大數(shù)據(jù)時(shí)代下高職院校檔案管理的策略試析

王國琴

（貴州農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院，貴州 貴陽 551400）

當(dāng)前我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校系的工作也在逐步完善，隨著高校數(shù)量和品種的增加，管理難度也逐漸加大。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，從而提高高校檔案管理的效率，必須采取有效的措施。

1 目前高校檔案管理模式中存在的問題

1.1 對檔案管理的不夠重視

高校檔案以紙為主，數(shù)量多，種類多，檔案管理有一定的難度。有的高校對檔案管理重視不夠，人力財(cái)力投入不足，部門檔案意識不足，檔案管理人員只能對大量的檔案資料進(jìn)行簡單的收集和收集，不重視挖掘檔案信息資源浪費(fèi)的使用價(jià)值現(xiàn)象，從而顯現(xiàn)檔案資源[1]。

1.2 檔案管理已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息檔案管理工作的快速發(fā)展面臨著巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式極大地阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展，因此，必須改變傳統(tǒng)的管理思想和方法，以適應(yīng)信息社會(huì)的新要求。許多高校檔案管理部門都配備了相應(yīng)的設(shè)備、現(xiàn)代化管理逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代大數(shù)據(jù)管理，在實(shí)際的文件管理中也存在嚴(yán)重的不足，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在不足，主要是目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)的不完善、音視頻等物理載體文件的存在數(shù)量很少。在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足用戶的各種需求，更有利于高等教育各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。過期的文件不能及時(shí)清理。檔案的期限分為短期、長期、永久性三種，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，由于庫存難以認(rèn)真處理，工作人員對檔案儲(chǔ)存時(shí)間有足夠的準(zhǔn)確信息，造成大量的無效檔案無法及時(shí)處理，有時(shí)由于評審過程繁瑣，不便于處理，給管理帶來了額外的負(fù)擔(dān)[2]。

2 分析大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變中應(yīng)用措施

2.1 進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案信息管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的便捷、智能化檢索方式，促進(jìn)了檔案管理信息網(wǎng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的資源共享。隨著現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)水平的不斷提高，對檔案的需求也逐漸增加，檔案資源利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的收集、處理、利用，提高了資源利用效率，檔案也促使檔案管理工作積極有序地發(fā)展。應(yīng)用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)是當(dāng)前高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，充分利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動(dòng)高校檔案管理工作朝著信息化、自動(dòng)化、科學(xué)化發(fā)展的方向發(fā)展，充分利用檔案資源，使教育教學(xué)工作井然有序。現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理，首先要進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，以保證檔案信息的有效管理和充分利用。對信息資源檔案數(shù)據(jù)庫的載體進(jìn)行改進(jìn)，對不同高校檔案信息進(jìn)行合理的分類，保證信息的有效提取。檔案信息的建設(shè)沒有合理的維護(hù)工作，利用未來往往會(huì)使檔案信息中的信息出現(xiàn)一些問題，檔案信息數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作有必要加強(qiáng)。檔案管理部門應(yīng)定期更新和檢查檔案信息，以保證檔案信息的完整性。有效的服務(wù)作為如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的出發(fā)點(diǎn)，將是如何實(shí)現(xiàn)檔案信息在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的最大利用率的考慮，保證信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)能夠充分發(fā)揮其功能，提高檔案信息的利用率[3]。

現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以有效地提高檔案信息管理的效率，提高檔案管理水平。提高工作人員的工作責(zé)任意識，通過實(shí)施檔案信息管理責(zé)任，保證檔案信息工作的順利進(jìn)行，最有可能減少檔案信息的流失和實(shí)體檔案的損壞現(xiàn)象[4]。由于檔案管理人員還需要進(jìn)一步提高服務(wù)意識，工作人員應(yīng)充分認(rèn)識到檔案信息的重要性，不斷提高服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變工作觀念，提高檔案管理水平。

2.2 進(jìn)一步加快智慧校園的建設(shè)

