企業文書檔案管理的特點與創新策略分析

顧紅梅

（中核環保有限公司，北京 100191）

所謂文書檔案管理指的就是企業在開展行政管理以及經營過程中所產生的具備有保存價值的資料的總稱。對于企業而言，其管理質量情況將決定這企業總體的管理水平，所以，企業應當增強對于文書檔案管理工作的重視，尤其是相關管理人員的專業素養等，務必要確保其可以合理的管理文書檔案，讓其所具有的實效性得以發揮。

1 文書檔案管理的主要特點

1）文書檔案管理工作較為繁瑣。具體來說，文書檔案所囊括的文件種類以及數量都相對很多，綜合性較強。若是文書檔案之中的內容已經被執行，那么其所具有效用就會在短期內消失，不過長遠來看，他仍然是企業發展過程中不可缺少的一部分，這代表著企業管理人員各個發展階段所給出的決策以及思維方式等。所以，其基本內容就是把企業各個部門在各個時間段發出的文書，做好收集、整理以及儲存工作，他們是企業發展的見證者，具有很大的歷史意義。以往的文書檔案收集以及整理方式均使用紙質形式，其各類信息資料都依賴于檔案管理者運用手寫的方式來完成記錄工作，再根據規定順序要求做好歸類。要想讓其后期查閱變得更為簡單方便，一般都要將其分類，也就是根據部門、科室以及文書性質類型等將其編目成冊。往往這個過程是最為艱難的，任務繁重，且對管理人員要求相當高，要有很好的耐心，且工作非常細心，經驗充足，才可以確保企業內部所有的文書檔案能夠順利完整的保存好[1]。

2）文書工作對文書檔案管理的作用。文書工作和文書檔案管理兩者間的聯系非常緊密。作為文件生命周期的前端，前者主要就是登記、收集與運轉，還有文件的立卷、整理以及歸檔等，其工作過程也就是文書檔案資料產生的整個過程。在實際生活之中，文書工作可以給文書檔案管理供應有效的鑒定、保存以及編研等，他是文書檔案管理工作得以開展的基本條件。文書工作把企業發展過程中具有一定價值以及歷史意義的事件以及活動等記載在文件之中，并通過整理與總結，將其做成立卷，最后再轉移到文書檔案管理部門歸類收檔。文書工作質量會直接影響著文書檔案管理質量，比如說，文書工作之中所書寫的質量，可不可以正常歸檔，這均會干擾到文書檔案的管理。

3）載體的形式多樣化對于文書檔案管理帶來較大難度。隨著社會的電子化、信息化進入5G時代，OA（電子辦公系統）企業管理中使用的不斷深入，許多企業已經進入了無紙化管理時代，記錄企業發展的各種檔案資料載體趨向于多樣化發展，檔案管理必須適應“雙套制”（紙質及電子檔案各一套）向純電子時代發展，對于文書檔案管理工作難度進一步增大，對于人員的素質和要求進一步提高，所以，應當要增強對其的認識，學會科學有效地對其進行管理，如此才會讓其有效性得到保障[2]。

2 文書檔案管理的創新策略

1）提升對文書檔案管理認識度。文書檔案管理工作能夠劃分成如下兩種，也就是企業本級組織做構成的文檔管理，以及企業上級組織所構成的檔案管理。其共有特點就是均可以給予企業領導組織并指導工作一定的保障，所以企業應當增強對于文書檔案管理工作的關注。第一，軟硬件設施的建設與管理，建設齊全的軟硬件設施能夠讓文書檔案管理工作變得更為簡單方便，工作人員的積極性也會相應提高，第二，企業領導也需要以身作則，主動加入到此工作之中，最好還能夠按照企業發展具體狀況，給出合理的改進建議以及自己獨特的見解，從而確保其有效性。第三，定期組織團體活動，所有部門都參加，促使他們之間的凝聚力增大，員工也需要深入了解文書檔案管理收集以及整理的意義以及作用，尤其是管理人員，應當準確掌握自己的工作，還能夠根據各個部門的工作情況，收集有利的信息價值，從而使得文書檔案管理質量得到提高。當然，管理人員也需要多和其他部門人員進行交流，如此的話，文檔資料收集將會變得更為簡便[3]。

2）構建文書檔案管理制度。創建合理且規范的文書檔案管理機制，這能夠有效地提升文書檔案管理質量。基于時代的進步，文書檔案管理制度也需要改革創新，并將其落實到位，創造現代化文書檔案管理模式，從而就可以讓其實效性得以充分展現。第一，在基于以往文書檔案管理制度的前提下，企業還需要根據我國給出的最新法律法規，以及自身發展情況，創建新型的現代化文書檔案管理制度模式，充分將其所具有的實用性、靈活性以及科學性展現出。創建科學合理的現代化文書檔案管理制度，可以優化改進其管理過程中所存有的缺點，使得其所面臨的檔案管理瓶頸問題得以順利解決。不過，在管理制度設計以及編制過程中，務必要按照其具體狀況，有計劃且規范地對文書檔案進行修編以及查閱，從而就使得其實用性得到提高[4]。

3）提升文書檔案管理人員素養。文書檔案管理質量能夠直接反饋出一個企業檔案管理水平的高低，而其質量情況主要還是取決于管理人員所具有的專業素養。企業應當增強文書檔案管理人員所具有的專業素養，尤其是理論知識以及技術能力，讓他們可以靈活運用現代化科技來開展相關工作，從而達到檔案管理自動化以及智能化的目的。企業還需要定期組織相關培訓活動，讓相關管理人員的專業素養得到提高，創建一個優異的文書檔案管理隊伍。一方面，健全檔案運行體系，指定一位領導者，并設置有因為專業人員來開展管理工作，在各個部門設置相應的管理員。檔案資料必須由檔案部門統一管理，各部門科室只要接手各種檔案資料，并且所涉事務已經辦結，就應當根據企業檔案歸檔相關規定，按時向檔案部門移交所管檔案資料，切實做好檔案資料的收集、保管、整理工作。另一方面，改進檔案管理理念企業還應根據國家有關檔案信息化建設的標準和要求，把檔案信息化建設納入企業戰略發展規劃，通過思維調整，將檔案工作的定位由紙質檔案整理向數字化管理的模式過渡，進而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進、適用、高效的檔案處理、利用檔案軟件系統，把檔案資源的信息和價值充分加以開發和利用，完善信息安全管理制度，引進信息安全系統，包括建立數字化文檔管理制度和人員安全管理制度，對易修改的數字檔案進行加密操作，采取物理隔離的方式消除網絡危險等。最終可以實現檔案的收集、整理、編目、全文檢索，以及內容介紹、檔案統計、庫房管理的網絡化、便捷化、高效化，促進資源共享。總之，檔案數字化建設是一項綜合性的工程，它既憑借于現代信息技術的發展成果，也依賴于企業自身對檔案工作的重視[5]。

3 結語

綜上所述，文書檔案管理是企業檔案管理的核心，是一項技術性、服務性、政治性較強的工作。要提升文書檔案管理質量，增強文書檔案管理人員素質，使文書檔案管理能夠有效、科學、合理地進行，進而實現文書檔案管理數字化的信息技術的有效性。