對事業(yè)單位基建工程項目施工與基建檔案管理的探討

高 婕

（廣東省林業(yè)科學研究院，廣東 廣州 510520）

1 事業(yè)單位基建工程項目與基建檔案管理

自2018年12月中央經(jīng)濟工作會議上提出加快新型基礎(chǔ)設施建設（簡稱“新基建”）后，短短兩年新基建已成為我國重要的戰(zhàn)略方向。事業(yè)單位作為國家的社會服務組織，基建工程項目的需求日益增加。

1.1 事業(yè)單位基建工程的特點

1）建設周期長。事業(yè)單位基建項目大部分規(guī)模較大，涉及財政預算，參與的部門眾多，工程情況較為復雜。從項目可行性報告到預算下達，從簽訂項目合同到省財政審計結(jié)算，需要嚴格執(zhí)行財務制度。有些項目需要1-2年甚至更久才能完成。

2）工期緊湊。基建項目財政資金一旦下達，就需要立刻進入招投標、掛網(wǎng)公示等階段，資金在規(guī)定時間沒有使用完畢，會發(fā)生財政收回、或做下一期結(jié)轉(zhuǎn)等操作，為避免因資金使用不及時產(chǎn)生的后續(xù)問題，事業(yè)單位基建項目需要保質(zhì)保量、緊湊進行。

1.2 基建檔案概述

1）基建檔案。基建檔案是企事業(yè)單位、政府機關(guān)檔案管理中重要的組成部分。1988年，國家檔案局、國家計委4號文件對基建檔案下達了科學的定義，指出：“基本建設項目檔案資料是在整個建設項目從醞釀、決策到建成（使用）全過程中形成的[1]。”基建檔案與建設單位、人民生活息息相關(guān)，也是記載單位發(fā)展的歷史依據(jù)和重要憑證，具有一定的保存價值。基建檔案管理工作者應主動參與基建工程項目資料管理、圖紙收集，并對基建工程項目檔案資料實行全過程監(jiān)控，以滿足基建工程項目竣工驗收結(jié)束之后，確保項目檔案資料的完整性，以待做好移交、審計等工作。

2）基建檔案的特點。（1）專業(yè)而系統(tǒng)。基建項目從調(diào)研到設計、從施工到驗收，本身就是極具專業(yè)性的工程，根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T 28-2002、《建設工程文件歸檔規(guī)范》 GB/T 50328-2014，基建檔案實施過程中必須完整詳實地記錄從項目設計、可行性研究、報建、地質(zhì)勘探、施工監(jiān)理、竣工驗收等基建工程項目建設的全過程，體現(xiàn)出基建檔案專業(yè)又系統(tǒng)的特點。（2）廣泛而復雜。建設工程項目施工建設需要很多單位共同參與實施，涉及業(yè)務單位、規(guī)劃設計部門、建筑施工企業(yè)、工程監(jiān)理單位、消防安全評估單位等，在與這些不同單位部門進行溝通聯(lián)系中，都會有基建檔案的產(chǎn)生，不同行業(yè)、不同部門、不同形式文件資料的收集整理，是一項廣泛而復雜的工作[2]。基建檔案要在基建工程的實施推動中不斷發(fā)展、完善。

3）事業(yè)單位基建檔案的重要性。（1）查閱作用。事業(yè)單位基建檔案包含了從基建項目立項到竣工驗收各個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的所有文件信息，是對各環(huán)節(jié)設計參數(shù)、監(jiān)管指標以及質(zhì)量標準等數(shù)據(jù)的真實記錄，基建工程建設的各種問題可以通過翻查基建檔案的方式，查明問題，對癥下藥，解決問題。另外，對后續(xù)的基建工程使用、改擴建以及維護等方面也提供了科學的依據(jù)。（2）審計作用。事業(yè)單位內(nèi)部審計是通過對單位的經(jīng)濟活動、財務收支、風險管理、內(nèi)部控制等實施監(jiān)督審核，評價其是否遵紀守法并及時發(fā)現(xiàn)、制止違規(guī)違法行為的活動[3]，是財務監(jiān)督體系中的一個重要的組成部分。事業(yè)單位基建工程涉及資金項目繁多，基建檔案中有對基礎(chǔ)建設各環(huán)節(jié)的真實記錄，能夠真實反映建設過程中所有資源以及資金的利用情況，包括基礎(chǔ)建設投資預算、招投標價格、工程造價預算、施工過程中方案變更等信息，為事業(yè)單位的審計工作提供了最真實的依據(jù)。因此，基建檔案是事業(yè)單位風險管理和內(nèi)部控制的科學依據(jù)和有效保證。

