氣象檔案管理系統一體化實現研究

何 軍

（遼寧省鞍山市氣象局，遼寧 鞍山 114004）

鞍山市氣象局氣象檔案管理系統一體化辦公使用是遼寧省氣象局氣象政務管理信息系統、數字化檔案使用的是清華紫光軟件，市內所有與氣象相關的立卷單位文件和檔案數據全部由氣象檔案管理系統統一管理，因此氣象檔案管理系統一體化需要具體包括檔案錄入、收集、管理、打印等功能，該系統對氣象檔案管理工作起到了至關重要的作用。

1 氣象檔案管理系統一體化設計

1.1 系統一體化功能設計

氣象檔案管理系統功能設計需要先將檔案管理工作內容融合到一起，然后通過檔案管理系統與公文系統的相互對接，最后才能實現小范圍內的一體化。如果氣象檔案管理系統想要實現省市之間的數字一體化，則還應該在實現與公文系統對接之后，再將遼寧省氣象局氣象政務管理信息系統與清華紫光檔案數字化管理軟件相互對接，這樣才能實現市氣象局與省氣象局之間的信息即時交流。而省氣象局還可以通過同樣的方式繼續與國家氣象局檔案管理系統對接，這樣即可自下而上實現整個氣象部門的氣象信息數據共享[1]。

氣象檔案管理系統一體化應該具備數字化檔案管理功能，具體表現為可以在實現檔案信息錄入、檔案信息收集、檔案集中管理、檔案報表文件打印等基礎功能之外，還能夠實現檔案歸檔集中化管理以及檔案數據信息共享等功能，這樣才能真正發揮出氣象檔案管理系統一體化的優勢。而氣象檔案管理系統綜合檔案室需要具備歸檔文件目錄查詢、檔案文件信息查詢、歸檔查詢文件顯示、外部系統對接、臨時文件整理等功能，氣象政務管理信息系統與外部政府公文系統對接主要通過OA系統文件以及Notes文件進行對接，而臨時文件夾主要包括內設機構的檔案信息、直屬單位的檔案信息、各區縣檔案信息資源等內容[2]。

1.2 系統一體化結構設計

氣象檔案管理系統結構設計需要通過對功能布局的調整，優化氣象局辦公室檔案管理工作的流程和制度，使檔案管理工作可以實現數據化和一體化氣象數據資源共享。檔案管理工作人員可以通過對一體化氣象檔案管理系統平臺的操作，先從歸檔虛擬目標中找到具體業務所在的操作模塊，然后對不同內容和形式的氣象檔案資料進行整理，最后再對氣象檔案的價值確認之后進行歸檔并保存，使氣象檔案可以得到及時備份，有利于提高氣象檔案管理系統的安全性。而檔案歸檔過程中則需要按照氣象資源的分類開展工作，而檔案歸檔人員則直接根據檔案管理權限下設置的人員信息進行同步，這樣檔案歸檔的同時即可完成責任人與資料名稱等內容的存入工作。氣象檔案管理系統一體化之后需要以檔案文檔目標檢索作為核心對各個功能的結構進行設計，方便檔案管理人員可以根據工作任務需要查找相關氣象數據信息，這種方式及時在大量的檔案資料中也可以在最短時間內得到自己想要的資料，有利于提高氣象檔案數據資源共享的效率。

2 氣象檔案管理系統一體化實現

2.1 市內部系統對接

2.1.1 歸檔設計

鞍山市清華紫光檔案數字化管理軟件采用Web Service數據交換方式和接口規范與市內政府公文系統進行對接，采用JSEE規范、MCV設計模式、XFire框架和Microsoft splserver數據庫實現對氣象檔案管理一體化系統的功能開發。鞍山市氣象局除了將舊有的檔案管理系統升級為數字化檔案管理平臺之外，還引入了APP開發技術開發氣象信息發布軟件實現了移動辦公。數字化檔案管理平臺與移動辦公平臺之間通過虛擬通道技術實現氣象信息數據互通，而氣象檔案管理一體化系統內部之間的數據交流則采用TCP/IP協議，即可在移動辦公APP上實現多種功能。

鞍山市清華紫光檔案數字化管理軟件通過信息檢索、管理等功能直接向鞍山市政府公文系統共享氣象數據資料，目前在氣象檔案管理系統下可以通過自動歸檔功能直接完成不同工作內容，而不需要氣象局檔案管理人員重復錄入需要共享的數據。相比之下氣象檔案管理一體化系統更加便利，能夠在對氣象政務管理信息系統的對接過程中提高事業單位人員的工作效率和質量。

歸檔設計是為了在公文辦理之后按照氣象檔案系統要求進行封裝和處理，系統通過對歸檔信息、附件格式的確定完成文件傳輸，待文件歸檔成功之后再刪除寫入的磁盤信息，這樣才能防止對接文件反復歸檔以至于一體化系統無法正常使用。

2.1.2 對接實現

電子數據管理平臺通過文件管理、部門立卷、檔案管理、檔案利用等功能分別對各部門的文件進行歸檔整理，然后確定氣象檔案的文號和公文標題，最后將各個歸檔文件傳輸給公文管理系統即可。

2.2 市內外系統對接

2.2.1 地址調用

鞍山市清華紫光檔案數字化管理軟件可以通過氣象檔案自動收發將數據資源同步給遼寧省氣象局氣象政務管理信息系統，整個過程需要信息管理、檔案檢索、電子文檔掃描等功能共同實現。除此之外，同樣需要保障氣象檔案管理一體化系統的功能正常實現，不能在檔案自動收發的過程中出現重復錄入、重復掃描、重復介入等問題。而地址調用功能是為了更好地實現市氣象局檔案管理系統與省氣象局之間的數據對接，地址調用的目的是實現兩個部門之間氣象數據的快速共享。

2.2.2 檔案列表獲取

清華紫光檔案數字化管理系統檔案列表獲取首先應該確定該功能的定義為：public JSONObject getDossierList；參數為：int pageNo頁數、int pageSize每頁數量、JSONObject json返回值。

2.2.3 檔案信息查找

清華紫光檔案數字化管理系統檔案信息查找首先應該確定該功能的定位為：public Dossier getDossierInfoByKeyid（String id）；參數為String id檔案id；返回值為：Dossier單個返回對象以及Dossier對象說明。

2.2.4 檔案附件獲取

清華紫光檔案數字化管理系統檔案附件獲取首先應該確定該功能的定位為：public List getDossierAffixsBy Keyid（String id）；參數為String id檔案id；返回值為：List list集合以及Affox對象說明。

2.2.5 對接實現

清華紫光檔案數字化管理系統對接數據應該包括機構單位、文號、檔號、題名、主辦部門、責任者、歸檔日期、署名、年度、檔案類型、檔案鑒定、保管期限等內容。

3 結論

綜上所述，氣象檔案管理系統一體化是未來發展的大趨勢，信息化時代下檔案管理信息化是必然選擇也是必須選擇，只有與時代和技術緊密結合不斷完善氣象局檔案管理辦公室系統，才能夠為電子公文系統和氣象政務管理信息系統提供即時數據共享，提高事業單位的工作效率和質量。