基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平提高的策略研究

蘇曉燕

（山西省忻州市五寨縣杏嶺子鄉(xiāng)政府，山西 忻州 036200）

提高基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，是現(xiàn)階段基層事業(yè)單位檔案管理工作的重要內(nèi)容，完成這項內(nèi)容可以有效促進(jìn)檔案管理效率的提高。由此可見，基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)在基層事業(yè)單位中的重要地位。在提高檔案信息化建設(shè)水平工作中，基層事業(yè)單位應(yīng)該對現(xiàn)有的信息化建設(shè)工作進(jìn)行深入的研究，制定詳細(xì)的信息化建設(shè)策略，全面提高基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，確保基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平穩(wěn)步提升。

1 提高基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平的重要性

作為基層事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分之一，基層事業(yè)單位的檔案管理工作有效促進(jìn)了基層事業(yè)單位的綜合發(fā)展方向，支持著基層事業(yè)單位管理決策的制定。目前，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足檔案管理需求，推進(jìn)信息化建設(shè)在這一背景下成為促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的重要手段，促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案資源得到優(yōu)化利用。以下就從三個方面分析提高基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平的重 要性：

第一，促進(jìn)了工作程序的簡化，工作人員的工作強(qiáng)度有效降低。在以往的檔案管理工作中，基層事業(yè)單位采取的都是人工手工收集材料的方式，由于檔案數(shù)量巨大，工作人員的工作量十分繁重，通過信息化建設(shè)，基層事業(yè)單位的檔案管理工作在數(shù)據(jù)的收集與管理方面更加高效，充分發(fā)揮了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的自動化和網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢，還能夠共享數(shù)據(jù)資源，既能夠減輕工作人員工作量，還能夠使檔案管理工作更加便捷、高效[1]。

第二，促進(jìn)了檔案管理期限的有效延長。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員需要在紙上對數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，由于紙張比較脆弱，在人為因素或者環(huán)境因素等外界因素影響下，檔案管理時間因此大大縮短。結(jié)合電子平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，并逐漸提高信息化建設(shè)水平，可以有效確保檔案的安全性和完整性，通過磁盤來存儲檔案信息，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄的弊端，成本也得到了有效地控制，節(jié)省了檔案管理空間，檔案管理工作的開展更加快捷。

第三，促進(jìn)了檔案資源的優(yōu)化利用。通過提高檔案信息化建設(shè)水平，可以使檢索和查閱檔案更加的快捷，隨著信息化建設(shè)水平的不斷提高，檔案信息的數(shù)據(jù)處理能力得到了極大地強(qiáng)化[2]。由于傳統(tǒng)的檔案管理中工作人員需要逐個查找才能夠找到需要的信息，費(fèi)時費(fèi)力，而信息化建設(shè)水平的提高，工作人員通過計算機(jī)就能夠更加輕松、精準(zhǔn)的獲取需要的資料，使得后續(xù)的相關(guān)工作效率也大大提升。

2 基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平提升策略

提升基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，有利于基層事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程的推進(jìn)，因此，基層事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)階段的發(fā)展實際，從多方面入手對如何提高檔案信息化建設(shè)水平的策略進(jìn)行積極地探索，完善檔案信息化建設(shè)發(fā)展模式，推進(jìn)基層事業(yè)單位綜合管理系統(tǒng)的優(yōu)化。以下主要分析了提高基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平的策略。

2.1 在日常管理中融入檔案信息化管理工作

為了有效促進(jìn)檔案管理效率，優(yōu)化利用檔案資源，基層事業(yè)單位需要重視檔案管理信息化建設(shè)，對檔案信息化建設(shè)的實際價值進(jìn)行明確，在日常管理工作中積極融入檔案管理信息化建設(shè)工作，將檔案信息化建設(shè)與基層事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展相結(jié)合，對管理規(guī)范和規(guī)劃進(jìn)行科學(xué)的制定，為檔案管理工作的優(yōu)化開展提供保障，全面提升管理效率[3]。此外，要想確保檔案信息化建設(shè)效果的提高，基層事業(yè)單位還應(yīng)該積極開展宣傳教育工作，組織各部門工作人員學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，在明確檔案信息化建設(shè)重要性的前提下，對信息化建設(shè)工作水平的提升給予最大程度的支持與配合，通過基層事業(yè)單位的多部門相互協(xié)作，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平的全面提升，優(yōu)化利用檔案資源。

