大數據時代背景下檔案的管理

張道遠

（山東省單縣退役軍人事務局，山東 菏澤 274300）

在大數據信息技術的影響之下，事業單位的檔案的管理方式進行了改進，通過大數據技術，將傳統的檔案存儲管理方式轉變成了數據信息檔案管理系統的方式。逐步實現信息資源共享，各種資源能夠得到有效地利用，新的檔案管理法現臺，成了當下事業單位檔案管理工作所重視的問題，同時也是為了更好地使檔案管理工作服務社會。

1 大數據背景下檔案管理工作的必要性

現如今隨著事業單位改革的不斷發展，事業單位的檔案管理系統的水平已經滿足不了各部門的需求和發展，緊接著新的事業單位檔案管理政策出臺，各個事業單位也開始做出了不少整改。事業單位檔案管理如何進行有效的管理成了問題，加強對檔案管理工作人員的不斷培訓和考核，最早存留下檔案基本上都是紙質形式檔案，從表面上來看已經對事業的整體管理產生了影響。為了解決這一問題，受大數據時代的影響，將事業單位的各類型檔案、培訓檔案等進行數據化整合存儲在數據平臺之中，建立一個規范化事業單位檔案管理系統，方便以后信息提取和查詢。同時對事業單位的檔案進行分類管理，把事業單位的每個員工的信息都可以通過大數據進行電子信息化保存，即使紙質檔案丟失，檔案管理系統平臺中也會有電子版的檔案，所以這對事業單位的檔案快速發展有著巨大影響，由此可見在大數據時代建立檔案管理系統的必要性。

2 當前檔案案管理的現狀及存在問題

隨著信息化的不斷發展，傳統檔案管理方面面臨著巨大壓力，紙質檔案歸檔形式過于煩瑣，有時還是導致檔案丟失等問題的出現，不僅影響工作人員的工作效率，還影響了事業單位發展的步伐，如今事業單位的檔案管理問題出現在以下幾個方面：

2.1 單位對檔案管理重視度不夠，缺乏專業人員

經過調查研究分析發現，我國現如今大部分事業單位對自身檔案管理的工作重視度不夠，現在一般的事業單位檔案管理人員都是一些不具有專業性質的人員進行管理的，甚至有時檔案丟失都沒有發現，直接影響本單位的檔案工作效率。

2.2 檔案的信息的安全有待進一步提升

隨著信息技術的快速度發展，檔案數字化管理的便捷性逐步體現，與之同時檔案信息安全問題日漸顯現。首先，由于檔案管理人員安全意識淡薄，以及計算操作能力有限，有的在操作過程中常出現失誤，直接影響到檔案信息的安全性與完整性。比如，因操作程序不規范，未對信息進行及時備份而導致檔案信息丟失。其次，檔案信息管理系統在運行過程中，極易受到病毒或黑客的攻擊，進而使得檔案信息面臨被篡改或丟失的現象。

2.3 檔案信息案沒有做到及時更新

檔案信息的更新影響檔案資源使用，在大數據時代沒有來臨之前，各事業單位檔案記錄方式都是通過紙質形式進行記錄的，所以如今通過大數據將紙質檔案轉化為電子信息檔案，期間需要一個很長的過程，這時就造成了電子檔案信息，得不多及時更新，影響了檔案資源的使用，沒有及時進行電子信息轉化，就會對單位的工作效率造成影響。

3 大數據背景下檔案管理的具體措

3.1 加強檔案管理理論的創新

正如信息化時代挑戰了紙質時期的來源原則、文件生命周期理論、檔案價值鑒定理論，催生了基礎理論的新變革，產生了新來源觀、文件連續體理論、宏觀鑒定理論等革新的理論。在大數據時代，新來源觀、文件連續體理論、宏觀鑒定理論等都將受到不同程度的挑戰，檔案學基礎理論將迎來進一步的發展。

3.2 加強檔案管理信息化提升

從紙質檔案到檔案信息化再到檔案大數據時代，檔案信息資源呈指數型增長，用現有的檔案信息化手段和工具難以滿足大數據時代檔案信息資源管理的需求。在大數據時代，檔案信息不再匱乏，而是泛濫。如何實現檔案數據長期可讀性、可靠性，并在海量數據中實現對檔案信息的挖掘分析，從而提供有價值的信息，是檔案信息資源管理面臨的新挑戰。

3.3 加強數據安全問題的創新

案數據的高共享不等于全共享，在大量涉密檔案數據的保密過程及敏感數據的分析過程中，如何實現信息安全，避免數據被惡意使用，更好地防止因秘密泄露給國家、社會、企業帶來政治、經濟上的損失，是新時期檔案安全工作面臨的一大挑戰。

3.4 加強檔案數據挖掘利用

傳統的檔案管理以文檔管理為主，沒有利用技術工具進行挖掘、分析，檔案基本處于被動利用。大數據時代，檔案系統中除大量的文檔外，還有海量結構化數據。檔案部門收集大數據后，通過主動調查利用者的需求，對海量數據進行聚類、分類、相關性分析，建立各種數據模型，找到數據之間的關系，提高檔案價值，更好地實現預測功能，為高層決策提供參考。

3.5 加快檔案管理系統擴展

隨著檔案數據的不斷增多，傳統的檔案管理系統由于無法動態擴展，會出現“小馬拉大車”的情況。大數據技術可以對計算資源、存儲資源進行動態擴展、按需分配，滿足服務器的快速擴容及數據量的快速增長，同時大幅降低系統投資及維護成本，提高了數據運用 空間。

4 結語

總之，大數據背景下，如何科學合理地進行檔案管理工作，是各種行業共同面臨的問題。要努力抓住新時代的機遇，嚴肅對待挑戰，不斷學習和創新，充分運用新技術，在時代浪潮地推動下，更好地開發和利用檔案信息資源中蘊藏的巨大知識寶藏，使檔案工作創造出更大的價值。