信息化背景下中學檔案數字化管理與建設分析

勞 潔

（南寧市第二十中學，廣西 南寧 530003）

在信息化的背景下，中學檔案也逐漸進入了數字化管理，管理人員可以通過利用計算機設備以及網絡資源來進行檔案管理，這樣不但可以減少管理人員的工作量，還可以提高檔案管理的工作效率和工作質量，能夠解決在檔案管理過程中所遇到的問題，為中學檔案數字化管理工作的開展提供了保障。

1 信息化背景下中學檔案數字化管理存在的問題

學校領導對檔案數字化管理的重視程度不夠。根據目前中學的情況來看，學校領導缺乏對檔案數字化管理的了解，部分學校領導只注重學生的學習成績，并沒有意識到進行檔案數字化管理可以對學校的發展起到一定的促進作用，忽視了檔案管理的重要性，沒有對學校的檔案管理工作進行規劃，導致學校的檔案出現缺失的情況。傳統的檔案管理方式是由人工來進行管理，這種管理方式會影響檔案管理工作的效率，不但會加大檔案管理人員的工作量，還會對檔案的交流與共享產生影響，所以，對檔案進行數字化管理可以有效提高檔案管理工作的效率與質量。但是，大部分的中學缺乏對檔案數字化管理的了解，還在采用傳統的檔案管理方式來進行工作，這樣不但不會提高檔案管理的工作效率，還會增加學校檔案管理的成本。

資金是中學進行檔案數字化管理的必備條件之一，中學需要大量的資金去購買相關的數字化設備以及網絡設備，以此來進行檔案數字化管理工作的建設。由于部分學校缺乏資金，無法購買相關的數字化設備與服務器，因此給學校檔案數字化管理工作的建設帶來了嚴重的影響。此外，缺乏專業的檔案管理人員。部分中學進行檔案管理工作的人員都是由老師來進行兼職管理，并不是專門從事檔案管理的人員，由于檔案管理人員沒有經過專業技能的培訓，缺乏對專業技能的了解，并且部分檔案管理人員年紀偏大，對數字化事物的認知能力較差，學校也沒有對檔案管理人員進行培訓，導致學校難以開展對檔案數字化管理的建設。

2 信息化背景下中學檔案數字化管理的建設措施

2.1 加大檔案數字化建設資金的投入力度

在進行檔案數字化管理的建設過程中，需要大量的資金來進行支持，因此，學校要進行長久的考慮，加大對檔案數字化管理建設的資金投入，利用資金來進行數字化設備以及網絡設備的采購，并請相關的技術人員根據學校的實際情況來進行檔案數字化管理的軟件開發，為檔案數字化管理建設打下堅實的基礎。除此之外，要強化檔案數字化管理的安全體系，投入一定的資金來進行安全軟件以及加密軟件的開發，比如現在常見的非對稱加密技術，利用高科技編碼系統來對檔案的信息數據進行保護，對檔案數據的安全指數進行了較大的提高，可以在最大程度上保障檔案數據不會被盜用并更改，從而給檔案數字化管理系統的安全提供了保障[1]。

2.2 完善檔案數字化的管理體系

完善檔案數字化管理體系是建設檔案數字化管理工作的基礎，因此，中學以及檔案管理人員要對檔案數字化管理的管理體系進行建立與完善。在檔案數字化管理的工作流程方面，要建立科學完整的工作流程體系，可以通過計算機設備來對檔案進行歸檔與收集工作，檔案管理人員要及時將檔案的電子文件發送給檔案室，以此來完成檔案的歸檔工作。除此之外，在檔案的數字化管理方面，要對數字化檔案設備以及數字化檔案信息的安全提供保障，加強對數字化檔案設備的管理工作，設置使用的權限，避免出現被他人盜用的情況，并且要強化數字化檔案信息的加密工作，并在系統中安裝殺毒軟件，防止檔案信息丟失或被非法盜用的情況發生。在信息技術水平不斷發展的時代，依靠人工以及紙質檔案的傳統檔案管理方式已經被淘汰，學校要符合時代的發展，完善檔案數字化的管理體系，根據學校的實際情況來建立合適的管理制度，以此來保證檔案數字化管理工作的有效開展，定期對檔案進行檢查與更新，從而提高檔案數字化管理的建設速度。

2.3 建立檔案數字化的信息數據庫

為需要檔案信息的人員提供檔案信息是進行檔案數字化管理建設的重要目標，建立檔案數字化的信息數據庫是一項重要的工作。第一，需要確定數字化檔案的數據來源，以此來保證檔案數據的完整性與準確性。第二，要建立相關的檔案目錄數據庫，并根據數據的分類來對最初的檔案建立目錄數據庫，使數字化檔案的信息能夠清晰地呈現出來。第三，要建立數字化檔案內容的專題數據庫，通過對檔案的內容以及應用對象進行分析，將檔案進行分類，使需要檔案的人員可以快速進行查找與閱讀，減少了查找的時間，提高了工作的效率。例如，在學校進行大型會議時，檔案管理人員可以將會議的內容進行拷貝，通過數字化設備將會議內容上傳到信息數據庫中，并根據會議的內容來進行分類，方便日后的查找，以此來完成檔案管理工作。在學校舉辦大型的晚會或者運動會時，檔案管理人員可以將晚會以及運動會的內容歸類到活動類，將大型會議的內容歸類到會議類，檔案管理者可以對相關的檔案數據庫進行建立與完善，以此來確保檔案信息的保密性。在中學檔案數字化管理的建設過程中，建立數字化的信息數據庫，可以為檔案數字化管理的建設提供保障。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質水平

由于檔案管理人員長期受到傳統管理理念的影響，對相關的信息技術知識缺乏了解，因此，要想提高檔案數字化建設的速度與質量，就要對檔案管理人員的綜合素質水平進行提高。中學可以積極引進檔案管理的人才，組建一支優秀的人才隊伍，并且聘請一些計算機專家以及技術人員來對檔案管理人員進行定期的教學與培訓，通過定期的培訓來對檔案管理人員的綜合素質水平進行提高。除此之外，檔案管理人員要轉變觀念，減輕對傳統管理觀念的運用，加強對數字化管理技術的理解與應用，通過培訓與學習來對數字化管理水平與綜合素質水平進行提高，以此來促進數字化管理的建設速度。例如，部分學校的數字化管理設備都比較完善，但由于檔案管理人員缺少相關的知識與技能，導致檔案缺少準確性與科學性，甚至還會造成檔案缺失。因此，要想對中學檔案數字化管理的質量與效率進行提高，就必須對檔案管理人員的綜合素質水平進行提高。比如可以對檔案管理人員進行培訓，或者可以利用相關的學習平臺來提高檔案管理人員的相關知識與技能，從而保障檔案數字化管理的質量與效率[2]。

3 結論

總而言之，要想提高中學檔案的數字化管理建設，就要加大對數字化建設資金的投入力度并完善相關的管理體系，與此同時，還要對檔案數字化的信息數據庫進行建立與完善，注重管理人員的綜合素質水平并對其進行提高，使檔案可以更好地為學校進行服務。