2.2 結(jié)合信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)階段，社會范圍內(nèi)對信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸普及，為了使基層事業(yè)單位檔案管理工作的實際效果得到充分保證，促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化利用，基層事業(yè)單位本身應(yīng)該在檔案管理工作中對信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行探索，促進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。基層事業(yè)單位在實施具體工作的過程中，應(yīng)該加強(qiáng)資金投入，優(yōu)化信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使檔案信息化建設(shè)水平的提升能夠獲得先進(jìn)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)軟件配給支撐。

與此同時，信息技術(shù)的運(yùn)用可以將檔案管理對象向電子文件、視頻資源等方面進(jìn)行拓展和延伸，檔案資源的全面性得到了充分的保障。信息化建設(shè)中，基層事業(yè)單位要對檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，除了要對檔案信息進(jìn)行大量的收集以外，還要在存儲和管理的過程中對檔案進(jìn)行分類，便于后續(xù)更好的查詢與利用檔案資源。另外，要想更好的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，基層事業(yè)單位應(yīng)該重視培養(yǎng)相應(yīng)的人才，使從業(yè)人員能夠具備專業(yè)的知識，在檔案信息化建設(shè)中更好的應(yīng)用信息技術(shù)，支撐檔案信息化建設(shè)不斷走向更高水平。

2.3 應(yīng)用信息技術(shù)促進(jìn)主動服務(wù)意識的提高

在傳統(tǒng)的檔案管理工作實踐中可以發(fā)現(xiàn)，工作人員在管理檔案資源的過程中往往處于被動狀態(tài)，盡管可以使檔案資源管理效果得到保證，但是無法對檔案資源進(jìn)行優(yōu)化利用，較低的資源利用效率會給基層事業(yè)單位整體管理和服務(wù)工作的提升帶來不利影響。因此，基層事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)發(fā)展的過程中，檔案資源的利用面臨著新的挑戰(zhàn)，要在信息技術(shù)的支持下由傳統(tǒng)的被動管理服務(wù)理念向主動的檔案信息推送服務(wù)轉(zhuǎn)變，檔案管理人員應(yīng)該不斷提高自身的主動服務(wù)意識，主動了解和分析各部分工作情況，從而優(yōu)化處理檔案資源，通過電子檔案信息的方式使各部門的在開展相關(guān)工作時能夠獲得一定的信息支持[4]。

除此以外，要想使各部門在利用檔案資源的過程中更加便捷，基層事業(yè)單位可以構(gòu)建一系列監(jiān)管嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案資源查詢與借閱平臺，使單位內(nèi)部工作人員快速的查詢和借閱單位的檔案資源，為各項工作的開展創(chuàng)造有利條件，提高檔案資源的應(yīng)用效率，使基層事業(yè)單位的平穩(wěn)運(yùn)行得到順利推進(jìn)。對于促進(jìn)工作人員的主動服務(wù)意識方面，基層事業(yè)單位可以定期組織檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使工作人員能夠認(rèn)識到其自身肩負(fù)的責(zé)任，提高工作人員的使命感，進(jìn)而提高工作人員的主動服務(wù)意識，不斷促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平的穩(wěn)步提高。

3 結(jié)語

總而言之，基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是大勢所趨，基層事業(yè)單位要想提高自身檔案管理質(zhì)量，首先要認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，再結(jié)合自身實際工作情況，結(jié)合信息技術(shù)探尋相應(yīng)的信息化建設(shè)策略，并不斷提高信息化建設(shè)水平，促進(jìn)檔案資源利用效率的提升，進(jìn)而促進(jìn)基層事業(yè)單位整體發(fā)展水平。