企業(yè)文書檔案管理的特點(diǎn)與創(chuàng)新策略分析

顧紅梅

（中核環(huán)保有限公司，北京 100191）

所謂文書檔案管理指的就是企業(yè)在開(kāi)展行政管理以及經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的具備有保存價(jià)值的資料的總稱。對(duì)于企業(yè)而言，其管理質(zhì)量情況將決定這企業(yè)總體的管理水平，所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)于文書檔案管理工作的重視，尤其是相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等，務(wù)必要確保其可以合理的管理文書檔案，讓其所具有的實(shí)效性得以發(fā)揮。

1 文書檔案管理的主要特點(diǎn)

1）文書檔案管理工作較為繁瑣。具體來(lái)說(shuō)，文書檔案所囊括的文件種類以及數(shù)量都相對(duì)很多，綜合性較強(qiáng)。若是文書檔案之中的內(nèi)容已經(jīng)被執(zhí)行，那么其所具有效用就會(huì)在短期內(nèi)消失，不過(guò)長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，他仍然是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中不可缺少的一部分，這代表著企業(yè)管理人員各個(gè)發(fā)展階段所給出的決策以及思維方式等。所以，其基本內(nèi)容就是把企業(yè)各個(gè)部門在各個(gè)時(shí)間段發(fā)出的文書，做好收集、整理以及儲(chǔ)存工作，他們是企業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證者，具有很大的歷史意義。以往的文書檔案收集以及整理方式均使用紙質(zhì)形式，其各類信息資料都依賴于檔案管理者運(yùn)用手寫的方式來(lái)完成記錄工作，再根據(jù)規(guī)定順序要求做好歸類。要想讓其后期查閱變得更為簡(jiǎn)單方便，一般都要將其分類，也就是根據(jù)部門、科室以及文書性質(zhì)類型等將其編目成冊(cè)。往往這個(gè)過(guò)程是最為艱難的，任務(wù)繁重，且對(duì)管理人員要求相當(dāng)高，要有很好的耐心，且工作非常細(xì)心，經(jīng)驗(yàn)充足，才可以確保企業(yè)內(nèi)部所有的文書檔案能夠順利完整的保存好[1]。

2）文書工作對(duì)文書檔案管理的作用。文書工作和文書檔案管理兩者間的聯(lián)系非常緊密。作為文件生命周期的前端，前者主要就是登記、收集與運(yùn)轉(zhuǎn)，還有文件的立卷、整理以及歸檔等，其工作過(guò)程也就是文書檔案資料產(chǎn)生的整個(gè)過(guò)程。在實(shí)際生活之中，文書工作可以給文書檔案管理供應(yīng)有效的鑒定、保存以及編研等，他是文書檔案管理工作得以開(kāi)展的基本條件。文書工作把企業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有一定價(jià)值以及歷史意義的事件以及活動(dòng)等記載在文件之中，并通過(guò)整理與總結(jié)，將其做成立卷，最后再轉(zhuǎn)移到文書檔案管理部門歸類收檔。文書工作質(zhì)量會(huì)直接影響著文書檔案管理質(zhì)量，比如說(shuō)，文書工作之中所書寫的質(zhì)量，可不可以正常歸檔，這均會(huì)干擾到文書檔案的管理。

3）載體的形式多樣化對(duì)于文書檔案管理帶來(lái)較大難度。隨著社會(huì)的電子化、信息化進(jìn)入5G時(shí)代，OA（電子辦公系統(tǒng)）企業(yè)管理中使用的不斷深入，許多企業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了無(wú)紙化管理時(shí)代，記錄企業(yè)發(fā)展的各種檔案資料載體趨向于多樣化發(fā)展，檔案管理必須適應(yīng)“雙套制”（紙質(zhì)及電子檔案各一套）向純電子時(shí)代發(fā)展，對(duì)于文書檔案管理工作難度進(jìn)一步增大，對(duì)于人員的素質(zhì)和要求進(jìn)一步提高，所以，應(yīng)當(dāng)要增強(qiáng)對(duì)其的認(rèn)識(shí)，學(xué)會(huì)科學(xué)有效地對(duì)其進(jìn)行管理，如此才會(huì)讓其有效性得到保障[2]。

