高校工程基建檔案管理策略探析

陳 瑩

（廣西民族大學(xué)基建處，廣西 南寧 530006）

高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，也是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的先決條件。高校基建檔案能夠詳細(xì)地記錄高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的整個(gè)過程，在教學(xué)改革進(jìn)一步深入的背景下，促進(jìn)了高校教學(xué)效率、質(zhì)量的提高，但與此同時(shí)高校基建檔案管理工作還需進(jìn)一步 加強(qiáng)。

1 高校基建檔案管理的重要性

1）高校對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行擴(kuò)張、建設(shè)以及完善時(shí)，可通過基建檔案重現(xiàn)歷史以及證明歷史。

2）對高校基建項(xiàng)目予以考察、擴(kuò)建、修復(fù)時(shí)，基建檔案能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的順利進(jìn)行提供數(shù)據(jù)方面的支持。例如，其他高校在進(jìn)行擴(kuò)張建設(shè)的過程中，可以參考已經(jīng)順利實(shí)現(xiàn)擴(kuò)建的高校基建檔案，并基于此對擴(kuò)建予以設(shè)計(jì)和優(yōu)化，進(jìn)而增強(qiáng)設(shè)計(jì)方案的科學(xué)性、規(guī)范性。

2 高校基建檔案管理的特點(diǎn)

1）現(xiàn)實(shí)性、周期性。高校基建工程進(jìn)行建設(shè)的過程中，需經(jīng)歷嚴(yán)密的立項(xiàng)展開、工程設(shè)計(jì)、地質(zhì)勘探及可行性評(píng)估等環(huán)節(jié)，由于以上步驟需要對多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，且建設(shè)周期較長，所以使得基建檔案存在著周期性與現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)。

2）專業(yè)性。基建工程專業(yè)性比較強(qiáng)，作為一種具有固定程序的系統(tǒng)工程，具體包括勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、竣工、驗(yàn)收、使用、維護(hù)等多個(gè)環(huán)節(jié)，這就進(jìn)一步?jīng)Q定了與之對應(yīng)的基建檔案管理工作有著較強(qiáng)的專業(yè)性。高校基建檔案要求按照相關(guān)規(guī)定做好收集、保管、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等檔案管理工作，并根據(jù)需求不斷優(yōu)化及改進(jìn)管理策略，確保基建檔案能夠滿足相關(guān)工作的需求。

3）復(fù)雜性。（1）涉及部門較多。從高校內(nèi)部看，與基建工程項(xiàng)目有關(guān)的招標(biāo)、規(guī)劃、財(cái)務(wù)、黨政辦、審計(jì)等多個(gè)部門需要做到密切的配合，在此過程中還將會(huì)涉及多個(gè)部門與多個(gè)層次的檔案類別。從高校外部看，基建工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工，必然涉及多個(gè)政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)，而且經(jīng)手人比較多，信息量特別大，周期也比較長，所產(chǎn)生的檔案資料自然比較復(fù)雜。（2）工程管理程序復(fù)雜。高校基建工程管理大致有準(zhǔn)備、施工、竣工三個(gè)階段，細(xì)分之后涉及立項(xiàng)審批、工程招標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、全面施工、決算審計(jì)等，整個(gè)過程對接部門很多，將會(huì)產(chǎn)生繁雜的手續(xù)，而且資料之間有著嚴(yán)密的邏輯關(guān)系，因此必須引起高度重視。

3 高校基建檔案管理的不足

1）管理理念有待提升。相對而言，高校檔案管理更加重視人事、財(cái)務(wù)、科研、就業(yè)、招生等方面，基建檔案管理工作的宣傳略顯不足，有著被邊緣化的趨勢。從高校基建檔案管理看，由于其無法為學(xué)校財(cái)力、人力等方面帶來明顯變化，或者說其未直接影響到學(xué)校重要事務(wù)的發(fā)展，所以往往不被重視。同時(shí)，基建檔案管理人員存在“你查我找”的被動(dòng)思維，因此在檔案收集、整理、保管、歸檔、移交等方面都比較怠慢，導(dǎo)致整個(gè)工作效率與質(zhì)量都不太高。此外，現(xiàn)階段很多高校的基建檔案管理人員屬于臨時(shí)工或者兼職，其工作量與待遇不對等，所以工作積極性較為欠缺。