2 項目施工與檔案管理中存在的問題

2.1 檔案資料時效性

在基建項目里，現(xiàn)場施工和檔案管理一般兩套不同專業(yè)人員，而傳統(tǒng)的重建設輕記錄的意識嚴重影響基建檔案的時效性，后續(xù)補做資料的情況時有發(fā)生。

2.2 檔案資料規(guī)范性

目前，相關(guān)部門對檔案驗收和管理有法律法規(guī)的要求，但在基建檔案管理過程中，基建檔案責任人不能及時做好各個部門的協(xié)調(diào)溝通，只是簡單地進行了整理存放，并未進行科學規(guī)范地整合，導致檔案管理工作質(zhì)量和效率低下，對后續(xù)的審計工作也會產(chǎn)生負面效應。

2.3 檔案資料完整性

事業(yè)單位的基建檔案管理工作開展中存在很多職責不明的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象的存在導致檔案的記錄與保存都難以保障精確性，一旦出現(xiàn)紕漏就只會推卸責任，進而造成不小的損失[4]。資料不完整、缺乏關(guān)鍵證據(jù)、整理不科學、資料管理混亂等問題時有發(fā)生。

3 對策和建議

筆者通過多年在事業(yè)單位的管理實踐，結(jié)合實際，立足“收、管、存、用”，總結(jié)出一套操作性強的事業(yè)單位基建項目檔案管理模式，主要包括：統(tǒng)一標準、建立臺賬、節(jié)點把控、專人專管。

3.1 統(tǒng)一標準

根據(jù)事業(yè)單位的性質(zhì)，結(jié)合基建工作的內(nèi)容，提前訂標準、出要求，制定并發(fā)布《項目工程檔案管理制度》，用規(guī)范化、標準化要求檔案的收集、整理、歸檔、保管等一系列工作，以此來保證基建檔案資料的完整、統(tǒng)一、準確。在整理檔案的實際工作中，不斷積累、總結(jié)經(jīng)驗教訓，持續(xù)對項目檔案管理相關(guān)制度進行完善升級。

3.2 建立臺賬

根據(jù)不同的類別，建立臺賬制度。《施工單位信息臺賬》、《安全施工臺賬》、《項目信息登記臺賬》、《資金流動臺賬》、《項目資料臺賬》等，確保整個基建項目的流暢性，避免因項目施工和檔案管理未能得到良性銜接而造成的資料缺失。

3.3 節(jié)點把控

1）階段檢查。檔案管理與項目管理緊密結(jié)合，適時進行階段檢查，特別檢查重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段的資料收集整理進度以及資料質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)問題，及時整改。

2）竣工資料審核。按照施工合同，在項目驗收前期，對需移交的竣工資料進行把關(guān)。提前對資料整編計劃、歸檔范圍、資料規(guī)范性以及移交方案等進行審查把關(guān)，提出指導意見，確保竣工資料符合本單位歸檔要求。

3.4 專人專管

堅持“專人管理”的工作原則。建設單位是基建項目檔案管理的主責單位，而單位檔案管理人員負責基建檔案的所有資料的管理，嚴格按照檔案管理清單，逐項核對資料，審核資料的完整性和規(guī)范性，有效減少項目管理上的紕漏，整體工作實現(xiàn)閉合。

4 結(jié)語

在我國基建工程飛速發(fā)展的今天，基建檔案是基建項目不可或缺的組成部分，對工程管理、運行、維護和改建具有重要的指導作用，事業(yè)單位更是應該結(jié)合實際、與時俱進，建立起科學高效、操作性強的基建檔案對接機制，以確保基礎(chǔ)設施建設順利建成。