2 文書檔案管理的創(chuàng)新策略

1）提升對(duì)文書檔案管理認(rèn)識(shí)度。文書檔案管理工作能夠劃分成如下兩種，也就是企業(yè)本級(jí)組織做構(gòu)成的文檔管理，以及企業(yè)上級(jí)組織所構(gòu)成的檔案管理。其共有特點(diǎn)就是均可以給予企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組織并指導(dǎo)工作一定的保障，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)于文書檔案管理工作的關(guān)注。第一，軟硬件設(shè)施的建設(shè)與管理，建設(shè)齊全的軟硬件設(shè)施能夠讓文書檔案管理工作變得更為簡(jiǎn)單方便，工作人員的積極性也會(huì)相應(yīng)提高，第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也需要以身作則，主動(dòng)加入到此工作之中，最好還能夠按照企業(yè)發(fā)展具體狀況，給出合理的改進(jìn)建議以及自己獨(dú)特的見(jiàn)解，從而確保其有效性。第三，定期組織團(tuán)體活動(dòng)，所有部門都參加，促使他們之間的凝聚力增大，員工也需要深入了解文書檔案管理收集以及整理的意義以及作用，尤其是管理人員，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確掌握自己的工作，還能夠根據(jù)各個(gè)部門的工作情況，收集有利的信息價(jià)值，從而使得文書檔案管理質(zhì)量得到提高。當(dāng)然，管理人員也需要多和其他部門人員進(jìn)行交流，如此的話，文檔資料收集將會(huì)變得更為簡(jiǎn)便[3]。

2）構(gòu)建文書檔案管理制度。創(chuàng)建合理且規(guī)范的文書檔案管理機(jī)制，這能夠有效地提升文書檔案管理質(zhì)量。基于時(shí)代的進(jìn)步，文書檔案管理制度也需要改革創(chuàng)新，并將其落實(shí)到位，創(chuàng)造現(xiàn)代化文書檔案管理模式，從而就可以讓其實(shí)效性得以充分展現(xiàn)。第一，在基于以往文書檔案管理制度的前提下，企業(yè)還需要根據(jù)我國(guó)給出的最新法律法規(guī)，以及自身發(fā)展情況，創(chuàng)建新型的現(xiàn)代化文書檔案管理制度模式，充分將其所具有的實(shí)用性、靈活性以及科學(xué)性展現(xiàn)出。創(chuàng)建科學(xué)合理的現(xiàn)代化文書檔案管理制度，可以優(yōu)化改進(jìn)其管理過(guò)程中所存有的缺點(diǎn)，使得其所面臨的檔案管理瓶頸問(wèn)題得以順利解決。不過(guò)，在管理制度設(shè)計(jì)以及編制過(guò)程中，務(wù)必要按照其具體狀況，有計(jì)劃且規(guī)范地對(duì)文書檔案進(jìn)行修編以及查閱，從而就使得其實(shí)用性得到提高[4]。

3）提升文書檔案管理人員素養(yǎng)。文書檔案管理質(zhì)量能夠直接反饋出一個(gè)企業(yè)檔案管理水平的高低，而其質(zhì)量情況主要還是取決于管理人員所具有的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)文書檔案管理人員所具有的專業(yè)素養(yǎng)，尤其是理論知識(shí)以及技術(shù)能力，讓他們可以靈活運(yùn)用現(xiàn)代化科技來(lái)開(kāi)展相關(guān)工作，從而達(dá)到檔案管理自動(dòng)化以及智能化的目的。企業(yè)還需要定期組織相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，讓相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)得到提高，創(chuàng)建一個(gè)優(yōu)異的文書檔案管理隊(duì)伍。一方面，健全檔案運(yùn)行體系，指定一位領(lǐng)導(dǎo)者，并設(shè)置有因?yàn)閷I(yè)人員來(lái)開(kāi)展管理工作，在各個(gè)部門設(shè)置相應(yīng)的管理員。檔案資料必須由檔案部門統(tǒng)一管理，各部門科室只要接手各種檔案資料，并且所涉事務(wù)已經(jīng)辦結(jié)，就應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)檔案歸檔相關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案部門移交所管檔案資料，切實(shí)做好檔案資料的收集、保管、整理工作。另一方面，改進(jìn)檔案管理理念企業(yè)還應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，通過(guò)思維調(diào)整，將檔案工作的定位由紙質(zhì)檔案整理向數(shù)字化管理的模式過(guò)渡，進(jìn)而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進(jìn)、適用、高效的檔案處理、利用檔案軟件系統(tǒng)，把檔案資源的信息和價(jià)值充分加以開(kāi)發(fā)和利用，完善信息安全管理制度，引進(jìn)信息安全系統(tǒng)，包括建立數(shù)字化文檔管理制度和人員安全管理制度，對(duì)易修改的數(shù)字檔案進(jìn)行加密操作，采取物理隔離的方式消除網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)等。最終可以實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、全文檢索，以及內(nèi)容介紹、檔案統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理的網(wǎng)絡(luò)化、便捷化、高效化，促進(jìn)資源共享?？傊?，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的工程，它既憑借于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展成果，也依賴于企業(yè)自身對(duì)檔案工作的重視[5]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書檔案管理是企業(yè)檔案管理的核心，是一項(xiàng)技術(shù)性、服務(wù)性、政治性較強(qiáng)的工作。要提升文書檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)文書檔案管理人員素質(zhì)，使文書檔案管理能夠有效、科學(xué)、合理地進(jìn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化的信息技術(shù)的有效性。