新時期企業檔案管理模式分析

趙雪晶

（特變電工股份有限公司進出口公司，新疆 昌吉 831100）

企業檔案在企業管理工作當中是非常重要的組成部分，也是企業發展過程當中總結過去，指導企業未來發展的重要參考，企業檔案當中很多檔案都是不可再生的，所以更應當將企業檔案管理工作充分做好。目前最為重要的工作內容就是充分考慮企業生產經營發展實際，構建規范而又完善的企業檔案管理制度，并積極探索和研究適應新時期的檔案管理手段，保證檔案管理質量，提高企業檔案整體管理水平，為企業改革和發展提供真實可靠的參考依據。那么在新時期，企業檔案應當如何定位工作取向，轉變管理模式呢？針對這一問題，從以下三個方面進行分析論述，以供參考。

1 轉變過去檔案管理思想，樹立檔案資產新觀念

企業生產經營過程當中的各類業務信息、技術資料、圖檔文件、公文報告等都詳細地記錄在企業檔案當中，企業檔案不僅記錄著企業各項活動內容，同時也是企業資產主要憑證，承載著企業形象，體現著企業經營發展過程當中的智慧結晶，更客觀真實的記錄著企業整個發展歷程。而在企業發展不同時期，各個節點會產生大量信息資料，這些信息資料時間跨度長，而且載體多樣，內容涵蓋非常豐富，檔案一直處于活躍狀態，因此必須要結合企業發展實際構建完善統一的現代管理模式。特別是企業發展過程當中，科研投入不斷增加，一些技術研發、實驗、應用形成的信息資料，現已成為企業發展過程當中最為寶貴的資產，對企業健康發展，增強企業市場競爭實力有著非常重要的現實意義，而這些信息數據需要利用檔案資料形式進行記載與保存，同時客觀真實的進行呈現。所以說，企業檔案是企業發展過程當中的無形資產與企業效益，企業檔案還具有專業性、專域性，所以保護和運用好企業檔案意義重大。

2 進行機制創新，對檔案管理模式進行轉變

就目前企業制度而言，清晰產權、明確權責與科學管理是現代企業最基本的特征，在進行企業檔案管理過程當中，要保證檔案管理和企業管理制度相適應，因此就應當敢于否定傳統檔案管理過程當中應用的方式方法，有效改進企業檔案管理機構，加強制度創新。

2.1 推進企業檔案信息一體化管理

目前很多企業，在檔案管理過程當中主要采用單一的方式進行管理，管理檔案過程當中，獨立的將檔案在各部門中進行保存，也有的統一存放全部檔案，以上這些檔案管理的方法，在管理形式以及管理內容方面，都非常的局限與滯后，很難適應企業檔案信息訴求，所以面對新的發展形勢，在企業檔案管理過程當中推進信息一體化管理模式顯得越發重要起來，結合企業檔案管理實際構建融文書、科技、資料等于一體的檔案信息管理中心，借助現代網絡技術，共享檔案信息資源，進一步推進企業檔案信息化管理水平，同時統一保管現代設施，確保其高效應用，使現代企業高效精干、理順、改制原則得到充分體現，減少成本投入，保證改革效益。

2.2 改變傳統管理方法，運用現代管理手段進行管理

相比傳統但管理機制，當前隨著企業檔案管理工作高效發展，在檔案管理載體以及形式上都出現了很大改變，基于計算機為前提的現代科學技術，成為不同領域和行業實現工作高效發展的重要法寶。企業在進行檔案管理工作當中也可以充分發揮這一技術優勢，推動企業檔案管理工作電子化發展，進一步增強企業檔案管理現代化發展水平，逐步增強檔案管理電子化建設力度，把各類載體檔案信息進行數據化與電子化，在檢索檔案，編輯信息以及咨詢借閱，傳播信息時，構建更加高速的電子管理服務通道，轉變過去檔案管理過程當中采用手工是被動管理方法。另外在檔案管理工作當中，可以將信息管理中心作用充分發揮出來，提高檔案安全管理水平，加強人防、物防以及科技防，控制和減少檔案管理工作當中的各種風險，使檔案實體安全性、保密性與信息安全性得到大幅提升。

2.3 企業檔案管理工作當中運用服務利用為宗旨的檔案管理理念

企業在長時間發展過程當中，逐步形成保守的觀念，覺得檔案管理工作就是閉門整檔，看門守攤，檔案管理處于被動服務狀態，管理模式非常封閉，以至于檔案管理和開發利用彼此脫節，造成很多具有開發利用作用的檔案，逐漸的沉寂起來，無法跟上新時代發展需求。為了更加高效的開發利用企業檔案，就應當轉變過去傳統的檔案管理方式，將檔案管理工作充分結合企業生產經營以及科技活動，增強企業檔案活力，指導企業決策制定于各項工作實施，發揮較好的參考作用。檔案日常查詢利用工作充分做好的同時，還應當結合企業檔案管理工作實際，將其中具有較高參考作用的信息提取出來，進行分析與加工，探尋有效的資料與數據，保證編研的針對性，有效增強檔案自身價值，為企業持續健康發展提供有效的參考和利用。

3 以人為本，提升檔案人員素質新高度

3.1 增強工作人員職業道德

在企業檔案管理工作當中，工作人員應當加強檔案管理與保護，保證檔案信息完整性和安全性，結合檔案管理原則，進行有效整理與編著，保證檔案高效利用，確保企業檔案管理水平不斷提升，為企業發展提供真實可靠的檔案信息。

3.2 增強檔案管理工作人員業務素質

新時期檔案管理工作，對工作人員提出了更高的要求，企業在進行檔案管理工作當中，必須要具備較強的信息技術能力，計算機網絡技術加強學習，電子檔案管理與電子文書相關知識，結合信息技術發展現狀，重視新技術推廣和應用，而且企業檔案管理過程當中工作人員，還應當具備較強的信息意識分析能力，能夠從海量的信息當中，找出有價值的檔案信息，并科學重組這些檔案信息，保證企業檔案信息真實性和可靠性，發揮更大的參考作用。

3.3 增強企業檔案管理工作人員法律意識

在管理企業檔案過程中，工作人員應當對檔案管理有關法律法規充分掌握，科學收集與歸檔企業檔案，并具備較強的保密意識。特別是當前市場經濟高速發展，逐步引入競爭機制，所以在管理企業檔案過程當中，應當進一步強化保密意識，避免國家與企業權益遭受侵犯，引發企業檔案失密與失竊。另外，檔案管理工作人員，應當加強知識產權相關知識學習，提高知識產權觀念，對企業相關檔案信息加強管理，科學開發與運用。隨著信息技術高速發展，給企業檔案管理工作造成的沖擊不斷加大，同時也帶來了巨大的發展機遇。所以在新的發展時期，要進一步提高企業檔案法制化建設水平，采取切實有效措施，保證企業檔案管理高效發展，增強其服務性，確保這些檔案信息資源逐漸轉化成知識資產，為指導企業持續穩步發展作出更大貢獻。