ISCU PANGAEA世界數(shù)據(jù)中心是一個(gè)信息系統(tǒng)，用于采集、處理、長期存儲(chǔ)和發(fā)布與地球科學(xué)領(lǐng)域相關(guān)的地理參考數(shù)據(jù)。它存儲(chǔ)了地球科學(xué)各個(gè)領(lǐng)域的35萬多個(gè)數(shù)據(jù)集，屬于地球科學(xué)觀測數(shù)據(jù)的最大檔案館。標(biāo)準(zhǔn)conform接口（ISO、OGC、W3C、OAI）支持從各種數(shù)據(jù)和信息門戶進(jìn)行訪問，其中包括PANGAEA本身的搜索引擎((www.pangaea.de)例如GBIF。泛大陸的所有數(shù)據(jù)集都是可引用的，有完整的文檔記錄，并且可以通過持久標(biāo)識符（數(shù)字對象標(biāo)識符-DOI）引用，這是數(shù)據(jù)發(fā)布的前提。與其他ICSU世界數(shù)據(jù)中心一起(www.icsu-wds.org)在實(shí)施基于內(nèi)政部的科學(xué)數(shù)據(jù)登記冊方面，德國泛大陸技術(shù)信息圖書館（TIB）也參與了這項(xiàng)工作，到目前為止，這項(xiàng)工作得到了全球圖書館聯(lián)盟的支持(www.datacite.org). “智慧校園”是與全球高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)技術(shù)密不可分。將灰色聚類算法應(yīng)用于高校檔案目標(biāo)管理評價(jià)中，給出了評價(jià)分類，建立了評價(jià)模型，并給出了應(yīng)用灰色聚類法對高校檔案目標(biāo)管理進(jìn)行清晰可靠評價(jià)的實(shí)例。基于改進(jìn)的Apriori算法，進(jìn)一步利用關(guān)聯(lián)規(guī)則，從高校數(shù)據(jù)庫中獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，找出高校與評價(jià)結(jié)果之間的內(nèi)在聯(lián)系。大數(shù)據(jù)本質(zhì)上.是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的延伸，是互聯(lián)網(wǎng)的更深層次應(yīng)用。由于數(shù)據(jù)、查詢集和用戶組的復(fù)雜性、多樣性和規(guī)模，科學(xué)數(shù)據(jù)的有效管理一直是一個(gè)日益嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。云計(jì)算為科學(xué)數(shù)據(jù)的管理提供了適應(yīng)性大規(guī)模服務(wù)的可能性，有望應(yīng)對這一挑戰(zhàn)。因此，我們的目標(biāo)是創(chuàng)建為科學(xué)數(shù)據(jù)服務(wù)的云數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。這類系統(tǒng)需要能夠處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，即最初主要存儲(chǔ)在文件中的數(shù)據(jù)，就像絕大多數(shù)科學(xué)數(shù)據(jù)一樣。我們描述了一個(gè)正在進(jìn)行的研究項(xiàng)目的設(shè)計(jì)。“智慧校園”主要技術(shù)丁段是通過RFID、WSN、通信網(wǎng)等大數(shù)據(jù)關(guān).鍵技術(shù)，結(jié)合二維碼、視頻監(jiān)控等感知技術(shù)和設(shè)備，連接形成的廣泛感知的網(wǎng)絡(luò)化.信息化、智能化的校園。通常在智慧校園體系中，通用的大數(shù)據(jù)技術(shù)架構(gòu)的智慧校園分為感知層、網(wǎng)絡(luò)層、處理層、應(yīng)用層[5]。

3 結(jié)束語

隨著現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，高校檔案信息的大量發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的現(xiàn)代大數(shù)據(jù)管理模式顯得尤為重要。高校檔案管理工作是進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代大數(shù)據(jù)管理水平，將現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際檔案管理中。高校檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變工作觀念，提高檔案管理的服務(wù)意識，充分利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，確保檔案信息的有效利用，促進(jìn)高等教育的發(fā)展。