加以重視的。

1.2 事業單位人事檔案管理的重要性

其一，事業單位的人力資源各方面工作質量或者是人員的流動，這些都在檔案當中有所記錄，并且檔案中很明確的對各工作人員的年齡、工齡、崗位、調動、家庭背景以及學歷等都涉及，這樣對日后的經營管理和各方面發展決策都將起到決定性意義。其二，檔案管理工作反映出了事業單位的各方面信息，尤其是在人員的信息全面掌握以后，他們在調度、升任等工作上都能結合檔案。另外，一旦單位內部各崗位上人員出現空缺，管理者也能依據檔案信息查缺補漏，安排最合適的人才填補[1]。

2 事業單位人事檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理不加以重視

現如今大部分事業單位在對待人事檔案管理這一工作上基本上都被安排到了其它的工作之后，這主要是因為管理者對此認識程度不足，所以檔案管理工作趨于形式或者不完善的情況非常嚴重。目前在政府的號召下事業單位內部改革正如火如荼地進行，并且面對日新月異的社會環境，事業單位的檔案管理依然沒有跟上發展的潮流，工作上缺乏系統性的認知，所以效率一直久低不上。

2.2 人事檔案管理信息化建設缺乏

雖然各事業單位內部都已經完善了管理系統，但是在信息化技術和設備的建設上并未完善，很多時候依舊依靠人力去對人員的信息搜集和記錄歸檔，并沒有將信息技術融入到其中，所以檔案管理的效率和真實性都無從保障。

2.3 檔案管理欠缺嚴格制度與規范管理

經過調查發現，諸多人事檔案在歸檔的時候并沒有按照嚴格的標準進行，所以再次調取后便會發現檔案會出現丟失、信息不全面的情況，造成這些問題的主要愿意還是事業單位針對此工作并為建設完善相關的管理制度和標準操作準則，甚至會出現操作中個別人員弄虛作假的行為。

2.4 檔案管理者綜合素養較低

其實縱觀事業單位的人事檔案管理工作無論是之前的人工還是過渡到信息化，這都離不開工作人員的操作，而他們的專業水平和個人素養也將直接影響到檔案管理工作的質量和時效性。其實人事檔案管理中所包含的內容很龐雜，在操作的時候也比較繁瑣，工作人員一旦出現失誤，很容易便會讓檔案失真，再者單位也并不重視對業務工作者的培訓，所以他們在對待工作時從態度、責任還是水平上都嚴重不足，從而整體上拉低了事業單位的檔案管理工作質量[2]。

3 事業單位人事檔案管理的有效對策

3.1 提高人事檔案管理認識

事業單位的管理者他們必須要先重視起檔案管理工作，這是其順利開展的重要基礎。在實際開展的過程當中，領導需要將其看做成日常的重點，以此帶動其它工作者的認識，引導他們去了解檔案工作的每一個環節，都掌握了以后他們再參與到實踐工作上便能保證檔案管理的井然有序。

3.2 完善人事檔案管理信息化建設

在信息技術不斷發展和普及的背景下，目前社會各行業都在積極將它融入到自身運營發展當中，事業單位的檔案管理也需要具備這一意識，完善信息化建設，包括信息設備硬件軟件的建設以及專業的培訓機房等，從而跟上世道發展的潮流。與此同時，單位需盡最大努力對事業單位的人才加以培訓，除了要具備本專業的知識和技能技巧以外，還要從他們的計算機操作能力入手，使其能夠通過計算機多元化的功能系統更高效的管理檔案，并幫助其他人快速查找資料。除此之外，利用電腦能夠可以更好的加密檔案，也能對市場更全面的計算和分析，一旦遇到緊急情況及時報告給負責人。此外，結合網絡通信技術把各部門聯系為一個整體，實行集約式的管理，這樣事業單位的應變能力將會大幅度提升[3]。

3.3 健全人事檔案管理的規范制度

科學的管理制度體系能對各工作人員形成約束，進而提高人事檔案管理的規范性。基于此，事業單位需要根據自身的實際情況去規劃檔案管理制度體系，從檔案的搜集、整理、儲存、調取、傳輸等工作步驟都要涉及，然后以獎勵提高檔案管理者的工作積極性，以嚴厲的懲罰對他們構成約束，一旦發現檔案管理工作人員在自己負責的區域內出現錯誤，必須嚴懲不誤，既是對他們的一種懲罰也是對其他人員的警醒[4]。

3.4 促進檔案管理人員的隊伍建設

在事業單位不斷改革的背景下，工作上也明顯有了優化，如此便有效地推動了工作效率，但是要想讓檔案管理水平更上一層樓，人才毋庸置疑是非常重要的因素。除了上文所述的培訓以外，招聘的時候也要適當的提高門檻，只有具備各方面條件才能被允許入職。還要定期的開展考核工作，讓事業單位檔案管理工作人員在學習上時刻銘記于心，不斷提升自我同時推動單位的發展。

4 總結

綜上所述，事業單位在維護社會和諧與發展方面有著重要的作用，但是新時期下對檔案管理這一工作內容所迎來的挑戰和機遇需要事業單位管理者重視起來，并在不斷優化、改革以及創新的基礎上實現完善，只有這樣才能從本質上提高檔案管理的效率。