2）基建檔案管理制度有待完善。高校基建工程從立項(xiàng)到后續(xù)使用涉及多個(gè)施工環(huán)節(jié)，而不同環(huán)節(jié)所形成的檔案資料極其復(fù)雜，其中有的內(nèi)容比較詳盡、有的不夠完整，甚至還有缺失的。同時(shí)，基建檔案的收集、整理、立卷、組卷等過程本應(yīng)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來要求施工單位，但實(shí)際情況卻沒有，所以會(huì)導(dǎo)致各種問題出現(xiàn)。此外，高校基建檔案部門在收集以及使用的過程中未構(gòu)建對應(yīng)的登記制度、追責(zé)制度，都將會(huì)導(dǎo)致一些不必要的推諉問題。基建檔案管理很復(fù)雜，所以一套完善的管理制度極為重要，可發(fā)揮引導(dǎo)與約束作用，但目前基建檔案管理制度并不完善，因此難以確保相關(guān)工作能夠有效落實(shí)。

3）專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)力度有待提升。高校基建檔案面對的是工程檔案，其中包括不同項(xiàng)目和不同內(nèi)容，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，一方面要求具備基建檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)與技能，另一方面還需要熟知高校基建的基本程序與內(nèi)容。但是從目前情況看，基建檔案管理意識(shí)有待加強(qiáng)，檔案管理還未做到專人專崗，加之頻繁更換，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員無法清晰、全面地掌握基建工程不同階段的資料。同時(shí)，培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)習(xí)等機(jī)會(huì)不多，也致使檔案管理人員的專業(yè)能力難以提升。雖然目前基建檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化操作，但是歸根究柢需要由專業(yè)能力達(dá)標(biāo)的人來操作，所以檔案管理人員仍舊是檔案管理工作的核心。

4 高校基建檔案管理工作的改進(jìn)建議

1）轉(zhuǎn)變觀念，持續(xù)完善基礎(chǔ)設(shè)施。（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對基建檔案工作的重視，以此帶動(dòng)基建檔案管理人員對工作的重視，從而激發(fā)其工作積極性，為檔案管理工作的有序開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（2）加大投入力度。目前，高校的基建檔案管理工作不僅有紙質(zhì)材料，還涉及音頻、圖片、視頻等各種載體，因此完善數(shù)字化檔案管理非常重要。這方面需要學(xué)校加大投入力度，不僅要設(shè)置專門的庫房、檔案架，還需結(jié)合數(shù)字化的需求配置大型圖紙掃描儀、移動(dòng)硬盤、電腦、照相機(jī)以及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)。

2）不斷完善基建檔案管理制度。應(yīng)不斷完善基建檔案管理制度，從而為工作的開展提供必要的制度化保障。同時(shí)，對基建檔案形成要有正確的認(rèn)識(shí)，并對管理進(jìn)行創(chuàng)新。為了讓施工單位能夠規(guī)范地記錄、移交相關(guān)資料，可將施工單位檔案質(zhì)量作為工程結(jié)算考核與工程驗(yàn)收的一項(xiàng)指標(biāo)，有利于督促施工單位強(qiáng)化自身的檔案質(zhì)量意識(shí)，使其能夠?qū)⑼暾?zhǔn)確的檔案資料及時(shí)交付給甲方，以期為高校基建檔案工作的有序開展奠定一定的基礎(chǔ)。此外，完善獎(jiǎng)懲制度。針對基建檔案管理人員的操作失誤需要進(jìn)行懲罰，而對其在管理上有著突出業(yè)績，又或者是有創(chuàng)新成果，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，一定程度上可激發(fā)其積極性，使其能夠更加有責(zé)任、高效地參與到工作之中。

3）提升基建管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性。高校需要為基建管理團(tuán)隊(duì)成員提供一定的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及進(jìn)修機(jī)會(huì)與平臺(tái)，例如，可組織人員分批次學(xué)習(xí)檔案學(xué)、建筑學(xué)等相關(guān)的基礎(chǔ)課程，并掌握與檔案有關(guān)的保密、分類、鑒別、收集等方法；對工程建設(shè)的各個(gè)施工環(huán)節(jié)的特點(diǎn)進(jìn)行了解與分析。此外，學(xué)校方面還可以為其開展一些活動(dòng)，例如檔案知識(shí)科普賽、檔案日活動(dòng)等。同時(shí)，也可以與其他學(xué)校加強(qiáng)合作，開展與基建檔案有關(guān)的交流活動(dòng)，還可以印發(fā)有關(guān)基建檔案的業(yè)務(wù)手冊，為基建檔案的有效收集、高效保存、合理利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語

綜上述，高校基建檔案是具有巨大利用價(jià)值的文件材料，包括學(xué)校基建工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、籌備、施工、竣工等各個(gè)階段的資料，有聲像、文字、圖紙、照片等各種形式，具體涉及施工、設(shè)計(jì)、規(guī)劃、檢修、維護(hù)、使用等各個(gè)方面，能夠充分反映學(xué)校的基建情況與發(fā)展歷程，并可以為學(xué)校后續(xù)基建工作的開展提供有價(jià)值的參考依據(jù)。基于此，探討高校基建檔案管理策略具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。