高校工程基建檔案管理策略探析

陳 瑩

（廣西民族大學基建處，廣西 南寧 530006）

高校基礎設施建設是確保各項工作有序進行的基礎，也是培養高素質人才的先決條件。高校基建檔案能夠詳細地記錄高校基礎設施建設的整個過程，在教學改革進一步深入的背景下，促進了高校教學效率、質量的提高，但與此同時高校基建檔案管理工作還需進一步 加強。

1 高校基建檔案管理的重要性

1）高校對基礎設施進行擴張、建設以及完善時，可通過基建檔案重現歷史以及證明歷史。

2）對高校基建項目予以考察、擴建、修復時，基建檔案能夠為相關工作的順利進行提供數據方面的支持。例如，其他高校在進行擴張建設的過程中，可以參考已經順利實現擴建的高校基建檔案，并基于此對擴建予以設計和優化，進而增強設計方案的科學性、規范性。

2 高校基建檔案管理的特點

1）現實性、周期性。高校基建工程進行建設的過程中，需經歷嚴密的立項展開、工程設計、地質勘探及可行性評估等環節，由于以上步驟需要對多個部門進行協調，且建設周期較長，所以使得基建檔案存在著周期性與現實性的特點。

2）專業性。基建工程專業性比較強，作為一種具有固定程序的系統工程，具體包括勘察、設計、監理、施工、竣工、驗收、使用、維護等多個環節，這就進一步決定了與之對應的基建檔案管理工作有著較強的專業性。高校基建檔案要求按照相關規定做好收集、保管、整理、編目、統計、檢索、利用等檔案管理工作，并根據需求不斷優化及改進管理策略，確保基建檔案能夠滿足相關工作的需求。

3）復雜性。（1）涉及部門較多。從高校內部看，與基建工程項目有關的招標、規劃、財務、黨政辦、審計等多個部門需要做到密切的配合，在此過程中還將會涉及多個部門與多個層次的檔案類別。從高校外部看，基建工程項目從立項到竣工，必然涉及多個政府機構、企業，而且經手人比較多，信息量特別大，周期也比較長，所產生的檔案資料自然比較復雜。（2）工程管理程序復雜。高校基建工程管理大致有準備、施工、竣工三個階段，細分之后涉及立項審批、工程招標、勘察設計、全面施工、決算審計等，整個過程對接部門很多，將會產生繁雜的手續，而且資料之間有著嚴密的邏輯關系，因此必須引起高度重視。

3 高校基建檔案管理的不足

1）管理理念有待提升。相對而言，高校檔案管理更加重視人事、財務、科研、就業、招生等方面，基建檔案管理工作的宣傳略顯不足，有著被邊緣化的趨勢。從高校基建檔案管理看，由于其無法為學校財力、人力等方面帶來明顯變化，或者說其未直接影響到學校重要事務的發展，所以往往不被重視。同時，基建檔案管理人員存在“你查我找”的被動思維，因此在檔案收集、整理、保管、歸檔、移交等方面都比較怠慢，導致整個工作效率與質量都不太高。此外，現階段很多高校的基建檔案管理人員屬于臨時工或者兼職，其工作量與待遇不對等，所以工作積極性較為欠缺。

2）基建檔案管理制度有待完善。高校基建工程從立項到后續使用涉及多個施工環節，而不同環節所形成的檔案資料極其復雜，其中有的內容比較詳盡、有的不夠完整，甚至還有缺失的。同時，基建檔案的收集、整理、立卷、組卷等過程本應有一個統一的標準來要求施工單位，但實際情況卻沒有，所以會導致各種問題出現。此外，高校基建檔案部門在收集以及使用的過程中未構建對應的登記制度、追責制度，都將會導致一些不必要的推諉問題。基建檔案管理很復雜，所以一套完善的管理制度極為重要，可發揮引導與約束作用，但目前基建檔案管理制度并不完善，因此難以確保相關工作能夠有效落實。

3）專業技術培訓力度有待提升。高校基建檔案面對的是工程檔案，其中包括不同項目和不同內容，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，一方面要求具備基建檔案管理方面的專業知識與技能，另一方面還需要熟知高校基建的基本程序與內容。但是從目前情況看，基建檔案管理意識有待加強，檔案管理還未做到專人專崗，加之頻繁更換，進而導致檔案管理人員無法清晰、全面地掌握基建工程不同階段的資料。同時，培訓、進修、學習等機會不多，也致使檔案管理人員的專業能力難以提升。雖然目前基建檔案管理已經實現了信息化操作，但是歸根究柢需要由專業能力達標的人來操作，所以檔案管理人員仍舊是檔案管理工作的核心。

4 高校基建檔案管理工作的改進建議

1）轉變觀念，持續完善基礎設施。（1）學校領導應轉變觀念，加強對基建檔案工作的重視，以此帶動基建檔案管理人員對工作的重視，從而激發其工作積極性，為檔案管理工作的有序開展奠定堅實的基礎。（2）加大投入力度。目前，高校的基建檔案管理工作不僅有紙質材料，還涉及音頻、圖片、視頻等各種載體，因此完善數字化檔案管理非常重要。這方面需要學校加大投入力度，不僅要設置專門的庫房、檔案架，還需結合數字化的需求配置大型圖紙掃描儀、移動硬盤、電腦、照相機以及相應的軟件系統。

2）不斷完善基建檔案管理制度。應不斷完善基建檔案管理制度，從而為工作的開展提供必要的制度化保障。同時，對基建檔案形成要有正確的認識，并對管理進行創新。為了讓施工單位能夠規范地記錄、移交相關資料，可將施工單位檔案質量作為工程結算考核與工程驗收的一項指標，有利于督促施工單位強化自身的檔案質量意識，使其能夠將完整、準確的檔案資料及時交付給甲方，以期為高校基建檔案工作的有序開展奠定一定的基礎。此外，完善獎懲制度。針對基建檔案管理人員的操作失誤需要進行懲罰，而對其在管理上有著突出業績，又或者是有創新成果，應當進行獎勵，一定程度上可激發其積極性，使其能夠更加有責任、高效地參與到工作之中。

3）提升基建管理團隊的專業性。高校需要為基建管理團隊成員提供一定的學習、培訓以及進修機會與平臺，例如，可組織人員分批次學習檔案學、建筑學等相關的基礎課程，并掌握與檔案有關的保密、分類、鑒別、收集等方法；對工程建設的各個施工環節的特點進行了解與分析。此外，學校方面還可以為其開展一些活動，例如檔案知識科普賽、檔案日活動等。同時，也可以與其他學校加強合作，開展與基建檔案有關的交流活動，還可以印發有關基建檔案的業務手冊，為基建檔案的有效收集、高效保存、合理利用奠定堅實的基礎。

5 結束語

綜上述，高校基建檔案是具有巨大利用價值的文件材料，包括學校基建工程項目的立項、籌備、施工、竣工等各個階段的資料，有聲像、文字、圖紙、照片等各種形式，具體涉及施工、設計、規劃、檢修、維護、使用等各個方面，能夠充分反映學校的基建情況與發展歷程，并可以為學校后續基建工作的開展提供有價值的參考依據。基于此，探討高校基建檔案管理策略具有一定的現實意義。