機關文檔管理中心運行模式的調查和分析

宋宛苧 于 微

（吉林省地勘局物業管理中心，吉林 長春 130061）

1 引言

在城市建設發展中，機關檔案管理工作面臨新的發展機遇和挑戰。機關單位在社會中發揮出行政管理和服務的重要職能，圍繞國家檔案事業發展的新思路，將創新、協調、開放的理念融入到檔案工作中是更充分地發揮出機關檔案效能的重要內容。機關文檔管理中心是現代化城市建設中把握發展機遇，堅持服務民生、服務社會的檔案工作重要載體，必須堅持走創新發展的道路，承擔起應有的社會責任。

2 機關文檔管理中心成立背景

機關單位的業務類型多，部門多，因此每個部門有很多的檔案，傳統文檔管理采用獨立檔案管理的方式。在進行檔案業務指導，以及對檔案工作進行評價的過程中，暴露出一個突出問題，即需要管理的檔案數量多，但是檔案部門的人員數量沒有增加，使文檔管理效率低下。再加上檔案數量的增多使辦公場地和檔案存儲空間越來越緊張，檔案管理的設施和設備空間不足，對文檔管理的質量和效率造成不利影響。面對這樣的情況，整合各項資源，以更加集約化的管理模式對機關文檔進行管理是解決傳統管理模式的有效途徑，機關文檔管理中心應運而生。機關文檔管理中心采用集中統一的管理模式，設置同一套管理制度和管理標準，文檔管理人員配置更加合理，文檔管理空間和設施更加有序，使機關文檔管理運作更加規范有序，在很大程度上提升了文檔管理效率。

3 正確認識機關文檔管理工作

機關文檔管理中心具有多名有經驗的檔案管理業務骨干人員，負責對機關文檔管理工作進行技術指導和監督，負責機關檔案的接收和檔案資源的利用。采用專業技術人員進行技術指導和質量監督的方式，注重將文檔管理質量把控工作提前，盡力從源頭上做到高質量高效率地完成相關環節的工作。

機關文檔管理中心采用同樣的一套文檔管理制度，對每一個文檔管理環節制定了具體的管理流程和管理標準。所有的文檔管理工作人員進行統一的業務培訓，對文檔接受、文檔移交、文檔歸類、文檔利用等內容進行知識和技能的指導。對文檔管理中的一些重點事項和容易出現問題的事項進行強調，使機關文檔中心的人員隊伍具有良好的業務技術水平。機關文檔管理中心中對檔案保密、檔案查閱、檔案保管、檔案利用等方面制定了詳細的規章制度和工作標準，明確了各個崗位的職責，為機關文檔管理中心開展具體工作奠定了強有力的基礎條件。

為提升機關文檔管理中心的服務水平，檔案工作人員積極轉變工作思路，變被動為主動，以更強的服務意識與相關單位進行溝通聯系，主動開展檔案業務指導工作。結合不同單位的實際情況，靈活采用上門指導、網絡指導、電話指導等多樣化的溝通聯系方式，使相關單位能夠對檔案業務的要求和標準有更準確地認識，加快檔案移交進度，提高檔案歸檔質量。利用信息化技術，做好檔案的數字化工作，解決檔案數字化進程中的問題，積極推進檔案修復、檔案數據遷移、檔案掛接，使機關文檔數據庫范圍增大。

圍繞機關文檔管理中心的各項規章制度，認真落實好檔案移交工作。根據機關文檔管理中心的檔案情況進行摸底，對檔案的類別和數量進行統計，明確需要移交檔案的時間表，在規定的期限內和各相關單位做好銜接，按照文檔移交的制度和流程進行整理移交。采用文檔移交審查工作，對文檔資料不齊全、移交格式不準確的情況進行修正，確保檔案收集完整、及時、準確。

4 科學分類檔案文件材料

在文件材料的分類環節，嚴格按照檔案分類管理制度進行，結合文檔管理中心設置的不同檔案門類，實施統一的文件材料分類方案。機關檔案的文件材料分類可采用年度分類的方式，還可以采用保管期限分類的方式，以及不同機構分類的方式或者不同問題分類的方式。對于不同門類的文件，或者不同形式的載體，在分類的過程中，應采用適宜的檔案分類方法，不同的分類方法之間協調呼應，避免相互沖突，影響歸檔質量和歸檔效率。設置檔案編號和目錄。通過設置合理有序的檔案編號，更科學地體現出檔案的來源，檔案的類別，為檔案分類體系的完善以及檔案存放排列順序提供基礎條件。在檔案編號環節應注意不同形式的文件材料應采用不同的編號。

5 有效掌握機關文檔整理步驟

首先，對機關文檔的歸檔途徑進行嚴格把控。機關文檔來源于大量的機關文件，在文檔歸檔工作中要明確文檔的類型、文檔的排版、文檔的裝訂等具體標準和要求。在整理文檔的過程中，應注意檢查文檔歸檔手續是否在合理的時間期限內，注意檢查文檔的標題、相關單位以及文檔的落款日期是否與文檔整理的技術標準相符合。對各種公文或草擬文件，應對文檔的各種批注簽字等內容進行檢查，確保文檔內容完整。對文檔中文字記錄的內容進行整潔度和清晰度的檢查，確保歸檔文件中的字跡清晰、整潔，不存在涂覆或模糊的地方。

其次，對機關文檔中的各種文件進行清晰的梳理，把握好文件之間的相互關系。在機關文檔中有部分文件是需要歸檔的，但是有些文件是不需要歸檔的。對重復的文件進行梳理，保留一份，為歸檔工作進行文檔質量的把關。在整理檔案的過程中，檔案人員應注意對文件歸檔的時間期限，在規定的時間內完成立卷歸檔工作。結合文檔的不同類型，依據現行的檔案整理和歸檔要求，將不同內容、不同形式以及不同作用的文件進行合理區分，提升文檔的條理性，使文檔整理工作更加簡潔高效。

其三，對案卷質量進行嚴格把控。機關文檔整理的完整性對于檔案資源的利用有很重要的意義。只有對案卷質量進行嚴格的控制，才能為檔案資源價值的發揮奠定可靠的基礎條件。根據機關文檔管理中心指定的統一規定和操作規范，認真完成案卷裝訂工作。在立卷或組件工作中，根據文書檔案的類型、照片檔案、音像檔案、實物檔案等以張為單位進行整理。對于不同的檔案類型，如人事檔案、科技檔案、財務檔案等以卷為單位進行整理。其他的檔案類型根據文檔管理中心的規定，并結合實際需要以件或者卷為單位進行整理。在立卷工作中，嚴格遵循技術規程中的方法，根據統一的規定將目錄納入文檔檢索工具中，同時滿足手工檢索和計算機檢索的要求，使文檔信息查詢更加方便。遵守機關文檔保存環境設施管理制度，對檔案存儲環境條件進行科學控制，保證檔案存儲設施條件良好，提升機關檔案保存的安全性。

6 結語

綜上所述，機關文檔管理中心的投入運行是我國檔案事業發展的創新成果，拓展了檔案管理的工作思路，有效解決了傳統檔案分散式管理效率低，管理成本高的問題，實現了高質量高效率的檔案管理目標。未來，機關文檔管理中心運行中，工作人員將不斷擁抱新技術，融合新理念，以更加精細化的方式來開展機關檔案管理工作，使機關檔案管理更好地適應現代化的要求，更充分地發揮出檔案管理的社會效能。